Ситуация к началу реализации проекта. На середину 2011 года в ЗАО «Бизнес-решение» автоматизация бизнес-процессов была организована в основном посредством MS Outlook. Регистрация входящей/исходящей корреспонденции велась в бумажных журналах и дублировалась в простом специализированном приложении (далее – «электронный журнал»); нужные сотрудникам документы копировались на бумажном носителе; поручения отдавались устно, по телефону или с помощью задач в MS Outlook и с его же помощью контролировались. Информация по работе с корпоративными документами - по преддоговорной работе, по договорам, связанная с ними документация - была довольно разрозненна, поиск «связанных» документов, контроль соответствующих им поручений и сроков по ним затруднен. Ситуация осложнялась наличием более десяти юридических лиц под управлением ЗАО «Бизнес-решение». Также назрела необходимость организации «базы знаний» для IT-службы, в связи с обилием однотипных обращений пользователей и решений по ним.
Цели проекта.
Основные цели, которые предполагалось достигнуть с помощью автоматизации, это упорядочить учет документов и улучшить взаимодействие сотрудников. В ходе изучения положения о документообороте и выявления основных схем внутреннего движения документов по сотрудникам и подразделениям, были определены следующие дополнительные цели и задачи:
- Организация единого информационного пространства компании, с ограниченным доступом для разных категорий сотрудников на основе базовой модели прав доступа, протоколирование действий сотрудников с документами.
- Автоматизация учета входящей и исходящей корреспонденции, регистрация приказов, распоряжений, регламентов, положений и других внутренних документов.
- Создание «базы знаний» для IT-службы с целью систематизации решений по типовым обращениям в службу от подразделений и пользователей.
- Создание максимально прозрачной системы выдачи, организации исполнения и контроля исполнения поручений по документам.
- Автоматизация преддоговорной работы, учет договоров.
- Обучение сотрудников компании использованию универсального прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес» и принципам управления документами, заданиями и корпоративной информацией на базе данной ECM-системы.
Ход выполнения работ.
1. На территории Заказчика проведено обследование основных бизнес-процессов, связанных с работой с документами. Обследование проводилось путем изучения внутренних положений о документообороте, различных журналов регистрации (бумажных и электронных), а также интервьюирования ключевых участников процессов.
2. В результате работ по обследованию бизнес-процессов, была выработана и согласована с Заказчиком общая концепция настройки системы.
3. Специалистами ООО «КС-Консалтинг» разработана базовая модель конфигурации и прав доступа пользователей, настроены и заполнены справочники. Впоследствии, в ходе развертывания системы и работы с конечными пользователями, производилась «тонкая настройка» интерфейса и прав доступа для нужд конкретных пользователей.Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 6.9 т
4. Разработаны базовые отчетные и печатные формы для документов, журналов и реестров договоров. Все дальнейшие работы производились на территории Заказчика.
5. Настройка системного ПО на сервере (IIS, MS SQL Server 2008 Express).
6. Установка серверного ПО eDocLib: Актив Бизнес.
7. Поэтапный запуск в эксплуатацию системы. Работа проходила следующим образом: была сформирована группа сотрудников, которым предстояло стать пользователями системы и проведено групповое обучение для понимания идеологии использования eDocLib: Актив Бизнес, основных функциональных и методологических моментов работы с ней. Затем с каждым пользователем было проведено индивидуальное обучение, в ходе которого пользователь научился работать в системе, освоил основные функции, относящиеся к его работе. Кроме того, специалистами «КС-Консалтинг» была проведена настройка рабочего пространства и интерфейса системы для каждого пользователя с учетом специфики его работы.
Результаты проекта, перспективы.
В результате внедрения универсального прикладного решения eDocLib: Актив Бизнес в ЗАО «Бизнес-решение» на первом этапе было введено в эксплуатацию 13 рабочих мест системы, которыми были обеспечены ключевые лица предприятия. В компании была создана удобная и прозрачная система учета документов, поручений и отчетов по ним, упорядочена работа по разработке, учету, согласованию различных видов документов, формализован ряд бизнес-процессов.
Каждый пользователь прошел групповое и индивидуальное обучение с целью получения максимально ясного представления о возможностях системы и приобретения практических навыков работы с ней. Одному пользователю был прочитан расширенный курс системного технолога (навыки редактирования справочников, создания пользователей и редактирования прав доступа к данным системы).
С 01.09.2011 г. в организации начата промышленная эксплуатация системы. В ходе первых месяцев эксплуатации системы, Заказчиком совместно со специалистами ООО «КС–Консалтинг» будут сформированы планы дальнейшего расширения использования богатых возможностей eDocLib: Актив Бизнес в сети аптек «Первая помощь», в том числе в части более полного использования ECM-функционала данного прикладного решения.
Таким образом, все цели данного этапа проекта внедрения прикладного решения eDocLib: Актив Бизнес можно считать достигнутыми.
В планах дальнейшего сотрудничества ЗАО «Бизнес-решение» и ООО «КС–Консалтинг» - дальнейшая индивидуальная доработка прикладного решения с учетом растущих потребностей Заказчика и специфических бизнес-процессов.
Развитие проекта
24 июля 2014 года стало известно о приобретении ЗАО «Бизнес Решения» в августе 2013 года дополнительных лицензий системы «eDocLib: Актив Бизнес».
Новые рабочие места предназначены преимущественно руководителям отделов, что дало им возможность более оперативной реализации управленческих функций. В 2014 году приобретены дополнительные лицензии для специалистов юридической службы и бухгалтерии.
Использование системы «eDocLib: Актив Бизнес» в качестве инструмента управления документами и взаимодействием сотрудников положительно сказалось на качестве бизнес-процессов компании. Организация единого упорядоченного информационного пространства, создание справочников клиентов и контрагентов, разграничение доступа к документам для разных категорий сотрудников – все это позволило оптимизировать деятельность работников предприятия, и в первую очередь – уменьшить затраты времени на рутинные операции.
Повысилась эффективность работы сотрудников, улучшился климат в коллективе.