Полиметалл, УК (Directum (СЭД/ECM-система))

Ситуация

«Полиметалл» – группа, в чьем составе множество территориально распределенных компаний, как на территории России, так и за ее пределами. В рамках своей деятельности сотрудники головной и дочерних компаний проводят множество совещаний и селекторов, решения которых влияют на деятельность различных подразделений и имеют важное значение в развитии деятельности компании.

Ранее работа с совещаниями осуществлялась посредством использования эл. почты, эл. таблиц Excel и общедоступного сетевого диска, на котором размещались протоколы совещаний, а также прочие документы, которые были подготовлены в ходе исполнения решений совещаний. Все это в совокупности ограничивало доступ удаленных подразделений к актуальной информации, при пересылке документов по эл. почте терялась актуальность информации, так как документ каждый раз, по сути, копировался и мог быть изменен. В целях контроля исполнения решений совещаний использовались запросы, регулярно вручную рассылаемые по электронной почте.

Выбор

С момента внедрения DIRECTUM в Полиметалле в 2012 году система постоянно развивается, под ее управление регулярно передаются новые бизнес-процессы и при помощи системы решаются различные бизнес-задачи. Ключевыми преимуществами от использования системы DIRECTUM являются обеспечение прозрачности бизнес-процессов, повышение оперативности доступа к информации, исключение потери информации и сокращение затрат времени руководителей и сотрудников на выполнение рутинных операций с документами. А поскольку основная деятельность Полиметалла связана с реализацией крупных производственных и инвестиционных проектов, на каждом из проектов возникает необходимость проводить регулярные селекторные совещания, контролировать и отслеживать исполнение решений совещаний, организовывать документооборот по каждому совещанию.

После предварительного анализа выявленных требований был разработан прототип данного решения, а по результатам его презентации руководству Полиметалла, было принято решение о начале проекта внедрения.

Работы по внедрению были доверены компании Акелон, в том числе и потому, что в Полиметалле параллельно осуществлялись работы по автоматизации архива проектной документации, на котором специалисты Акелона успели себя зарекомендовать и подтвердить высокую квалификацию.

Анализ задач

К решению по управлению совещаниями в Полиметалле были выдвинуты следующие требования:

• автоматическое формирование и актуализация повесток и протоколов совещаний;
• интеграция процесса по работе с совещаниями в уже автоматизированные бизнес процессы;
• организация комплексной работы с совещаниями (легкий и удобный доступ к информации по всем совещаниям, хранящимся в единой базе);
• эффективное планирование и учет встреч;
• реализация автоматических регулярных рассылок по электронной почте по статусам исполнения решений совещаний;
• автоматическая отправка приглашений на встречи в MS Outlook после утверждения повестки совещания;
• возможность работы с совещаниями и решениями по совещаниям через веб-доступ;
• ролевой доступ к необходимой информации.

Решение

Для автоматизации работы с совещаниями, в рамках проекта было спроектировано решение, учитывающее потребности и специфику работы заказчика и реализующее возможности, описанные ниже.

Работа с совещаниями Для работы с совещаниями был спроектирован справочник Совещания, в основу которого лег справочник Совещания из стандартной поставки DIRECTUM.

На закладке Совещание располагается группа полей для интеграции работы по совещаниям с модулем Проектный архив и поля для указания электронных документов повестки и протокола совещания. На закладке Участники был изменен механизм отправки приглашений на встречу лицам, указанных в табличной части. Доступ к полям и действиям в карточке совещания ограничивается ролью, которую исполняет пользователь в процессе исполнения совещания. Так, например, инициатор совещания обладает расширенными правами на совещание и может менять его параметры в карточке, а вот участнику совещания карточка доступна только на просмотр. Был расширен функционал механизма замещения и реализована поддержка замещения для записей справочников.Метавселенная ВДНХ 2.5 т

Также для классификации совещаний был разработан справочник Типы совещаний, позволяющий группировать и отбирать для аналитики совещания в разрезе типа. Кроме того, для удобства работы с решением была разработана обложка модуля, облегчающая и ускоряющая выполнение наиболее часто используемых действий.

