«Май» оптимизировала работу сотрудников с помощью «Битрикс24»

2019: Создание корпоративного портала

26 августа 2019 года компания MCArt сообщила, что один из крупнейших производителей чая и кофе в России – компания МАЙ – для повышения эффективности работы сотрудников использует решение Битрикс24.

По данным на август 2019 года бизнес-юниты МАЙ расположены в России, Украине, Индии и Шри-Ланке. В компании работает более 1800 человек. Многие рабочие вопросы решались по телефону, в мессенджерах и с помощью электронной почты. Коммуникации были достаточно разрознены, документы хранились в разных источниках. Руководство понимало, что для слаженной работы большого территориально-распределенного коллектива необходимо единое коммуникационное пространство и в марте 2019 года приняло решение о внедрении корпоративного портала.

Ситуация осложнялась тем, что большинство сотрудников не имеют компьютеров или ноутбуков: фасовщики чая, мерчандайзеры и многие другие были вынуждены подключаться к корпоративным ресурсам через удаленный рабочий стол на общем ПК, работа при этом шла медленно и неудобно. Из-за этого сотрудники стремились использовать компьютер как можно реже и только для выполнения строго регламентированных задач. Большая часть коллектива «выпадала» из корпоративной жизни: информация приходила к ним с задержками, не в полном объеме, а от них обратная связь зачастую не поступала вовсе.

Топ-менеджеры компании МАЙ хотели создать информационное пространство, в котором сотрудники из разных подразделений смогут вместе работать, обмениваться опытом и давать друг другу быструю обратную связь.

В качестве инструмента для решения этой задачи была выбрана платформа Битрикс24, предоставляющая инструменты для совместной работы для всех категорий сотрудников – даже не имеющих стационарного рабочего места.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

К системе предъявлялись следующие требования:

• Удобство, простота использования
• Наличие мобильной версии, поддержка Android и iOS
• Простота наращивания возможностей и интеграции с другими информационными системами
• Адаптивность, возможность изменять функциональность при меняющихся условиях работы;
• Экономичность – обеспечение необходимой функциональности при заданных ограничениях на стоимость создания, эксплуатации и сопровождения.

В рамках проекта команда «Эм Си Арт» выполнила внедрение и настройку программного продукта Битрикс24: Энтерпрайз, брендирование портала в соответствии с фирменным стилем компании МАЙ, настройку стандартных функций и целый ряд доработок под специфические требования заказчика.

Компании МАЙ были необходимы следующие возможности интранет-портала:

• HR-сервисы (проведение ежегодной оценки, составление индивидуального плана развития, формирование кадрового резерва, функции обратной связи, база знаний, банк идей и другие)
• Интранет-магазин
• Корпоративный мессенджер
• Инструменты проектного управления
• CRM
• Документооборот
• Автоматизация бизнес-процессов
• Личный кабинет дистрибьютора

Одним из ключевых требований к порталу была доступность с любого мобильного устройства. В результате проекта сотрудники «Эм Си Арт» реализовали доступ ко всем необходимым функциям из штатного мобильного приложения Битрикс24. Выполнена интеграция Битрикс24 с SMS-шлюзом. Это позволяет использовать функции восстановления пароля, отправки сервисных уведомлений и рассылки новостей. В частности, компания использовала SMS для информирования сотрудников о запуске портала, о старте полугодовой оценки, о необходимости завершить заполнение анкеты и др. Благодаря ярким и дружелюбным SMS-рассылкам руководству компании МАЙ удалось быстро привлечь на портал коллектив, работающий в разных городах и странах.

Первый этап: HR-сервисы

На момент начала проекта самой актуальной задачей было внедрение модуля «HR-сервисы». Близилась дата старта очередной полугодовой оценки персонала. Самописный сервис, который компания использовала раньше, давно не удовлетворял требованиям компании, его развитие становилось всё дороже и сложнее.

Поэтому в первую очередь команда «Эм Си Арт» разработала HR-модуль. Всем сотрудникам компании стали доступны следующие сервисы:

• Обратная связь – возможность давать быструю обратную связь коллегам после решения любого рабочего вопроса (like / dislike) и дополнять ее развернутым комментарием;
• Оценка 360 – возможность проведения регулярной оценки сотрудников по методу «360 градусов» (работу оценивают руководители, коллеги и подчиненные);
• KPI – отслеживание ключевых показателей эффективности, установленных для каждого сотрудника и компании в целом.

«Битрикс24 – платформа с богатыми функциональными возможностями. Чтобы не напугать сотрудников излишними кнопками и вкладками, важно выбрать, какие сервисы будут внедрены в первую очередь. Компания МАЙ сделала мудрый выбор: начала с HR-сервисов, включающих функции материальной и нематериальной мотивации. Их использование непосредственно влияет на зарплату и карьерные перспективы каждого сотрудника. Это сразу же заинтересовало весь коллектив и позитивно сказалось на результатах проекта», отметил Антон Гурьянов, генеральный директор «Эм Си Арт»

Обратная связь. Эта функция позволяет организовать моментальную обратную связь для всех сотрудников компании. Каждый пользователь может отправить по одной оценке в день каждому коллеге. Кроме кнопок «Молодец!» и «Старайся» есть возможность написать развернутый комментарий. Этой функцией многие сотрудники сразу же начали активно пользоваться, ведь активность приносит баллы, составляющие «социальный капитал» сотрудника и увеличивающие его корпоративный «статус». Уже в первый месяц после внедрения сотрудники оставили 430 оценок с комментариями.

