1500 организаций взаимодействуют с Министерством финансов Республики Беларусь в рамках системы межведомственного СЭД

30 июня 2015 года компания БФТ сообщила о запуске в центральном аппарате Министерства финансов Республики Беларусь системы электронного документооборота «DoXLogic».

Задачи проекта

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 4 апреля 2013 года № 157 установлены требования к ведомственным системам документооборота. В Указе прописана необходимость взаимодействия с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов с использованием формата обмена данными. Эти и некоторые другие требования направлены для решения задачи – обеспечить поэтапное сокращение к 2016 году количества документов на бумажных носителях. Необходимость реализации данных требований в Министерстве финансов Республики Беларусь стала предпосылкой для внедрения современной системы электронного документооборота СЭД «DoXLogic».

Министерство финансов Республики Беларусь, 2014

Ход проекта

Особенность проекта – работа экспертов компании БФТ по адаптации СЭД «DoXLogic» в соответствии с нормативно-правовыми актами Республики Беларусь в части требований к электронному документообороту – по работе с электронными подписями, формированию электронных документов и контролю исполнительской дисциплины.

В рамках проекта эксперты подрядчика провели миграцию данных из ранее установленной в Министерстве финансов системы документооборота. Это помогло сохранить преемственность систем и продолжать контролировать документы с большими сроками исполнения (10-20 лет). Проведена интеграция СЭД «DoXLogic» с порталом министерства в части работы с обращениями граждан - все обращения, с которыми граждане и организации обращаются в рамках портала министерства, попадают в систему документооборота практически мгновенно, что содействует их оперативному включению в обработку. «Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

Итог проекта

С внедрением СЭД «DoXLogic» в Министерстве финансов Республики Беларусь достигнуты результаты:

• обеспечен обмен документами без использования бумажных носителей с применением электронной подписи;
• создана единая информационная база поддержки принятия управленческих решений;
• организован единый порядок работы с документами на основе единой технологии документооборота, делопроизводства и ведения баз данных документов;
• обеспечена унификация управленческой документации и сокращение количества форм и видов документов;
• обеспечено создание и хранение регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме, с возможностью оперативного поиска (подборки) документов;
• исключено дублирование работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
• обеспечен автоматизированный контроль над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения;
• сокращены сроки создания организационно-распорядительных документов, повысилось качество и полнота решения вопросов, ответственность за их исполнение;
• организован оперативный доступ (в режиме реального времени) сотрудников в пределах их компетенции к соответствующим документам и заданиям;
• обеспечена интеграции с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО).

В результате внедрения упрощены, и в значительной степени ускорились, процессы внутреннего и межведомственного документооборота. СЭД «DoXLogic» помогла перейти на преимущественно безбумажный документооборот.

На 1 июня 2015 года в системе работают 400 сотрудников министерства.

2016: 1500 организаций взаимодействуют с Министерством финансов Республики Беларусь в рамках системы межведомственного электронного документооборота

Компания БФТ совместно со своим партнером в Республике Беларусь – УП «ИВЦ Минфина» – провела в начале 2016 года сертификацию системы электронного документооборота СЭД «DoXLogic», установленной в Министерстве финансов Республики Беларусь. С «DoXLogic» взаимодействуют порядка 1500 организаций-участников системы межведомственного документооборота (СМДО) Беларуси.

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 4 апреля 2013 года № 157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь» государственным органам и иным организациям поручено внедрить ведомственные системы электронного документооборота с применением средств криптографической защиты информации и электронной подписи. В рамках реализуемой государственной политики по информатизации в Министерстве финансов Республики Беларусь в 2015 году была внедрена система электронного документооборота СЭД «DoXLogic», с которой работают около 400 сотрудников министерства, включая высшее руководство ведомства.

Вместе с тем еще в 2014 году в структуре «Национального центра электронных услуг» Республики Беларусь была введена в постоянную эксплуатацию Республиканского удостоверяющего центра (РУЦ) Государственная система управления открытыми ключами (ГосСУОК). РУЦ законодательно определен удостоверяющим центром, уполномоченным оказывать услуги по распространению сертификатов открытых ключей электронной подписи государственных органов и иных организаций. В этой связи Министерство финансов приняло решение о сертификации системы «DoXLogic» для взаимодействия с СМДО с использованием электронной подписи. Для организации «внешней» переписки между организациями-участниками СМДО были проведены работы по обеспечению информационного обмена документами и уведомлениями между Минфином и абонентами СМДО Республики Беларусь через систему межведомственного электронного документооборота с использованием сертификатов ключей, выданных РУЦ.

Система электронного документооборота «DoXLogic», используемая в промышленной эксплуатации в Министерстве финансов Республики Беларусь, сертифицирована «Национальным центром электронных услуг» и внесена в реестр разработчиков ведомственных систем электронного документооборота (ВСЭД), обеспечивающих интеграцию ВСЭД с СМДО. Теперь весь электронный документооборот между Министерством финансов и 1500 организациями СМДО заверяется сертифицированной электронной подписью, что позволяет организовать юридически значимый электронный документооборот между всеми ее участниками.