Для автоматизации процесса работы с совещаниям был разработан типовой маршрут, по которому и происходит работа с совещанием. При старте задачи по типовому маршруту Совещание учитывается статус вложенной в задачу записи справочника Совещания, исходя из которого формируется маршрут. Также, после согласования повестки совещания в рамках прохождения маршрута, автоматически создается встреча в календаре Outlook и всем участникам совещания на почту отправляются приглашения на встречу. В приглашение автоматически вкладывается повестка совещания, таким образом для того чтобы ознакомиться с предстоящим совещанием участнику не обязательно заходить в систему DIRECTUM.

Работа с решениями совещаний Сразу после создания карточки совещания необходимо сформировать повестку совещания. Карточка справочника «Вопросы совещания» Для того чтобы зафиксировать вопросы совещания был разработан специальный справочник Вопросы совещаний. При оформлении повестки достаточно заполнить только несколько обязательных полей в карточке вопроса – указать суть вопроса и докладчика, прочие поля будут заполнены из карточки совещания автоматически или будут заполнены вручную уже после проведения совещания, когда по каждому вопросу нужно будет указать принятое на совещании решение. Был реализован механизм добавления открытых вопросов совещаний из других совещаний. Данная задача особенно актуально для селекторных совещаний по крупным инвестиционным или производственно-инвестиционным проектам, когда один и тот же вопрос может рассматриваться многократно в течение нескольких совещаний и на протяжении нескольких месяцев и в системе необходимо видеть всю историю работ по нему со всеми комментариями.

Для работы со справочником Вопросы совещаний разработан специальным механизм ролевого доступа, который распознает какую из ролей в процессе работы с совещанием выполняет тот или иной участник и автоматически выдает ему соответствующие права. Права могут ограничить доступ пользователя как к отдельным записям вопросов в рамках какого-либо совещания, так и к отдельным полям и действиям в карточке конкретного вопроса.

Сама запись справочника содержит информацию о ключевых объектах системы, в контексте которых он был создан (Предприятие/Проект/Объект), об основных лицах, участвующих в решении каждого конкретного вопроса (Докладчик/Ответственный/Контролер). Для того чтобы в ходе исполнения решения совещания ответственный мог указать комментарий или отчет по исполнению, в карточке вопроса есть специальная ссылка Дописать от себя. После нажатия данной ссылки в поле Переписка будет добавлен соответствующий комментарий. Само поле Переписка по требованиям Полиметалла было закрыто от изменений, т.е. внесенный комментарий не может быть изменен после сохранения карточки вопроса (могут быть добавлены только новые комментарии).

Также для более удобной работы пользователей в ходе исполнения решений совещаний был добавлен механизм Вопросы совещания у меня в работе, который позволяет посмотреть ответственному и контролеру все вопросы по всем совещаниям, что находятся на исполнении и на контроле соответственно.

Формирование повестки и протокола совещания Макет протокола по совещанию Для формализации информации по совещанию, а также более комфортной работы с результатами совещания были разработаны макеты для автоматического формирования повестки и протокола совещания на основе информации, отображенной в справочнике Вопросы совещаний. Повестка и протокол предназначены для фиксации данных и предоставления отчетности по итогам совещания. При необходимости скорректировать данные по совещанию инициатор или секретарь совещания вносит изменения в справочники Совещания и Вопросы совещаний, после чего формирует новую версию повестки или протокола по ссылке Создать в карточке совещания. При этом есть возможность создать протокол как с «шапкой», в которой будут указаны участники совещания с группировкой по организациям, к которым участники относятся и информация о председателе совещания. Если проводится регулярный селектор по какому-либо проекту, можно сформировать протокол без шапки, тогда в протоколе будет отображаться только таблица с информацией о принятых решениях.

