2023: Внедрение системы управления документооборотом
«1С-Рарус» 9 октября 2023 года сообщил о том, что внедрил систему управления документооборотом в «ПАНБИО ФАРМ».
На базе «1С:Документооборот 8 КОРП» создан единый информационный контур для подразделений компании, в том числе обособленных. Сроки согласования договорных документов сокращены на 40%.
ИТ-ландшафт компании был представлен программами системы «1С:Предприятие 8»:
Несмотря на степень цифровизации процессов, в связи с быстрым ростом компании возникла необходимость в совершенствовании документооборота. Требовалось:
- сократить длительность согласования документов;
- упростить коммуникации между смежными отделами;
- обеспечить возможность определения статуса документа в текущий момент;
- создать архив для хранения документов и их версий;
- обеспечить динамический контроль исполнения документов.
Для оптимизации работы с входящей, исходящей и внутренней документацией топ-менеджмент «ПАНБИО ФАРМ» запустил проект цифровизации документооборота компании. ECM-система построена на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП». В основе разработки продукта — проверенные методики и практики, которые помогают предприятиям наладить бизнес-процессы и контроль исполнения задач.Метавселенная ВДНХ 2.7 т
Проектной командой «1С Рарус» проведено детальное исследование документопотоков компании. В соответствии с результатами исследования структурировано хранение документации, настроены полномочия и политики прав доступа, регламентированы правила согласования по видам документации. Произведена настройка связанных документов. Для автоматизации выбора подписанта реализовано специализированное программное расширение, что позволило сократить количество шаблонов процессов и упростить механизм их создания. Дополнительно разработана форма запуска обработки договоров для подбора произвольных участников процесса и сроков, в случаях, когда комплексный преднастроенный маршрут не подходит.
В результате цифровизации документооборота:
- Создан единый информационный контур, в том числе для обособленных подразделений компании.
- Минимизированы потери документации, упрощен поиск нужного документа.
- Сокращены сроки реагирования и исполнения запросов и поручений, чему способствует получение ответственными автоматических уведомлений.
- Благодаря обширному функционалу и гибкости настраиваемых типовых отчетов повышен контроль за состоянием документов и исполнительской дисциплиной.
- Стандартизованы бизнес-процессы согласования и обработки документов.
- В среднем на 40% сокращены сроки согласования договорной документации.
|
|
В нашей компании создана единая база данных хранения и учета документации. Процесс согласования и последующей обработки документов стал прозрачен и контролируем. Внедрение «1С:Документооборот» оказало положительное влияние на корпоративные коммуникации. Систематизировано взаимодействие смежными отделами. В будущем «ПАНБИО ФАРМ» продолжит процесс совершенствования системы управления документооборотом. Благодарим команду «1С Рарус» за погружение в наши бизнес-процессы и экспертную помощь в их оптимизации,сказала Наталья Александровна Тамбовцева, руководитель отдела административной поддержки департамента маркетинга (куратор проекта со стороны заказчика).
|
|