"Калининградтеплосеть" завершила внедрение СЭД

14 апреля 2014 года компания ЭОС сообщила об автоматизации системы документооборота с использованием СЭД «ДЕЛО» по заказу МУП «Калининградтеплосеть».

Задачи проекта

Одним из направлений повышения эффективности работы управленческого аппарата и деятельности предприятия в целом МУП «Калининградтеплосеть» выбрало упорядочение внутреннего документооборота. Для этих целей внедрена система управления документами «ДЕЛО».

Перед проектом в МУП «Калининградтеплосеть» сложилась ситуация: огромное количество документов, обеспечивающих различные бизнес-процессы, сложные схемы документопотоков, большой объем переписки с контрагентами и «слабое звено» на участке отслеживания хода исполнения управленческих решений (следствие отсутствия автоматизации).

Главная цель проекта - прозрачность и упорядоченность всех документально-ориентированных бизнес-процессов. Для этого требовалось оптимизировать прохождение служебных документов, исключив неэффективные схемы, и сделать возможным отслеживание их состояния на всех этапах. Кроме стандартных задач автоматизации (регистрация, контроль, мониторинг исполнения и т.д.), необходимо было реализовать на базе внедренной СЭД работоспособный аналитический инструментарий. ИТ-директор «Роснефти» Дмитрий Ломилин выступит на TAdviser SummIT 28 ноября

Исполнителем проекта стала компания «Весткомп Консалтинг».

Ход проекта

Специалисты ООО «Весткомп Консалтинг» начали проект с анализа маршрутов движения служебных документов на предприятии. Итог подготовительной стадии - определение перечня, последовательность работ и пакет приобретаемых лицензий системы.

В апреле-мае 2013 года автоматизировали основное подразделение, отвечающее за документооборот – отдел делопроизводства.

На следующем этапе к СЭД подключили: бухгалтерию, юридический отдел, службу по работе с дебиторской задолженностью и те из производственных отделов, которые обеспечивали документирование основных деловых процессов. Тогда же доступ в систему получили помощники директора и технического директора, а также главный инженер. Этот этап проекта завершился в сентябре 2013 года.

В процессе внедрения значительно изменены правила работы с некоторыми группами документов и усовершенствованы маршруты их движения. На финальном этапе проекта рабочие места СЭД установили в остальных подразделениях: инженерной группе, производственной службе механизации транспорта, аварийно-ремонтной службе, производственной службе ремонта котельных, отделе бизнес-планирования и др.

К январю 2014 года весь запланированный объем работ выполнен:

• система установлена и настроена,
• пользователи прошли обучение,
• СЭД прошла опытную эксплуатацию.

На каждом этапе одновременно с подключением новых подразделений проводилась дополнительная настройка системы и обучение пользователей.

Итог проекта

С помощью стандартного функционала СЭД «ДЕЛО» автоматизированы процессы:

• регистрации входящих и исходящих документов, ОРД, договоров и пр.;
• ведение поручений и отчетов исполнителей;
• контроль исполнения поручений и документов;
• отправка документов;
• работа с номенклатурой дел;
• создание аналитических отчетов по документообороту;
• ведение отчетов по специфическим параметрам рассылки писем контрагентам.