Рассылка информации по вопросам совещаний в ходе исполнения решений Примерный вид сводки по исполнению решений совещаний Для оперативного напоминания сотрудникам о вопросах совещаний, находящихся у них в работе была реализована периодическая отправка на электронную почту сотрудникам информационной сводки, содержащей информацию в структурированном и сгруппированном виде о не исполненных решениях совещаний, по которым получатель письма числится контролером или ответственным. По соответствующей ссылке в письме получатель сводки может сразу перейти к тем вопросам в DIRECTUM, которые у него находятся в работе, либо может перейти к карточке совещания и посмотреть информацию по нему. Подход с получением сводки по эл. почте вместо заданий в DIRECTUM особо актуален для существенной части сотрудников Полиметалла, так как многие не работают в СЭД регулярно, но при этом должны быть в курсе исполнения решений совещаний. Примерный вид сводки представлен на рисунке.

Адаптация решения под веб. доступ Расширение «Совещания» для веб-доступа. Справочник «Совещания» Так как компания обладает территориально распределенной структурой, то существенная часть пользователей работает в системе DIRECTUM посредством веб доступа, очевидной стала необходимость адаптации решения по работе с совещаниями для использования в интернет браузере . В основном через веб-доступ работают сотрудники удаленных подразделений, как правило, исполнители и ответственные за решения совещаний. С учетом потребностей и специфики работы этих удаленных сотрудников, решение было модифицировано и настроено специальным образом, в том числе создано расширение для работы с совещаниями в веб-доступе.

В веб-доступе для исполнителя также предусмотрена возможно внесения в карточку Вопроса совещания данных по исполнению вопроса (для этого используется кнопка Дописать от себя).

Результаты

Разработка и внедрение данного решения позволила в полной мере автоматизировать процесс работы с совещаниями Группы компаний «Полиметалл». Для неавтоматизированных сотрудников и сотрудников, чья деятельность не связана напрямую с СЭД предусмотрена возможность получать актуальные сведения по вопросам и решениям совещаний, по которым они числятся ответственными при помощи регулярной отправки сообщений со сводной информацией о ходе исполнения решений совещания на эл. почту. Для секретарей совещаний разработан удобный механизм формирования повесток и протоколов совещаний. Для менеджеров данное решение предоставляет возможность удобной аналитики результатов совещаний, за счет простоты и прозрачности контроля исполнения решений совещаний, по средствам справочников и информационной рассылки по эл. почте.

Для всех сотрудников в целом решение предоставляет единое информационное пространство для централизованного доступа к документации по совещаниям, а также документации появляющейся в ходе исполнения отдельных решений совещаний. Теперь нет нужды искать на общедоступном сетевом диске нужный документ, не нужно каждый раз у кого-то узнавать, актуален ли протокол совещания, не требуется постоянно актуализировать протокол совещания, так как теперь он актуализируется автоматически в ходе исполнения решений совещаний, сотрудники всегда могут в несколько кликов мышки увидеть те вопросы, по которым они являются исполнителями и посмотреть всю необходимую для исполнения информацию.

В ходе проекта было разработано решение, тесно интегрированное с решением по управлению проектным архивом, в результате чего стало возможным создавать совещания и селекторы в контексте определенных проектов, объектов, предприятий и таким образом производить более глубокую детализацию вопросов совещаний. Решение было адаптировано для работы в веб-доступе, что позволило, не зависимо от способа подключения (толстый или тонкий клиент), иметь функциональность отвечающую нуждам пользователя.

Компания Полиметалл получила удобный инструментарий для эффективной и продуктивной работы по работе с совещаниями.

Перспективы

Руководство Полиметалла проявляет высокую заинтересованность в развитии системы DIRECTUM, что подтверждается постоянно растущим количеством автоматизированных бизнес процессов и числом сотрудников работающих в системе. В настоящее время ведутся работы по автоматизации управления архивом документации по инвестиционным и производственным проектам. Данное решение в свою очередь будет тесно интегрировано с решением по управлению совещаниями.

В ходе дальнейшего развития решения по управлению совещаниями планируется обучать и подключать к работе с ним все большее число сотрудников, что в конечном итоге положительно отразится на качестве решения поставленных задач. В последствии планируется развитие в сторону наращивания функционала в части добавления различных отчетов для сбора аналитики, увеличения функционала работы с повестками и протоколами совещаний. В дальнейшей перспективе возможна более тесная интеграция с другими решениями внедренными в ГК «Полиметалл».