МодернМинистерство природопользования и экологии Республики Башкортостан (ЭЛАР Саперион)

Проект был выполнен в рамках реализации региональной целевой программы "Экология и природные ресурсы Республики Башкортостан (на 2004-2010 годы и период до 2015 года)". Целью проекта являлось повышение эффективности работы сотрудников Башкирского республиканского геологического фонда Министерства природопользования и экологии при оказании государственной услуги по предоставлению доступа к материалам фонда гражданам и организациям.

Заказчик

Министерство природопользования и экологии Республики Башкортостан (далее - Министерство) является республиканским органом исполнительной власти, осуществляющим в пределах своей компетенции управление, регулирование, контроль и надзор в следующих областях государственного управления:

• управление фондом недр;
• использование и охрана водного фонда;
• организация и функционирование особо охраняемых природных территорий республиканского значения;
• охрана земель;
• государственная экологическая экспертиза
• и др.

Обоснование проекта

Жесткие требования ко времени предоставления государственных услуг и исполнения соответствующих административных процедур диктуют необходимость повышения оперативности выполнения сотрудниками Министерства своих должностных обязанностей. Этого можно достичь благодаря совершенствованию документационного обеспечения.Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

В Министерстве до начала проекта использовался в условиях опытной эксплуатации программно-технический комплекс "Электронный архив геологической информации" (далее – ПТК ЭА), разработанный на специализированной программной платформе электронного архива Саперион. Испытания комплекса в условиях опытной эксплуатации подтвердили надежность оборудования (сканеров, роботизированных оптических библиотек) и эффективность использования программного обеспечения. Министерством были приняты решения:

• * доработать ПТК ЭА по сформулированным во время опытной эксплуатации предложениям;
• * перевести в электронный вид и наполнить ПТК ЭА следующими архивными документами (за период 1930-2010гг.): геологические отчеты и кадастр подземных вод, представленный учетными карточками буровых скважин на воду;
• * провести приемочные испытания;
• * ввести ПТК ЭА в промышленную эксплуатацию.

Состав выполненных работ

Во время опытной эксплуатации ПТК ЭА были сформулированы предложения по модернизации программного обеспечения с целью улучшения эргономических и функциональных характеристик. На основании проведенного обследования объекта автоматизации были формализованы предложения сотрудников Министерства в виде частного технического задания (ЧТЗ).

Перед проведением доработок программного обеспечения было принято решение провести обновление платформы Саперион до версии 6.0 с сохранением конфигурации, имевшейся в Министерстве. На обновленной платформе в соответствии с требованиями ЧТЗ были доработаны старые и созданы новые пользовательские формы (поиска, карточки документов), что обеспечило как улучшение эргономики интерфейса, так и совершенствование всей функциональности программного комплекса. Появилась возможность управления из ПТК ЭА новыми усовершенствованными внешними устройствами: сканерами и роботизированными оптическими библиотеками.

Сотрудниками корпорации ЭЛАР была произведена настройка имеющегося в Министерстве сканирующего оборудования, что обеспечило управление сканированием непосредственно из программного комплекса электронного архива с автоматическим сохранением полученных образов в электронном хранилище. Перенастройке подвергся технологический компонент ПТК ЭА, отвечающий за хранение данных. Компонент был настроен для обеспечения возможности сохранения базы данных с документами на оптических дисках, размещающихся в роботизированных оптических библиотеках. В ходе реализации проекта в Министерстве был создан информационный ресурс с электронными образами архивных документов (930 геологических отчетов и кадастр подземных вод). Сложность данного этапа заключалась в том, что предстояло перевести в электронный вид большой объем разнообразных документов в очень сжатые сроки. Документы включали разноформатные, ветхие листы. Часть документов имела двустороннее заполнение. Особенную сложность для сканирования представляли широкоформатные геологические карты местности (~40 000 листов). Несмотря на все трудности, специалистам корпорации ЭЛАР удалось качественно и в заданные сроки выполнить взятые на себя обязательства.

Эффект от реализации проекта

Оптимизация предоставления государственных услуг

Реализация проекта позволила ускорить процесс предоставления государственных услуг благодаря улучшению документационного обеспечения сотрудников Министерства при выполнении должностных обязанностей. ПТК ЭА обеспечил сотрудников удобным и быстрым доступом к документам.

Внедрение ПТК ЭА исключило простои, связанные с ожиданием физической доставки документа (в том числе из архива) и невозможности одновременной работы нескольких сотрудников с единственным бумажным носителем.

Перевод документов в электронный вид обеспечило выполнение требований нормативных актов в сфере недропользования о предоставлении документов заявителям как в бумажном виде, так и в электронном (Приказ Федерального агентства по недропользованию от 28 июля 2011 г. N 846).

Благодаря настройке управления сканирующим оборудованием непосредственно из ПТК ЭА сокращены трудозатраты сотрудников на сканирование и размещение документов в ЭА.

Улучшение условий труда

При выполнении государственных функций в Министерстве необходим оперативный доступ к документам, которые, в основном, хранятся в бумажном виде. Рабочее пространство сотрудника вынужденно становится местом оперативного хранения десятков килограмм бумажных страниц, среди которых одновременно в использовании не более трех-четырех документов.

Создание информационного ресурса с электронными образами документов позволило сократить работу сотрудников с бумажными документами и расчистить рабочее пространство от бумаги.

Уменьшен риск износа, порчи и утраты документов

Создание электронного архива с образами документов позволило уменьшить потребность сотрудников Министерства в доступе к бумажным носителям. Документы стали реже извлекаться из архива, соответственно – меньше изнашиваться. В случае безвозвратной утери какого-нибудь документа в электронном виде сохранится его копия.

Реализация ПО для хранения БД документов на оптических носителях в роботизированных библиотеках обеспечила продление гарантированных сроков хранения данных, по сравнению с хранением данных на магнитных носителях.

Перспективы развития

Министерство заинтересованно в наращивании объема электронного хранилища за счет оснащения усовершенствованными оптическими библиотеками для использования в составе ПТК ЭА и в продолжении работ по оцифровке бумажных документов и пополнению электронного архива.