7 мая 2020 года стало известно, что компания «Майлан Фарма (Mylan Pharma)» начала использовать корпоративный портал для автоматизации деятельности. Корпоративный портал объединил сотни сотрудников ООО «Майлан Фарма» – российского подразделения, входящего в международную группу «Майлан», одной из крупнейших мировых фармацевтических групп (топ-50). В России ООО «Майлан Фарма» представлена в 42 городах.
C 2016 года компания ведет работы по разработке и развитию корпоративного портала, который объединил в себе функции системы электронного документооборота и частично ERP–системы. География офисов «Майлан Фарма» покрывает всю территорию страны – от Калининграда до Владивостока, поэтому было необходимо организовать, в первую очередь, удобное пространство для взаимодействия сотрудников из 11 часовых поясов и обеспечить структурированное хранение корпоративной информации. Основной задачей проекта было предоставить руководству гибкий аналитический инструмент для получения информации о бюджетировании и расходе средств, а также сократить время согласования и повысить контроль за движением документов.
К моменту начала сотрудничества с компанией-разработчиком «Диджитал Дизайн», присоединившейся к работе над проектом в 2017 году, в «Майлан Фарма» уже была частично внедрена базовая функциональность портала. На первом этапе сотрудничества она была доработана, а также были произведены изменения, связанные с вводом дополнительной функциональности и актуализацией бизнес-процессов. Предпосылкой к доработкам послужило также изменение внутренних процессов организации в связи с вхождением компании в группу «Майлан» (Mylan). В организации появились новые стандарты, которые необходимо было отразить в системе, а также задачи и требования бизнеса.
Важным результатом проекта стало обеспечение сквозного процесса документооборота – начиная от согласования бюджета на год и заканчивая заключением договоров на расходы и последующее внесение в систему закрывающих документов. Портал включает в себя также блок согласования авансовых отчетов и командировок, заявок на продукцию, блок работы с контрагентами и другие модули. В рамках проекта по развитию портала специалисты «Диджитал Дизайн» также произвели доработку системы в части аналитики маркетинговой деятельности.
Большое внимание уделяется удобству работы пользователей на портале: перед специалистами «Диджитал Дизайн» стояла задача уделить особое внимание интерфейсу портала и превратить систему в интуитивно понятный инструмент для сотрудников. Для удобства пользователей на портале также размещены шаблоны документов.