Местная администрация Павловска сформировала электронный архив документов с 2006 года

2020: Создание электронного архива документов

Компания «Этлас-Софт» 21 сентября 2020 года сообщила, что совместно с компанией «Гост Архив» завершили проект по созданию электронного архива документов Местной администрации города Павловска.

Основной целью проекта была оцифровка и индексация имеющегося архива документов, начиная с 2006 года. На первом этапе работ были отсканированы:

• Постановления
• Распоряжения Местной администрации и Муниципального образования
• Протоколы и решения Муниципального совета
• Протоколы публичных слушаний
• Доверенности
• Официальная переписка с контрольно-счетной палатой и прокуратурой
• Различные виды отчетов (статистика, исполнение бюджета, ФСС)
• Прочие внешние, внутренние и исходящие документы.

Так как количество отсканированных документов, которые нужно было занести в систему было довольно значительным, то встал вопрос об автоматизации этого процесса. Был проработан и реализован механизм автоматического определения названия, типа и даты документа, с дальнейшим автоматическим размещением его в структуре архива и автоматическим созданием, и регистрацией карточки документа.Михаил Садиров, SMART technologies: На тестирование мультивендорных решений есть спрос

Данный механизм позволил за 15 минут импортировать весь архив отсканированных документов. В процессе импорта система определяла место куда необходимо разместить документ, формировала и заполняла карточку документа.

Таким образом благодаря созданному механизму автоматического импорта документов процесс индексации и формирования электронного архива сократился примерно в 20 раз.

На последнем этапе были заведены пользователи и группы пользователей с установкой прав доступа к различным частям архива.

В результате выполнения проекта администрация г. Павловска получила электронный архив всех своих документов, с возможностью быстрого поиска как по атрибутам, так и по содержимому документа, с возможностью просмотра оригинала.