Заказчики: Май Москва; Пищевая промышленность Подрядчики: MCArt (Эм Си Арт) Продукт: 1С-Битрикс24Второй продукт: 1С-Битрикс: Энтерпрайз (Enterprise) Третий продукт: 1С-Битрикс: Мобильное приложение Дата проекта: 2019/03 — 2019/08
|
Технология: CMS - Системы управления контентом
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
Технология: Корпоративные порталы
Технология: Системы управления проектами
Технология: Учет рабочего времени
Технология: CMS - Системы управлен
|
2019: Создание корпоративного портала
26 августа 2019 года компания MCArt сообщила, что один из крупнейших производителей чая и кофе в России – компания МАЙ – для повышения эффективности работы сотрудников использует решение Битрикс24.
По данным на август 2019 года бизнес-юниты МАЙ расположены в России, Украине, Индии и Шри-Ланке. В компании работает более 1800 человек. Многие рабочие вопросы решались по телефону, в мессенджерах и с помощью электронной почты. Коммуникации были достаточно разрознены, документы хранились в разных источниках. Руководство понимало, что для слаженной работы большого территориально-распределенного коллектива необходимо единое коммуникационное пространство и в марте 2019 года приняло решение о внедрении корпоративного портала.
Ситуация осложнялась тем, что большинство сотрудников не имеют компьютеров или ноутбуков: фасовщики чая, мерчандайзеры и многие другие были вынуждены подключаться к корпоративным ресурсам через удаленный рабочий стол на общем ПК, работа при этом шла медленно и неудобно. Из-за этого сотрудники стремились использовать компьютер как можно реже и только для выполнения строго регламентированных задач. Большая часть коллектива «выпадала» из корпоративной жизни: информация приходила к ним с задержками, не в полном объеме, а от них обратная связь зачастую не поступала вовсе.
Топ-менеджеры компании МАЙ хотели создать информационное пространство, в котором сотрудники из разных подразделений смогут вместе работать, обмениваться опытом и давать друг другу быструю обратную связь.
В качестве инструмента для решения этой задачи была выбрана платформа Битрикс24, предоставляющая инструменты для совместной работы для всех категорий сотрудников – даже не имеющих стационарного рабочего места.TAdviser SummIT 28 мая стал самым масштабным за всю историю его проведения. Более 1,5 тыс участников и 50 стендов. ФОТО
К системе предъявлялись следующие требования:
- Удобство, простота использования
- Наличие мобильной версии, поддержка Android и iOS
- Простота наращивания возможностей и интеграции с другими информационными системами
- Адаптивность, возможность изменять функциональность при меняющихся условиях работы;
- Экономичность – обеспечение необходимой функциональности при заданных ограничениях на стоимость создания, эксплуатации и сопровождения.
В рамках проекта команда «Эм Си Арт» выполнила внедрение и настройку программного продукта Битрикс24: Энтерпрайз, брендирование портала в соответствии с фирменным стилем компании МАЙ, настройку стандартных функций и целый ряд доработок под специфические требования заказчика.
Компании МАЙ были необходимы следующие возможности интранет-портала:
- HR-сервисы (проведение ежегодной оценки, составление индивидуального плана развития, формирование кадрового резерва, функции обратной связи, база знаний, банк идей и другие)
- Интранет-магазин
- Корпоративный мессенджер
- Инструменты проектного управления
- CRM
- Документооборот
- Автоматизация бизнес-процессов
- Личный кабинет дистрибьютора
Одним из ключевых требований к порталу была доступность с любого мобильного устройства. В результате проекта сотрудники «Эм Си Арт» реализовали доступ ко всем необходимым функциям из штатного мобильного приложения Битрикс24. Выполнена интеграция Битрикс24 с SMS-шлюзом. Это позволяет использовать функции восстановления пароля, отправки сервисных уведомлений и рассылки новостей. В частности, компания использовала SMS для информирования сотрудников о запуске портала, о старте полугодовой оценки, о необходимости завершить заполнение анкеты и др. Благодаря ярким и дружелюбным SMS-рассылкам руководству компании МАЙ удалось быстро привлечь на портал коллектив, работающий в разных городах и странах.
Первый этап: HR-сервисы
На момент начала проекта самой актуальной задачей было внедрение модуля «HR-сервисы». Близилась дата старта очередной полугодовой оценки персонала. Самописный сервис, который компания использовала раньше, давно не удовлетворял требованиям компании, его развитие становилось всё дороже и сложнее.
Поэтому в первую очередь команда «Эм Си Арт» разработала HR-модуль. Всем сотрудникам компании стали доступны следующие сервисы:
- Обратная связь – возможность давать быструю обратную связь коллегам после решения любого рабочего вопроса (like / dislike) и дополнять ее развернутым комментарием;
- Оценка 360 – возможность проведения регулярной оценки сотрудников по методу «360 градусов» (работу оценивают руководители, коллеги и подчиненные);
- KPI – отслеживание ключевых показателей эффективности, установленных для каждого сотрудника и компании в целом.
