"КАПЭ-Энерго" автоматизировала хранение документов с помощью электронного архива "Этлас"

11 июня 2019 года компания Atlas Soft сообщила об автоматизации хранения документов Аудиторской компании «КАПЭ-Энерго».

«КАПЭ-Энерго» - компания, работающая в сфере аудита предприятий энергетики.

В ходе своей работы с клиентом формируется большой пакет как постоянной, так и текущей рабочей аудиторской документации, который состоит из порядка 20-ти видов документов. В связи с этой спецификой и встал вопрос грамотного хранения и доступа к этим документам. С увеличением клиентов, используемая схема хранения документов на сетевом диске начала себя изживать, так как поиск документов становился все более проблемным и отсутствовало отслеживание версионности, то есть невозможно было понять кем, когда и какие правки в документы были внесены. В связи с вышеописанным руководством компании было принято решение о поиске и внедрении системы электронного архива.

Основными требованиями к системе были:

• обязательная адаптивность архива под структуру и задачи компании, без внесения изменений в код системы;
• разграничение прав доступа к архиву как отдельным пользователям, так и группам пользователей;
• наличие механизмов настройки автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения документов;
• поддержка версионности хранимых документов;
• наличие быстрой регистрации документов со сканера, а также ввода и автоматической регистрации документов из корпоративной почты;
• быстрый и настраиваемый поиск документов как по их параметрам, так и по их содержимому;
• наличие подсистемы формирования отчетов;
• наличие инструментов для самостоятельной настройки и внедрения системы.

После проведенного анализа систем электронного архива, представленных на нашем рынке, выбор был остановлен на системе «Этлас».TAdviser SummIT 28 мая стал самым масштабным за всю историю его проведения. Более 1,5 тыс участников и 50 стендов. ФОТО

В ходе внедрения системы специалистами «КАПЭ-Энерго» была разработана структура архива рабочих документов, которая позволила получить доступ пользователям и группам пользователей к требуемым сегментам архива, тем самым значительно упростив работу сотрудников и повысив информационную безопасность компании.

Также были сформированы карточки для каждого типа документов. Настройка механизмов автоименования, автонумерации и авторазмещения документов в зависимости от типа и подтипа значительно упростила регистрацию документов в системе и позволила минимизировать ошибки, связанные с опечатками и заполнением неправильными данными.

Результатом внедрения архива стало значительное повышение, как надежности хранения пакетов рабочих документов, так и ускорение их поиска и совместной разработки, а также выстраивание абсолютно прозрачной структуры их хранения.