Оптимизация процесса согласования счетов на базе ABBYY FlexiCapture, «Галактика ERP» и DIRECTUM
Заказчики: Тюменский фанерный комбинат
Подрядчики: Тюмбит-АСУ Дата проекта: 2016/03 — 2016/09
|
«Тюменский фанерный завод» – одно из крупнейших предприятий деревообрабатывающей отрасли в России, ежегодно поставляет на рынок России и зарубежья 90 тыс. кв. м³ продукции.
Завод развивается совместно с партнерами – компаниями строительной сферы и машиностроения. Благодаря этому Тюменский фанерный завод добился особого уважения клиентов из Японии, Италии, Дании, Польши, стран СНГ и других государств.
Избавить от рутины
В 2016 году ежедневно в финансовый отдел и отдел снабжения поступает более 100 счетов на оплату. Ранее ручной ввод данных в ERP-систему отнимал у сотрудников большую часть времени. Кроме того был высок риск возникновения ошибок, связанных с человеческим фактором. Количество документов, требующих оперативного согласования, неуклонно росло, как и время на поиск нужных бумаг.
Оценив масштаб проблемы, руководство завода решило свести к минимуму участие операторов в процессе обработки документов и освободить высококвалифицированных специалистов от рутины. Было предложено автоматизировать ввод счетов в ERP-систему, их согласование и оплату.TAdviser выпустил новую карту «Цифровизация банков»
Задачу закрыли за счет интеграции трех систем: ABBYY FlexiCapture, «Галактика ERP» и DIRECTUM.
ABBYY FlexiCapture – решение для потокового ввода данных и документов. Продукт автоматизирует извлечение информации из бумажных документов и сохраняет данные в информационной системе предприятия.
Автоматизацией процесса на заводе занималась консалтинговая компания «Тюмбит-АСУ».
Интеграция ABBYY FlexiCapture с «Галактика ERP» и DIRECTUM дала возможность автоматически заполнять документ в обеих системах на основе распознанных скан-образов. Важной особенностью решения стала сквозная интеграция процессов от ввода документа до согласования и оплаты.
Теперь сотрудник участвует в процессе только на этапе принятия решения. В систему DIRECTUM вместе со счетом на оплату поступает акт сверки и история цен ранее закупавшихся товаров. Таким образом, у получившего документ специалиста есть вся необходимая информация для того, чтобы принять решение об оплате счета или отказе в согласовании.
Обработка распознанных данных
С распознанными ABBYY FlexiCapture файлами работает специальный скрипт.
Автоматически для каждого отдельного счета создается карточка в DIRECTUM и формируется документ в системе «Галактика ERP». Сотрудник при этом видит не только «шапку» (дата, номер, контрагент и т.д.), но и спецификацию документа. Обе карточки связаны между собой. Если в процессе оформления карточки в системе «Галактика ERP» не удалось найти сведения о контрагенте, то она создается без соответствующих данных. При этом ответственный получает задание «Заполнить контрагента вручную». Если по результатам распознавания и создания спецификации счета на закупку в базе «Галактика ERP» не удалось найти наименование ТМЦ, то создается новая запись в справочнике ТМЦ и подставляется в документ.
После заполнения карточек в обеих системах происходит запуск документа на согласование по типовому маршруту.
Пример задания в DIRECTUM
В задание вкладывается не только сам счет на оплату, но и документы, полученные автоматически из системы «Галактика ERP», а именно - Анализ цен закупки ТМЦ за последние 6 мес. (из карточки складского учета берутся операции с типом «Приход от поставщика») и Акт сверки с контрагентом. Как отмечают на «Тюменском фанерном заводе», отсутствие именно этих данных мешало оперативно принимать решения – чтобы одобрить или отклонить счет поставщика, приходилось обращаться в бухгалтерию.
Результаты проекта
За счет автоматизации рутинных операций «Тюменскому фанерному заводу» удалось повысить производительность сотрудников финансового отдела и отдела снабжения в несколько раз.
После внедрения интеграционного решения с ABBYY FlexiCapture:
- согласование одного счета занимает всего 2 минуты вместо 4 часов;
- скорость ввода данных в информационные системы увеличилась в 3-10 раз;
- суммарные расходы на обработку документов сократились более чем на 50%;
- сократилось число ошибок, связанных с человеческим фактором;
- повысился уровень безопасности конфиденциальных данных.
«Вы «отвоевали» у бумаги половину моего рабочего стола. Раньше стопка счетов на согласовании каждый день была больше 20 сантиметров, были недовольства от поставщиков по несвоевременной оплате. Но теперь это в прошлом, реальность сегодняшнего дня – пустой стол, своевременная оплата поставщикам и специалисты завода, занимающиеся интеллектуальным трудом, а не рутиной», – комментирует Гузалия Учар, финансовый директор Тюменского фанерного завода.В планах компании – использовать возможности ABBYY FlexiCapture для обработки другой корреспонденции, например, грузовых таможенных деклараций и товарных накладных от клиентов.