![]() | «Битрикс24 – платформа с богатыми функциональными возможностями. Чтобы не напугать сотрудников излишними кнопками и вкладками, важно выбрать, какие сервисы будут внедрены в первую очередь. Компания МАЙ сделала мудрый выбор: начала с HR-сервисов, включающих функции материальной и нематериальной мотивации. Их использование непосредственно влияет на зарплату и карьерные перспективы каждого сотрудника. Это сразу же заинтересовало весь коллектив и позитивно сказалось на результатах проекта», отметил Антон Гурьянов, генеральный директор «Эм Си Арт» | ![]() |
Обратная связь. Эта функция позволяет организовать моментальную обратную связь для всех сотрудников компании. Каждый пользователь может отправить по одной оценке в день каждому коллеге. Кроме кнопок «Молодец!» и «Старайся» есть возможность написать развернутый комментарий. Этой функцией многие сотрудники сразу же начали активно пользоваться, ведь активность приносит баллы, составляющие «социальный капитал» сотрудника и увеличивающие его корпоративный «статус». Уже в первый месяц после внедрения сотрудники оставили 430 оценок с комментариями.
Текст обратной связи автоматически привязывается к соответствующей компетенции. При проведении ежегодной оценки руководитель видит все комментарии за отчетный период. Это помогает объективно оценивать сотрудника, принимая во внимание не последнее запомнившееся достижение или трудный момент, а работу за весь период и мнение всей команды: коллег, руководителей и подчиненных.
Геймификация. На портале реализованы элементы геймификации: сотрудники получают баллы, составляющие их «социальный капитал» и бонусы за достижение KPI, на которые, в том числе, можно купить подарочные карты во внутреннем интернет-магазине. Баллы начисляются за активную обратную связь и выполнение определенных действий. Например, за прохождение учебных курсов. Причем как самим сотрудником, так и подразделением, в которое он входит. Это стимулирует коллег поддерживать друг друга в стремлении развиваться и улучать командные показатели.
Оценка 360. С помощью созданного портала в компании автоматизирован процесс организации, проведения и обработки результатов оценки по профессиональным компетенциям «Оценка 360». Раньше оценка проводилась с помощью Excel-файлов: сначала анкету заполнял сотрудник, потом руководитель, после чего проводилась очная встреча. Такой процесс проходил медленно и давал достаточно субъективную картину. Из-за удаленности сотрудников и отсутствия у них компьютеров некоторые категории сотрудников оценку просто не проходили. По итогам проекта оценка проводится на портале, и ее можно проходить с мобильного телефона. Каждый сотрудник оценивает себя, своих коллег и своего руководителя. Весь необходимый функционал встроен в стандартное мобильное приложение Битрикс24 и доступен на любых смартфонах под управлением Android и iOS. Данные собираются в удобные и наглядные отчеты. По результатам оценки можно автоматически сформировать задачи, составляющие план карьерного развития.
![]() | «Мы активно развиваем цифровую восприимчивость наших коллег, а возможности портала позволили нам вовлечь в этот процесс сотрудников абсолютно всех должностей. Коллеги осознают, что действия каждого из них влияют и на личный успех и успех компании в целом. После внедрения платформы мы сразу же отметили позитивные изменения в корпоративной коммуникации, рост заинтересованности и улучшения в ежедневной работе. Уверены, что в дальнейшем это принесет ощутимые финансовые результаты», отметил Денис Казаринов, директор по персоналу компании МАЙ | ![]() |
KPI. На портале реализована функция установки и согласования KPI сотрудников, отслеживается процесс выполнения каждого показателя, доступна визуализация достижений в виде заполняемых линий. Любой сотрудник может открыть приложение на мобильном телефоне и сразу же увидеть % выполнения своего плана и приближение премии.
Для автоматического расчета достижений портал интегрирован с ERP-системой Microsoft Dynamics AX, 1C: Зарплата и Кадры и с Active Directory.
Банк Идей. На портале реализован сервис «Банк Идей» - функция, позволяющая каждому сотруднику предложить руководству идею по оптимизации какого-либо бизнес-процесса, направлению развития, увеличению прибыли или сокращению издержек. Руководство внимательно изучает поступающие предложения, рассматривает возможность внедрения наиболее перспективных предложений.
Второй этап: другие сервисы
После автоматизации приоритетных HR-сервисов ИТ-специалисты компании МАЙ и сотрудники «Эм Си Арт» приступили к следующему этапу проекта, который включал:
- Миграцию документов со старого интранет-портала
- Замену внешнего корпоративного мессенджера на чат Битрикс24
- Внедрение возможностей проектного управления.
По данным на август 2019 года этими функциями пользуются сотрудники ряда подразделений компании, идет процесс перехода остальных бизнес-единиц. На портал регулярно заходят все сотрудники – более 2000 человек. Большинство из них используют мобильную версию, причем делают это ежедневно. Руководители оценили преимущества создаваемых «на лету» отчетов по обратной связи и возможность оперативно реагировать на получаемые данные. Повысилась вовлеченность персонала, каждый сотрудник получил возможность видеть, что его мнение важно, а его действия влияют на его результаты, результаты команды и всей компании.
Руководство компании МАЙ отмечает более слаженную и эффективную работу подразделений и, как следствие, рост ряда показателей всей компании.
Компания МАЙ планирует дальнейшее развитие портала. В ближайших планах – внедрение документооборота, разработка бизнес-процессов, оптимизация работы проектных групп. В планах HR-департамента – внедрение сервиса адаптации, создания кадрового резерва, чат-бота с элементами Искусственного Интеллекта. Развитие системы выполняют совместно ИТ-специалисты компании МАЙ и команда «Эм Си Арт».