Правительство Республики Бурятия завершает второй этап внедрения СЭД

Компания «Офис-Док» завершила второй этап внедрения системы электронного документооборота (СЭД) и оказания государственных услуг в электронном виде на базе решения EOS for SharePoint в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия.

Вехи проекта

История внедрения берет начало в 2003 году, когда компания «Офис-Док» выполнила работы по внедрению системы электронного документооборота в Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия. Впоследствии к системе были подключены все органы государственной власти Республики.

В 2010 году, исходя из новых требований к системе и планов по развитию государственных услуг в электронном виде, было принято решение о модернизации системы. В качестве платформы для обновленной системы был выбран только что вышедший Microsoft SharePoint Server 2010 (SharePoint 2010), а в качестве прикладного решения, реализующего функции электронного документооборота – продукт компании «Электронные Офисные Системы» EOS for SharePoint, интегрированный в платформу SharePoint.

Работа

Специалисты компании «Офис-Док» провели предпроектное обследование исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, изучили потребности заказчика и разработали техническое задание на модернизацию системы. Все необходимые компоненты для реализации этого технического задания были включены компанией «Электронные Офисные Системы» в решение EOS for SharePoint.

Большая работа была проведена по адаптации интерфейса под нужды разных категорий пользователей. Всего было разработано шесть видов интерфейса:

• для делопроизводителей,
• исполнителей,
• руководителей среднего звена,
• руководителей высшего звена,
• помощников руководителей высшего звена,
• контролеров.

Реализовано или усовершенствовано множество других, не менее важных, функций: периодический (ежедневный, еженедельный, ежемесячный) контроль за исполнением документов; контроль исполнения в многопунктовых документах; полноценный атрибутный поиск; поточное сканирование документов; возможность для пользователя выбирать сертификат при подписании документов электронной цифровой подписью и т.д.Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.6 т

Автоматизированы функции: регистрация заявок на оказание госуслуг; направление заявок на рассмотрение; собственно рассмотрение заявок; создание запросов на получение информации, необходимой для рассмотрения заявок; мониторинг хода рассмотрения заявок; контроль исполнения заявок; ответ заявителю в электронной форме.

15 апреля 2011 года. Итоги первого этапа

По завершении первого этапа модернизации системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде в Республике Бурятия автоматизировано 280 рабочих мест. Системой охвачены три органа государственной власти: Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия, министерство финансов и министерство имущественных и земельных отношений. Все работы на объектах заказчика по установке, настройке программного обеспечения и обучению пользователей выполнялись специалистами компании «Офис-Док».

5 марта 2012 года - завершение второго этапа

Завершен второй этап проекта внедрения системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде на базе решения EOS for SharePoint в исполнительных органах государственной власти (ИОГВ) Республики Бурятия. Поставлено 700 дополнительных рабочих мест системы, проведена модернизация системы и создана подсистема оказания государственных услуг в электронном виде.

Детали внедрения

На втором этапе внедрения доработаны и автоматизированы функции межведомственного обмена документами, добавлена возможность отслеживать маршруты движения документов с учетом раздельного хранения документов в ИОГВ (у каждого ИОГВ отдельная картотека), а также отслеживание внешней отправки, в том числе и по электронной почте. Теперь любое движение или изменение документов, резолюций или задач, подготовка и согласование исходящих и внутренних документов производится с обязательным использованием ЭЦП, что позволило организовать полноценный юридически значимый документооборот, а в дальнейшем полностью избавиться от работы с бумажными документами.

Доработан функционал замещения должностей, отсутствия сотрудников на рабочем месте, атрибутный поиск и функция автоматического создания поручений из шаблона. Пользователи получили возможность создания проектов документов непосредственно из задач. За счет настройки удобных механизмов визуализации поручений и задач, создания дополнительных журналов в карточке было повышено удобство работы пользователей. Также был разработан целый ряд специализированных отчетных форм, позволяющих получать оперативную информацию о ходе исполнения документов и поручений.

Другой важнейшей задачей данного проекта являлось создание подсистемы оказания государственных услуг в электронном виде, включая автоматизацию прохождения заявок на оказание государственных услуг. Данная подсистема обеспечивает целый ряд уникальных для СЭД возможностей, в том числе прямую интеграцию с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг».

В рамках второго этапа модернизации системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде в Республике Бурятия было дополнительно автоматизировано 700 рабочих мест. Таким образом, общее количество автоматизированных рабочих мест составляет около 1000, системой охвачены 80% ИОГВ Республики Бурятия.