Многофункциональный центр оказания государственных услуг (МФЦ) г. Иркутска

Ситуация

Сеть МФЦ стала активно развиваться в 2014 году. При большом объёме услуг и большом потоке документов не было чётко отлаженного документооборота. На момент открытия предприятию необходимо было поставить под контроль процесс согласования, сделать движение документов прозрачным и создать единое информационное пространство: как в центральном подразделении, так и в территориально удаленных. При открытии первого офиса многофункционального центра в Иркутске было принято решение установить систему, которая позволит систематизировать всю документацию и выстроить бизнес-процессы с ноля.

Задачи:

• организовать электронный документооборот,
• создать технологические регламенты,
• автоматизировать филиалы.

Руководителю проекта со стороны заказчика важно было организовать согласование документов, написать «с чистого листа» регламенты по делопроизводству и с помощью СЭД придерживаться этих регламентов. В результате анализа были определены основные бизнес-задачи. Одним из главных условий при выборе СЭД была расширяемость системы, возможность подключения новых территориально-распределённых филиалов, организации централизованного документооборота во всех филиалах. Целью проекта была комплексная автоматизация делопроизводства всего предприятия, включая действующие филиалы.«Трансформация 2.0». Опыт роста технологической зрелости ритейлера «Лента» представлен на TAdviser SummIT 24.1 т

Решение

По итогам общения с разными поставщиками СЭД было принято предложение компании RKIT Group – ключевого партнёра-интегратора Docsvision в регионе, обладающего многолетним опытом работы с системой. Эксперты предложили прикладное решение, функциональность которого полностью соответствовала ожиданиям заказчика. Платформа Docsvision позволяет максимально адаптировать решение под задачи предприятия.

Этапы:

• экспертиза бизнес-процессов ГАУ «МФЦ ИО» аналитиками RKIT Group,
• настройка прикладного решения под особенности работы предприятия.

На площадке ГАУ «МФЦ ИО» было поставлено решение «Делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины». Сроки: Март 2014 - реализация пилотного проекта по автоматизации базового делопроизводства Апрель 2014 – опытная эксплуатация. С 1 июля 2014 года – все документы согласовываются внутри МФЦ в электронном виде. На данный момент в ГАУ «МФЦ ИО» с системой работает около 100 активных пользователей, включая удаленные рабочие места в филиалах.

Результаты Решение обеспечивает управление следующими бизнес-процессами:

• Работа с входящими, исходящими документами
• Работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, служебные записки)
• Согласование проектов документов
• Поддержка библиотеки типовых документов
• Типовые рабочие места сотрудника и руководителя
• Работа с личными поручениями
• Контроль выполнения задач исполнителями.

Благодаря решению, работа по регистрации и согласованию документов проходит быстро, эффективно соблюдаются регламенты. Каждый сотрудник, работающий в системе, может контролировать свои задачи, а руководители оперативно получают информацию об исполнении выданных ими поручений. Обеспечена удаленная работа территориально-разнесенных по области обособленных подразделений.

Проведено обучение сотрудников для пользователей и частично - по администрированию и разработке.

В ближайших планах ГАУ «ИО МФЦ» - автоматизация других бизнес-процессов предприятия, сертификация специалистов Многофункционального центра по курсам Docsvision.