2022: Внедрение системы электронного документооборота в стоматологической поликлинике
6 июня 2022 года компания «Электронные офисные системы (Софт)» сообщила о том, что КГБУЗ «Краевая стоматологическая поликлиника» в конце 2021 года присоединилась к использованию системы электронного документооборота «ДЕЛО», программного продукта компании «ЭОС». Проект реализован компанией «КС-Консалтинг», партнером «ЭОС» в Алтайском крае.
До внедрения СЭД Краевая стоматологическая поликлиника вела традиционный документооборот без использования программных продуктов. Документы и поручения регистрировали в бумажных журналах, а затем секретарь отправлял поручения сотрудникам по электронной почте. Контроль не был реализован в журнальном формате – качество и сроки исполнения поручений зависели только от самих сотрудников. Таким образом, автоматизации требовала вся цепочка работы с документами: регистрация, доведение до исполнителя и ознакомление, контроль исполнения поручений, согласование проектов.
Стремление отказаться от бумажных копий документов было продиктовано не только общим курсом на цифровизацию, но и желанием руководства поликлиники в перспективе работать преимущественно с электронными оригиналами.
В качестве решения для автоматизации была выбрана система электронного документооборота «ДЕЛО». До старта проекта в организации уже использовали одно рабочее место этой системы для взаимодействия с Министерством здравоохранения Алтайского края. Минздрав, как и остальные органы исполнительной власти и Правительство края, работают в Единой СЭД региона, созданной на базе «Дела».
В рамках проекта в электронный формат переведены следующие операции:
- регистрация документов и поручений;
- отправка поручений исполнителям, ознакомление с поручениями;
- работа со служебными записками;
- согласование проектов приказов и исходящих писем.
Кроме АРМ «ДЕЛО-Web», заказчик приобрел лицензии приложения EOS Desktop Service. Данная опция позволяет редактировать проекты, поступившие на визу, напрямую из «Дело-Web», без предварительного скачивания файла на компьютер пользователя.Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга 2.1 т
В ходе проекта было организовано обучение пользователей. Обучаемых разбили на 2 категории в зависимости от операций, которые им требовалось освоить. Сначала курс прослушала группа сотрудников, которым предстояло работать в СЭД в качестве исполнителей поручений. Затем индивидуальное обучение прошло для специалистов отдела кадров, секретаря и главного врача. После этого в течение 3 дней все пользователи получили возможность работать в системе в режиме авторского надзора – если возникали какие-либо вопросы, на них оперативно отвечал отдел внедрения «КС-Консалтинг».
Основные задачи, поставленные на старте проекта, были решены. В перспективе руководство поликлиники рассматривает возможность отказаться от бумажных оригиналов и использовать для утверждения документов
электронную подпись.