"Сибавиастрой" автоматизирует документооборот и строит планы

Компания «Сибавиастрой» при участии компании ООО "Информационное агентство «Референт» автоматизирует документооборот на базе системы EOS for SharePoint.

Задачи

Целью внедрения являлась автоматизация документооборота на всех подразделениях предприятия «Сибавиастрой». Постановка задачи внедрения включает в себя: прописанный и утвержденный регламент движения документов на предприятии, установленная и настроенная система электронного документооборота (сервер, клиентские машины, сканеры), обучение сотрудников, инструкции для каждого рабочего места, назначение контролирующего сотрудника (поддерживающего сотрудника) на каждом подразделении, разработанные обучающие скринкасты по работе с системой для всех сотрудников компании.

Немаловажной задачей построения СЭД в «Сибавиастрой» является вовлечение как можно большего числа сотрудников компании в процесс реализации проекта для того, чтобы система впоследствии стала действительно работающим инструментом, позволяющим отвечать основным бизнес-потребностям заказчика:

• создание прозрачности управления (возможность отследить выполнение поставленных задач, место нахождения документов);
• сокращение накладных затрат;
• сокращение затрат рабочего времени на поиск документов;
• создание системы мотивации основанной на достижении заданных показателей.
• создание единой библиотеки регламентных и рабочих документов по предприятию;
• создание единого информационного портала на предприятии;
• поддержание версионности создаваемых и согласующихся документов;
• переход на безбумажный документооборот между структурными подразделениями на предприятии.

Выбор

При выборе средства автоматизации документооборота в «Сибавиастрой» рабочая группа клиента проводила сравнение нескольких СЭД. В итоге, по результатам оценки возможностей систем в ходе практических демонстраций, руководство «Сибавиастрой» остановило выбор на продукте компании-разработчика «Электронные Офисные Системы» - системе EOS for SharePoint 2010.

Решение

На первом этапе проекта в октябре 2011 года было проведено обследование организации документооборота предприятия. В результате, в декабре 2011г. был представлен отчет, содержащий прописанные и утвержденные маршруты прохождения всех видов документов на предприятии.

Второй этап проекта запущен в январе 2012 года, в ходе которого выполнено внедрение и настройка СЭД. Плановая дата завершения этого этапа - апрель 2012 года.

Планы

В перспективе планируется расширение системы с подключением рабочих мест всех сотрудников ОАО «Сибавиастрой» и развитие самого портала SharePoint 2010.