«Лента» сократила трудозатраты сотрудников с помощью MD Audit

2023: Результаты внедрения MD Audit

Больше года назад «Лента» — многоформатный продуктовый и FMCG-ритейлер в России запустила проект по внедрению MD Audit. Одной из основных причин, подтолкнувших компанию к реализации этого проекта, стала напряженная ситуация на рынке труда для ритейла, которая требует максимально эффективно использовать ресурсы и оптимизировать трудозатраты. 21 декабря 2023 года представители компании «МД Аудит» рассказали о целях, деталях проведения и результатах проекта по внедрению MD Audit.

Перед MD Audit были поставлены две задачи:

• Экономия трудозатрат сотрудников офиса и магазинов.
• Повышение уровня комплаенса (соответствия объектов требованиям контролирующих органов).

В более общем смысле с помощью MD Audit «Лента» рассчитывала автоматизировать бизнес-процессы операционной деятельности с помощью мобильных технологий, перейти от множества разнородных систем в единый интерфейс для управления всеми операционными процессами по проверкам и задачам. Если говорить предметно, то требовался инструмент, который бы позволил сотрудникам:

• выполнять операции в торговом зале;
• назначать корректирующие мероприятия ответственным сразу при выявлении несоответствий;
• видеть сквозную аналитику проверок по всем процессам, наблюдать динамику устранения нарушений.

Все это предлагала система MD Audit, но требовалось доказать это на практике и оценить эффективность такой организации работы.

В проекте было задействовано более 13 департаментов, из которых 5 были определены в качестве ключевых.

Немаловажна и техническая сторона. Так, внедрение системы выполнялось по методике Agile, через проверку гипотез и с дальнейшим внедрением только тех, что подтвердили свою актуальность. Это позволило не разбивать этап внедрения для различных служб, а реализовать решение в целом. Иначе говоря, система MD Audit внедрялась не под конкретные требования одного подразделения, а с учетом будущего развития и возможного использования системы как единого приложения для всех операционных задач магазина.TAdviser выпустил Гид по российским операционным системам 10.7 т

Общий срок проведения проекта составил 12 месяцев, которые были разбиты на следующие этапы:

• проведение тендера и выбор решения — 3 месяца;
• доработки по системам и тестирование — 2 месяца;
• подготовка и проведение ОПЭ (опытно-промышленная эксплуатация) на одном дивизионе — 2 месяца;
• сбор обратной связи, принятие решения о тираже. Тираж на всю компанию — 1 месяц;
• доработки системы по итогам ОПЭ — 4 месяца.

Для успеха проекта было необходимо уделить внимание персоналу, участвующему в этом проекте. «Лента» подошла к этому очень ответственно:

В каждом из вовлеченных в проект департаментов был выбран сотрудник-драйвер (сторонник изменений), который помогал оперативно внедрить продукт.

Производился регулярный сбор обратной связи с конечных пользователей, включая общение с директорами магазинов, супервайзерами, региональными и дивизионными директорами, рядовыми сотрудниками.

Проводились консультации и обучение силами системного аналитика (консультанта системы) по запросам пользователей.

Главным показателем успешности проекта можно считать положительную обратную связь его участников.

Служба HR: Системой довольны, нареканий нет. Интуитивно-понятный интерфейс. Были комментарии по бизнес-процессам, решились за счет настроек.

Отдел клиентских сервисов: Инструмент очень удобный и позволяет сокращать трудозатраты. Также удобно получение результатов проверки практически моментально. Есть ряд пожеланий по улучшениям приложения на развитие.

Помимо этого были получены качественные и количественные результаты.

Качественные результаты: Сотрудники получили единый список задач на день в мобильном приложении, обеспечивающий оперативное их выполнение.

Руководящие сотрудники получили свободный доступ к наглядной и достоверной информации о статусе выполнения задач с возможностью пуш-уведомления в случае просрочки.

Руководство компании получило актуальную аналитическую по всей торговой сети в разрезе Дивизиона / Региона / Города и т.д.

Количественные результаты: Скорость формирования отчетности сотрудниками выросла в 10 раз — 6 минут вместо 60 минут в день.

Скорость проведения проверок ЦО выросла в 2 раза: 5 минут на 1 ТК вместо 10 минут.

Снижено время на постановку задач по результатам проверок с 1,5–2 ч до 1-1,5 ч за счет отказа от выгрузки ежедневного дайджеста стартов в WhatsApp.

Увеличена вероятность выполнения задачи сотрудниками ТК с 80% до 99%.

Исключена вероятность подделки отчета, благодаря тому, что в приложении MD Audit невозможно выдать отчет другого ТК за свой.

Выполнено внедрение системы во всей сети, по всей географии, что составляет на декабрь 2023 года более 700 магазинов разных форматов. На сентябрь 2023 года количество сотрудников «Ленты», активно пользующихся системой достигло 4000 тысяч человек. При добавление новых подразделений в работу с системой охват достигнет 10 000 человек.