«Очаковская логистическая компания» увеличила объем грузоперевозок с помощью «1С:Предприятие»

14 ноября 2018 года компания «1С-Рарус» сообщила об автоматизации управления сложными цепочками поставок в ООО «Очаковская логистическая компания» («О.Л.К.») с помощью «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» и «1С-Рарус:Транспортная логистика и экспедирование».

Предпосылки проекта

«Очаковская Логистическая Компания» на ноябрь 2018 года представлена в 22 городах России. Ежемесячно «О.Л.К.» принимает около 7000 заказов на перевозку и совершает более 1000 рейсов на 10 собственных и 200 привлекаемых транспортных средствах.

Ранее управление перевозками в компании не было автоматизировано. Для обработки заявок клиентов, расчета стоимости услуг и планирования маршрутов использовались электронные таблицы, большое количество которых порождало ошибки и существенно тормозило выполнение заказов. Путевые листы и заявки на ремонт и расход ГСМ оформлялись вручную, что также снижало скорость обслуживания. Было сложно отслеживать выполнение заданий на перевозку, контролировать взаиморасчеты с подрядчиками и клиентами.

Задачи проекта

Для эффективного взаимодействия с клиентами и повышения рентабельности было необходимо автоматизировать управление перевозками: ускорить прием заявок и их регистрацию, оптимизировать формирование рейсов с учетом весогабаритных характеристик грузов и особенностей их перевозки, удобных маршрутов, обеспечить равномерную загрузку транспортных средств и организовать контроль выполнения заказов. Требовались инструменты для легкого сбора и анализа данных по предприятию. Дополнительно нужно было сократить трудозатраты менеджеров по продажам на обработку заказов и расчет стоимости услуг.

Для решения задач руководство предприятия обратилось в «1С-Рарус», специалисты компании предложили создать информационную систему на основе решения: «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» для учета работы собственного автопарка и «1С-Рарус:Транспортная логистика и экспедирование» для учета поставок, работы с подрядчиками, управлениями складами.

Итоги проекта

Информационная система была развернута на 58 рабочих местах в отделе продаж, в отделах транспортной и складской логистики, в автотранспортном цеху, в бухгалтерии и юридическом отделе.

Ключевые результаты:

• Система интегрирована с корпоративным сайтом. Клиенты могут самостоятельно рассчитать приблизительную стоимость, график доставки и оформить онлайн-заявку. Корректность заполнения заявки проверяется автоматически, с информированием клиента в случае ошибки. В результате время обработки заявки сократилось с 10 минут до 30 секунд. Также заказчики могут отследить статус и местоположение груза с помощью ГЛОНАСС и GPS-систем, интегрированных с системой, или узнать о выгодных предложениях из личного кабинета. Все это положительно сказывается на удовлетворенности клиентов: проводимые менеджерами «О.Л.К» опросы показали, что клиентская лояльность существенно выросла. В итоге в течение шести месяцев после завершения проекта объем перевозок вырос на 20%. Взаимодействие с клиентами через личный кабинет позволяет компании экономить ресурсы на дополнительных рассылках, звонках, курьерской доставке документов.
• Все входящие и исходящие звонки и письма регистрируются в системе. Появилась возможность присваивать статусы этапам взаимодействия с клиентом, подробно указывать список грузов клиента, максимальные вес и высоту паллеты, планируемые объемы продаж и доходов, регистрировать причины отказа от сотрудничества. Консолидация всей информации обеспечивает преемственность менеджеров: несколько сотрудников могут работать с одним клиентом, не тратя много времени на поиск и изучение информации.
• Упростилось формирование рейсов и планирование маршрутов. Система автоматически рассчитывает объем грузового места, необходимого для перевозки заказа. Сотрудник транспортного отдела в несколько кликов может оценить загрузку водителей и назначить ответственного, выбрать транспортное средство, задать требуемый вид упаковки и температурный режим, указать время погрузки, составить оптимальный маршрут с минимальными издержками. Время подготовки транспортных накладных сокращено с 15 до 1 минуты.
• Стоимость услуг рассчитывается автоматически, при этом учитываются такие параметры как километраж, масса, объем и тип груза, количество паллет, пункт отправки и доставки. Рассчитать стоимость можно несколькими методами: фиксированной суммой, в виде тарифной сетки, процентом от базовых услуг, что позволило увеличить гибкость тарификации. Автоматизировано выставление счетов за сопровождение документов и складские услуги - предоставление паллет, ответственное хранение и прочие операции.
• Обеспечен контроль выполнения заказов и работы экспедиторов: регистрация причин отклонений от маршрута, учет сроков, повреждений и рекламаций.
• Организован оперативный складской учет, в т.ч. учет ответственного хранения грузов. Появилась возможность планировать поступление грузов на склад, это помогает более эффективно распределять складские площади и загрузку персонала. Кроме того, внедрен посменный учет работы работников склада, а также количества отгруженных паллет, что позволило оценить эффективность работы отдела складской логистики и скорректировать ее. В результате при сохранении той же численности персонала повысилась пропускная способность склада и степень учета, сократилось время приема и выдачи груза, а также снизились потери груза.
• Оптимизирована работа с подрядчиками. Менеджеры ведут в системе учет арендуемого транспорта, отслеживают статусы выполнения заказов, контролируют оплату услуг подрядчиков. Появилась возможность формировать статистику по перечисленными критериям, оценивать надежность каждого поставщика и учитывать это при дальнейшем сотрудничестве.
• Упростилась подготовка отчетности: более 30 отчетов, ранее создаваемых вручную, формируются в «1С» за несколько секунд. Единый справочник заявок и счетов, реестр договоров и их статусов, отчеты о задолженности клиентов и планируемом объеме продаж и доходов помогают руководству анализировать деятельность компании, контролировать и оценивать работу менеджеров, логистов и экспедиторов.

«Созданная на базе «1С:Предприятия 8» система отражает все нюансы транспортной деятельности - именно этого нам не хватало. Нам удалось оптимизировать учет транспортных средств, маршрутизацию и расчет стоимости перевозок, организовать контроль экспедиторов, что положительно сказывается на удовлетворенности клиентов. С помощью созданной системы мы решили одну из ключевых проблем - отказались от множества электронных таблиц и полностью автоматизировали бизнес: от коммуникаций с клиентом до доставки груза до дверей его офиса. Единая система позволила наладить информационный обмен между отделами, упростить сбор и анализ данных по всему предприятию, обеспечить прозрачность деятельности. Результат - заметно выросшие продажи». Денис Викторович Китушкин, коммерческий директор «О.Л.К.»