Заказчики: Местная администрация города Павловска Государственные и социальные структуры Подрядчики: Этлас-Софт (Atlas Soft), Гост Архив (Gost Arhiv) Продукт: Проекты ИТ-аутсорсингаДата проекта: 2020/02 — 2020/08
|
Технология: ИТ-аутсорсинг
|
2020: Создание электронного архива документов
Компания «Этлас-Софт» 21 сентября 2020 года сообщила, что совместно с компанией «Гост Архив» завершили проект по созданию электронного архива документов Местной администрации города Павловска.
Основной целью проекта была оцифровка и индексация имеющегося архива документов, начиная с 2006 года. На первом этапе работ были отсканированы:
- Постановления
- Распоряжения Местной администрации и Муниципального образования
- Протоколы и решения Муниципального совета
- Протоколы публичных слушаний
- Доверенности
- Официальная переписка с контрольно-счетной палатой и прокуратурой
- Различные виды отчетов (статистика, исполнение бюджета, ФСС)
- Прочие внешние, внутренние и исходящие документы.
Так как количество отсканированных документов, которые нужно было занести в систему было довольно значительным, то встал вопрос об автоматизации этого процесса. Был проработан и реализован механизм автоматического определения названия, типа и даты документа, с дальнейшим автоматическим размещением его в структуре архива и автоматическим созданием, и регистрацией карточки документа.TAdviser SummIT 28 мая стал самым масштабным за всю историю его проведения. Более 1,5 тыс участников и 50 стендов. ФОТО
Данный механизм позволил за 15 минут импортировать весь архив отсканированных документов. В процессе импорта система определяла место куда необходимо разместить документ, формировала и заполняла карточку документа.
Таким образом благодаря созданному механизму автоматического импорта документов процесс индексации и формирования электронного архива сократился примерно в 20 раз.
На последнем этапе были заведены пользователи и группы пользователей с установкой прав доступа к различным частям архива.
В результате выполнения проекта администрация г. Павловска получила электронный архив всех своих документов, с возможностью быстрого поиска как по атрибутам, так и по содержимому документа, с возможностью просмотра оригинала.
На сентябрь 2020 года происходит постоянное пополнение архива текущими документами.