Роснефть НК (1С-Битрикс24)

2021: Личный кабинет акционера

Задача

В 2017 году «Роснефть» попала в экспериментальную госпрограмму по цифровизации процессов. Задача — перевести в онлайн и оптимизировать процесс работы с акционерами с помощью цифровых решений. Так стартовала разработка личного кабинета акционера.

Исполнение

Портал для коммуникации

Чтобы проинформировать акционеров о собрании, сотрудники готовят официальные письма, согласовывают детали и отправляют приглашения по почте.

Благодаря выполненным специалистам Extyl работам объявления о собрании просто появляются в личных кабинетах акционеров. Информация о запланированных будущих мероприятиях, и о тех что уже прошли, отображается в календаре. Документы, презентации и отчеты с прошедших мероприятий хранятся там же — в любой момент можно зайти посмотреть итоги и решения, которые были приняты ранее.

Сотрудники «Роснефти» теперь могут быстро информировать всех акционеров об изменениях в повестке собрания. Акционеры в свою очередь могут заранее подготовить предложение, добавить свой комментарий к повестке или задать вопрос. Модераторы видят и обрабатывают информацию реал-тайм. Все это ускоряет коммуникацию в разы.

Личный кабинет позволяет акционерам посещать собрания онлайн в случае необходимости. Внутри портала мы предусмотрели возможность онлайн-трансляции и функцию голосования — например, за состав совета директоров или выпуск дополнительных акций. Количество акций влияет на вес голоса акционера. Распределять свои голоса можно между номинациями, итоговый результат будет показан в виде диаграммы.Как российский «Ашан» справляется с уходом Oracle и других зарубежных вендоров. Интервью с CEO «Ашан Тех» Верой Эмрот

Чтобы учесть особые требования безопасности к подтверждению личность акционера, внедрена электронно-цифровая подпись с ключем на флэшке. После авторизации с ней на портале все действия автоматически подкрепляются цифровой подписью.

Обращения в Роснефть

Не только «Роснефть» тратила колоссальные ресурсы на связь с акционерами. Акционерам тоже часто требовалось много усилий, чтобы получить обратную связь от корпорации. Например, чтобы заказать выписку, узнать сколько выплат по дивидендам им положено, когда их начислят, нужно было по старинке отправлять официальное письмо через Почту России и ждать ответа. «Роснефть» перенаправляла запрос в Реестр РН (отдельный архив) и только потом отправляла нужную информацию. Каждый запрос проходил через нескольких специалистов-обработчиков.

Теперь, заходя в личный кабинет, акционер может:

• посмотреть, сколько у него акций
• узнать, сколько дивидендов он получит
• заказать выписки и справки
• посмотреть график начисления дивидендов, историю операций по акциям
• скачать отчет по выплатам по периодам

Чтобы отображать актуальные данные, мы реализовали интеграцию с реестром напрямую. А если все-таки нужна бумажная справка, заказать ее можно в один клик — по готовности придет уведомление. Для безопасного получения персональных данных из реестра мы подключили отдельный сервис внутреннюю шину, через которую шла интеграция с шифрацией и дешифрацией данных во избежание кражи.

Достигнутый результат

«Роснефть» стала одной из первых государственных компаний, которая с нашей помощью начала цифровую трансформацию. Эта была лишь малая часть процессов, которые требовали оцифровки. Мы снизили затраты ресурсов компании на организацию и обработку большого потока информации, связанной с акционерами, сократили нагрузку сотрудников. Акционерам легче взаимодействовать с компанией, - рассказали в Extyl.

2020: Создание портала АИС «Корпоративное управление»

Сроки реализации проекта: апрель 2019 г. - апрель 2020 г.

Задача

Автоматизировать процессы подготовки и проведения собраний акционеров «Роснефть» (ГОСА и ВОСА).

Исполнение

Процессы автоматизированы в рамках портала АИС.

• Добавили в задачи разграничение прав в зависимости от роли (Постановщик/Ответственный/Соисполнитель)
• Разработан конструктор форм, позволяющий создавать и выводить их в нужных задачах. Настроили генерацию подзадач
• Выбор городов, площадок проведения ОСА, их согласование, утверждение бюджета.
• Формирование рабочих групп по направлениям деятельности
• Формирование плана мероприятий ОСА из шаблона прошлого года, с возможностью Экспорта/Импорта Excel, печатными формами, указанием ответственных и крайнего срока.
  • Многоуровневое согласование (как последовательное, так и параллельное)
  • Автоматические оповещения о приближающихся дедлайнах. Формирование отчетности по каждому мероприятию.

• Реализован интерфейс для обработки входящих обращений акционеров, а также контроля сроков ответа по уже поступившим обращениям.
• Внедрили формирование отчетов для Руководства.
• Возможность формирования списка кандидатов на основании текущего состава, списка резервных кандидатов, выбора председателя.
• Согласование списка кандидатов со службой безопасности
• Формирование печатных форм для подписи ГИД.