Славянка УК ЖКХ Минобороны (Directum (СЭД/ECM-система))

ПРОЕКТ:

Внедрение системы DIRECTUM в компании ОАО «Славянка»

Цель проекта:

Внедрить систему электронного документооборота в целях совершенствования бизнес-процессов компании.

Используемые решения и сервисы:

• Классическое делопроизводство
• Рассмотрение и вынесение резолюций
• Ведение электронного архива документов
• Исполнение и контроль за исполнением документа по резолюции руководителя
• Управление договорами

Особенности внедрения:

• Обеспечение безопасности информации путем разграничения прав доступа, т.к. ранее документы головного офиса могли стать достоянием любого филиала компании;
• Распределенная система;
• Интеграция с 1С:ЗУП на уровне справочников.

Результаты проекта:

• Проведена автоматизация процессов работы с входящими/исходящим и управление договорами в головной организации и всех филиалах холдинга;
• Реализована интеграция между DIRECTUM и 1С ЗУП и автоматическое связывание данных о пользователях, загружаемых из Active Directory со справочником Работники системы DIRECTUM, что позволило исключить дублирование и ошибки, заменив ручной ввод данных автоматической синхронизацией между системами.

История проекта

В 2013 году руководство ОАО «Славянка» столкнулось с определенными трудностями - существующая Система Электронного Документооборота перестала отвечать требованиям бизнеса, информация в системе содержала много дублированных данных, процессы были осложнены большим количеством ежедневных операций и проходили не оптимально. В конце 2013 года был объявлен тендер на внедрение системы DIRECTUM, который выиграла компания ТАНАИС и в кратчайшие сроки начала проект.
Вот что говорит по результатам проекта Палагин Андрей Анатольевич, заместитель генерального директора по информационным технологиям:
- Одной из приоритетных задач стала интеграция системы DIRECTUM и 1С:ЗУП. Так как справочники Пользователи, Работники, Персоны, Подразделения, Наши организации ранее заполнялись в СЭД в ручном режиме, то данные по оргштатной структуре такой крупной организации не всегда соответствовали действительности. Необходимо было настроить автоматическую синхронизацию данных из 1С:ЗУП в DIRECTUM и автоматическое связывание данных о пользователях загружаемых из Active Directory со справочником Работники системы DIRECTUM. В настоящее время в системе находится только актуальная информация по пользователям и работникам, что исключает при работе бизнес-процессов возникновение ошибок при назначении исполнителей.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы Стоит отметить, что дополнительной сложностью при проведении работ по интеграции с 1С Зарплата и Управление Персоналом было наличие нескольких десятков распределенных баз 1С по числу подразделений ОАО «Славянка». Поэтому при выполнении работ по интеграции необходимо было учитывать возможные коллизии и предусматривать варианты их разрешения, с чем специалисты ТАНАИС успешно справились.''

В результате осуществления проекта внедрение системы DIRECTUM в компании ОАО «Славянка»:

• Деятельность работников Канцелярии и помощников руководителей свелась к минимальному количеству операций по обработке корреспонденции и отправке ее на рассмотрение и исполнение поручений. Что существенно ускоряет процесс доставки информации до конечного исполнителя и выполнения поставленной задачи. Упростился процесс снятия поручения с контроля. Раньше это делалось сотрудниками контрольно-аналитического отдела вручную.
• Договорные процессы стали прозрачней, появилась возможность проводить аналитику по количеству заключаемых договоров по виду деятельности и другим критериям; контролировать оплаты по уже заключенным договорам и дополнительным соглашениям, что позволяет избежать переплат; планировать бюджет организации на будущие периоды.

28 февраля система DIRECTUM в ОАО «Славянка» успешно введена в промышленную эксплуатацию и в настоящее время развивается.

Сопровождение

Начиная с момента запуска системы в промышленную эксплуатацию компания TANAIS успешно сопровождает внедренное решение, обеспечивая 1, 2 и 3 линию поддержки пользователей.