Славянский торг (1С:Документооборот ПРОФ)

2012: Автоматизация документооборота на базе 1С:Предприятие 8

Славянский торг, производитель и поставщик товаров народного потребления, в марте 2012 года перешла на электронный документооборот с помощью программного решения 1С:Документооборот версии ПРОФ.

Предпосылки проекта

Компания всего за 2 года работы распространила широкую дилерскую сеть и собственные торговые точки на территории Москвы и Московской области. По внутренним оценкам оборот компании вырос более чем в 10 раз. Было начато новое направление деятельности с открытием производственной площадки товаров для дома.

Поскольку также выросло количество контрагентов, контролировать индивидуальные условия сотрудничества, оплат, сроков действия и соблюдения договорных обязательств, без автоматизированной системы стало затруднительно: возникали просрочки, компании приходилось платить пени. Помимо этого, подготовка бумажных копий документов занимала много времени, возникали дополнительные траты. Руководство компании приняло решение об автоматизации документооборота.

Цели проекта автоматизации

• Оптимизация работы с документами;
• Организация оперативного обмена с контрагентами;
• Ускорение принятия управленческих решений и согласования;
• Организация электронного хранилища с эффективным поиском и контролируемым доступом.

Программа и интегратор

Для автоматизации работы с документами было выбрано решение 1С:Документооборот ПРОФ на платформе 1С:Предприятие 8. Партнером по проекту внедрения решения и созданию эффективной автоматизированной системы документооборота стал 1С-интегратор WiseAdvice-IT.

В качестве предпроектного обследования эксперты WiseAdvice-IT провели аудит документооборота компании Славянский торг, разработали методологию работы с документами для офиса компании, для торговых точек и производства.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.2 т

Автоматизированные бизнес-процессы

• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел;
• Учет договоров;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Согласование документации.

В рамках наполнения системы с помощью консультантов интегратора была произведена выверка и «очистка» документов от дублей и потерявших актуальность экземпляров. Заказчику была оказана всесторонняя поддержка на этапе опытной эксплуатации системы, проведено обучение.

Результаты проекта

• Установка СЭД на базе 1С:Документооборот 8 ПРОФ сократила срок согласования документов на 50%;
• Исключены просрочки договоров;
• Система контроля поручений не позволяет «зависать» согласованию;
• На базе разработанной экспертами WiseAdvice-IT методики работы с документами, составлен регламент согласования документов и заявок, а также стандартизированы обязанности сотрудников. Создана единая среда работы с документами, ориентированная на эффективную совместную работу сотрудников разных уровней.