Текст обратной связи автоматически привязывается к соответствующей компетенции. При проведении ежегодной оценки руководитель видит все комментарии за отчетный период. Это помогает объективно оценивать сотрудника, принимая во внимание не последнее запомнившееся достижение или трудный момент, а работу за весь период и мнение всей команды: коллег, руководителей и подчиненных.

Геймификация. На портале реализованы элементы геймификации: сотрудники получают баллы, составляющие их «социальный капитал» и бонусы за достижение KPI, на которые, в том числе, можно купить подарочные карты во внутреннем интернет-магазине. Баллы начисляются за активную обратную связь и выполнение определенных действий. Например, за прохождение учебных курсов. Причем как самим сотрудником, так и подразделением, в которое он входит. Это стимулирует коллег поддерживать друг друга в стремлении развиваться и улучать командные показатели.

Оценка 360. С помощью созданного портала в компании автоматизирован процесс организации, проведения и обработки результатов оценки по профессиональным компетенциям «Оценка 360». Раньше оценка проводилась с помощью Excel-файлов: сначала анкету заполнял сотрудник, потом руководитель, после чего проводилась очная встреча. Такой процесс проходил медленно и давал достаточно субъективную картину. Из-за удаленности сотрудников и отсутствия у них компьютеров некоторые категории сотрудников оценку просто не проходили. По итогам проекта оценка проводится на портале, и ее можно проходить с мобильного телефона. Каждый сотрудник оценивает себя, своих коллег и своего руководителя. Весь необходимый функционал встроен в стандартное мобильное приложение Битрикс24 и доступен на любых смартфонах под управлением Android и iOS. Данные собираются в удобные и наглядные отчеты. По результатам оценки можно автоматически сформировать задачи, составляющие план карьерного развития.

«Мы активно развиваем цифровую восприимчивость наших коллег, а возможности портала позволили нам вовлечь в этот процесс сотрудников абсолютно всех должностей. Коллеги осознают, что действия каждого из них влияют и на личный успех и успех компании в целом. После внедрения платформы мы сразу же отметили позитивные изменения в корпоративной коммуникации, рост заинтересованности и улучшения в ежедневной работе. Уверены, что в дальнейшем это принесет ощутимые финансовые результаты», отметил Денис Казаринов, директор по персоналу компании МАЙ

KPI. На портале реализована функция установки и согласования KPI сотрудников, отслеживается процесс выполнения каждого показателя, доступна визуализация достижений в виде заполняемых линий. Любой сотрудник может открыть приложение на мобильном телефоне и сразу же увидеть % выполнения своего плана и приближение премии.

Для автоматического расчета достижений портал интегрирован с ERP-системой Microsoft Dynamics AX, 1C: Зарплата и Кадры и с Active Directory.

Банк Идей. На портале реализован сервис «Банк Идей» - функция, позволяющая каждому сотруднику предложить руководству идею по оптимизации какого-либо бизнес-процесса, направлению развития, увеличению прибыли или сокращению издержек. Руководство внимательно изучает поступающие предложения, рассматривает возможность внедрения наиболее перспективных предложений.

Второй этап: другие сервисы

После автоматизации приоритетных HR-сервисов ИТ-специалисты компании МАЙ и сотрудники «Эм Си Арт» приступили к следующему этапу проекта, который включал:

• Миграцию документов со старого интранет-портала
• Замену внешнего корпоративного мессенджера на чат Битрикс24
• Внедрение возможностей проектного управления.

По данным на август 2019 года этими функциями пользуются сотрудники ряда подразделений компании, идет процесс перехода остальных бизнес-единиц. На портал регулярно заходят все сотрудники – более 2000 человек. Большинство из них используют мобильную версию, причем делают это ежедневно. Руководители оценили преимущества создаваемых «на лету» отчетов по обратной связи и возможность оперативно реагировать на получаемые данные. Повысилась вовлеченность персонала, каждый сотрудник получил возможность видеть, что его мнение важно, а его действия влияют на его результаты, результаты команды и всей компании.

Руководство компании МАЙ отмечает более слаженную и эффективную работу подразделений и, как следствие, рост ряда показателей всей компании.

Компания МАЙ планирует дальнейшее развитие портала. В ближайших планах – внедрение документооборота, разработка бизнес-процессов, оптимизация работы проектных групп. В планах HR-департамента – внедрение сервиса адаптации, создания кадрового резерва, чат-бота с элементами Искусственного Интеллекта. Развитие системы выполняют совместно ИТ-специалисты компании МАЙ и команда «Эм Си Арт».