СКФ "Сфера" модернизирует систему электронного документооборота компании

Строительная компания «Сфера» при поддержке Digital Design развивает систему электронного документооборота на базе платформы DocsVision.

Задачи

Специалисты организации переведут СЭД на версию 4.5 платформы DocsVision и расширят ее функционал в области управления внутренними процессами и автоматизации согласования договоров.

Компания «Сфера» внедрила систему электронного документооборота на базе DocsVision в 2009 году при участии Digital Design. До настоящего момента СЭД использовалась для делопроизводства и в качестве электронного архива, а ключевым пользователем продукта был секретариат. Сейчас потребности СК «Сфера» в области автоматизации документооборота возросли и было принято решение о преобразовании существующей СЭД.

Планы

В рамках нового проекта специалисты компании планируют усилить систему контроля исполнительской дисциплины, а также автоматизировать процесс согласования договоров. Ключевым моментом модификации СЭД станет внедрение офлайн клиента, необходимого для подключения к системе сотрудников на строительных площадках СК «Сфера». Сервис офлайн заданий предназначен для работы на клиентских компьютерах, не имеющих прямого онлайн доступа к серверу. Передача данных в этом случае будет осуществляться по электронной почте, а задание открываться через почтовую программу Microsoft Outlook. Таким образом, с помощью офлайн сервиса сотрудники на удаленных площадках смогут получать через систему задачи и актуализировать их состояние. Также для полноценной работы сотрудников на строительных участках с медленным доступом к сети (например, по мобильному Интернету) у клиентов устанавливается терминальное подключение с использованием технологии Microsoft RemoteApp.

Мнение

Дмитрий Востряков, заместитель директора по ИТ СК «Сфера», комментирует: «В настоящее время каждый сотрудник предприятия может получать до 40 задач – приказов, распоряжений, служебных записок в день. В системе только за первую половину 2011-го года накоплено несколько тысяч различных документов – служебных записок, входящей и исходящей корреспонденции, договоров, приказов и так далее. Контролируются сроки исполнения заданий через систему отчетов. Она позволяет снизить количество неисполненных и просроченных задач, поднимает ответственность работников, позволяет просмотреть загруженность сотрудника. Специалисты начинают более ответственно подходить к назначению сроков исполнения заданий, они становятся более адекватными реальности. В настоящий момент в системе задействованы около 200 офисных сотрудников, но нам требуется возможность контроля исполнительской дисциплины ещё более 100 человек, работающих на удаленных строительных объектах. Использование оффлайн клиента решит эту задачу и поможет оптимизировать взаимодействие удаленных площадок и офиса. Мы также планируем дальнейшее расширение функционала системы электронного документооборота, постепенно переходя к процессному управлению. Сейчас идет активное построение системы контроля исполнительской дисциплины и автоматизация процесса согласования договоров. Также в настоящее время создаются и описываются процессы по регламентным операциям и процессы с определенной логикой движения по цепочке исполнителей и контролеров».