Заказчики: Правительство Республики Бурятия Улан-Удэ; Государственные и социальные структуры Подрядчики: Офис-Док, ООО Продукт: EOS for SharePoint 2010 (ЭОС)На базе: Microsoft SharePoint Дата проекта: 2010/06 — 2012/03
Количество лицензий: 980
|
Содержание |
Компания «Офис-Док» завершила второй этап внедрения системы электронного документооборота (СЭД) и оказания государственных услуг в электронном виде на базе решения EOS for SharePoint в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия.
Вехи проекта
История внедрения берет начало в 2003 году, когда компания «Офис-Док» выполнила работы по внедрению системы электронного документооборота в Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия. Впоследствии к системе были подключены все органы государственной власти Республики.
В 2010 году, исходя из новых требований к системе и планов по развитию государственных услуг в электронном виде, было принято решение о модернизации системы. В качестве платформы для обновленной системы был выбран только что вышедший Microsoft SharePoint Server 2010 (SharePoint 2010), а в качестве прикладного решения, реализующего функции электронного документооборота – продукт компании «Электронные Офисные Системы» EOS for SharePoint, интегрированный в платформу SharePoint.
Работа
Специалисты компании «Офис-Док» провели предпроектное обследование исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, изучили потребности заказчика и разработали техническое задание на модернизацию системы. Все необходимые компоненты для реализации этого технического задания были включены компанией «Электронные Офисные Системы» в решение EOS for SharePoint.
Большая работа была проведена по адаптации интерфейса под нужды разных категорий пользователей. Всего было разработано шесть видов интерфейса:
- для делопроизводителей,
- исполнителей,
- руководителей среднего звена,
- руководителей высшего звена,
- помощников руководителей высшего звена,
- контролеров.
Реализовано или усовершенствовано множество других, не менее важных, функций: периодический (ежедневный, еженедельный, ежемесячный) контроль за исполнением документов; контроль исполнения в многопунктовых документах; полноценный атрибутный поиск; поточное сканирование документов; возможность для пользователя выбирать сертификат при подписании документов электронной цифровой подписью и т.д.Метавселенная ВДНХ
Автоматизированы функции: регистрация заявок на оказание госуслуг; направление заявок на рассмотрение; собственно рассмотрение заявок; создание запросов на получение информации, необходимой для рассмотрения заявок; мониторинг хода рассмотрения заявок; контроль исполнения заявок; ответ заявителю в электронной форме.
15 апреля 2011 года. Итоги первого этапа
По завершении первого этапа модернизации системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде в Республике Бурятия автоматизировано 280 рабочих мест. Системой охвачены три органа государственной власти: Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия, министерство финансов и министерство имущественных и земельных отношений. Все работы на объектах заказчика по установке, настройке программного обеспечения и обучению пользователей выполнялись специалистами компании «Офис-Док».
5 марта 2012 года - завершение второго этапа
Завершен второй этап проекта внедрения системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде на базе решения EOS for SharePoint в исполнительных органах государственной власти (ИОГВ) Республики Бурятия. Поставлено 700 дополнительных рабочих мест системы, проведена модернизация системы и создана подсистема оказания государственных услуг в электронном виде.
Детали внедрения
На втором этапе внедрения доработаны и автоматизированы функции межведомственного обмена документами, добавлена возможность отслеживать маршруты движения документов с учетом раздельного хранения документов в ИОГВ (у каждого ИОГВ отдельная картотека), а также отслеживание внешней отправки, в том числе и по электронной почте. Теперь любое движение или изменение документов, резолюций или задач, подготовка и согласование исходящих и внутренних документов производится с обязательным использованием ЭЦП, что позволило организовать полноценный юридически значимый документооборот, а в дальнейшем полностью избавиться от работы с бумажными документами.
Доработан функционал замещения должностей, отсутствия сотрудников на рабочем месте, атрибутный поиск и функция автоматического создания поручений из шаблона. Пользователи получили возможность создания проектов документов непосредственно из задач. За счет настройки удобных механизмов визуализации поручений и задач, создания дополнительных журналов в карточке было повышено удобство работы пользователей. Также был разработан целый ряд специализированных отчетных форм, позволяющих получать оперативную информацию о ходе исполнения документов и поручений.
Другой важнейшей задачей данного проекта являлось создание подсистемы оказания государственных услуг в электронном виде, включая автоматизацию прохождения заявок на оказание государственных услуг. Данная подсистема обеспечивает целый ряд уникальных для СЭД возможностей, в том числе прямую интеграцию с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг».
В рамках второго этапа модернизации системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде в Республике Бурятия было дополнительно автоматизировано 700 рабочих мест. Таким образом, общее количество автоматизированных рабочих мест составляет около 1000, системой охвачены 80% ИОГВ Республики Бурятия.