Генеральный подрядчик ЧТПЗ внедрил систему управления документами и задачами "ТЕЗИС"

Ситуация

Наличие высоких требований к управлению информационными и документационными процессами по каждому проекту строительства послужили предпосылками к внедрению системы электронного документооборота. «По каждому объекту строительства у нас запущен ряд бизнес-процессов. Каждый процесс состоит из большого количества задач и подзадач, сопровождаемых жесткими сроками и объёмным количеством документации. По завершению каждого этапа сотрудники отчитываются по результатам выполненной деятельности в письменной форме. Но такой способ не позволяет реально и объективно оценить картину происходящего, занимает много времени, причем не только исполнителей, но и руководителей. В итоге, получаемый результат достигается большими усилиями», - сообщает генеральный директор ООО «КМ-Эксперт» Кирилл Цыбин.

Решение

В конце 2010 года руководством ООО «КМ - Эксперт» было принято решение по автоматизации процессных работ по прохождению проектно-сметной документации. К будущей системе были выдвинуты такие требования, как:

• возможность автоматизировать в системе весь базовый процесс организации,
• наличие автоматического контроля сроков выполнения поручений,
• жесткая регламентация действий и возможность «ведения сотрудников по процессу» на каждом этапе проекта,
• возможность гибкого развития системы и лёгкость интеграции,
• доступная стоимость решения.

В качестве поставщика услуг консалтинга, разработки и внедрения информационной системы, руководством ООО «КМ-Эксперт» была выбрана компания HAULMONT (Хоулмонт), успешно зарекомендовавшая себя в России и за её пределами. В качестве платформы для построения базового процесса прохождения проектно-сметной документации была выбрана система «ТЕЗИС», в наибольшей степени удовлетворяющая всем требованиям заказчика. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.4 т

В начале 2011 года в ООО «КМ-Эксперт» завершился процесс внедрения автоматизированной системы «ТЕЗИС», доработанной с учетом специфических потребностей организации. Решение, начало работать спустя всего лишь 2 месяца с момента принятия заказчиком решения об автоматизации.

Результат

Система, обеспечивающая автоматизацию процесса прохождения проектно-сметной документации, позволяет контролировать сроки и стадии выполнения задач на всех его этапах и подэтапах. Помимо этого, доработанный функционал системы позволяет с легкостью определить проблемные участки всего процесса, сигнализируя руководству о необходимости принятия управленческих решений.

За два месяца активной работы 70 пользователей в системе «ТЕЗИС», руководство «КМ-Эксперт» успело оценить первые результаты.

«Процессы прохождения проектно-сметной документации обычно достаточно растянуты по времени. И вот сейчас многие процессы, запущенные уже через систему «ТЕЗИС» (а всего их запущено порядка 300), завершились. Результат меня очень радует. Т.к. теперь я могу в считанные минуты получить реальную картину дел на любом этапе процесса, вовремя подключить административный ресурс, таким образом, избежав лишних рисков и издержек. Наличие оперативного детального контроля, на мой взгляд, повысило не только оперативность принятия управленческих решений, но и производительность труда», - отмечает Кирилл Цыбин, ООО «КМ-Эксперт».

Помимо этого, использование системы управления документами и задачами «ТЕЗИС» позволило сократить сроки заключения договоров в 2-3 раза, а также обеспечило 100% контроль исполнения абсолютно всех задач, включая самые незначительные, на которые ранее не обращалось должного внимания.

Развитие решения

Решение продолжает развиваться по мере появления новых задач руководства ООО «КМ-Эксперт». В будущем предполагается автоматизация работ по проведению тендеров на базе системы «ТЕЗИС», а также интеграция с системой бухгалтерского учета.