Заказчики: Таймырский колледж Подрядчики: Этлас-Софт (Atlas Soft) Продукт: Этлас (ЭДО)На базе: Платформа Этлас Дата проекта: 2019/09 — 2020/05
|
2020: Внедрение электронного документооборота
Краевое государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Таймырский колледж» начало работать в СЭД «Этлас». Об этом 21 августа 2020 года сообщили в «Этлас-Софт».
В сентябре 2019 года ИТ-специалисты «Таймырского колледжа» начали проработку проекта внедрения электронного документооборота с целью формирования надежного хранилища документов и автоматизации обработки и согласования документов. После изучения представленных на рынке систем было выбрано решение от компании «Этлас-Софт».
В ходе внедрения системы электронного документооборота специалисты компании «Этлас-Софт» провели обследование текущего бумажного документооборота и существующей ИТ-инфраструктуры колледжа. В ходе обследования был согласован перечень настроек, который необходимо выполнить для функционирования системы. От заказчика были получены все необходимые данные:
- Структура хранения документов колледжа;
- Типы и подтипы документов с описанием их карточек;
- Список пользователей и групп пользователей с распределенными правами доступа к документам;
- Описания текущих бизнес-процессов обработки документов;
За счет использования информационных анкет, которые заполняются заказчиком, по определенным шаблонам, процесс обследования существующего документооборота очень сильно упрощается как для специалистов исполнителя, так и для заказчика.Доходы российских поставщиков ИТ-услуг за год выросли на 2,6% и достигли 549,3 млрд рублей
После проведения обследования специалисты «Этлас-Софт» на основании технического задания провели непосредственную настройку системы под согласованные требования, а именно:
- Завели в систему пользователей.
- Сформировали группы пользователей.
- Сформировали структуру хранения документов в системе.
- Настроили распределение прав доступа пользователей и групп пользователей к различным сегментам электронного архива документов.
- Завели в систему все необходимые справочники.
- Произвели настройку карточек и состава атрибутов для существующих типов документов.
- Настроили согласованные процессы обработки документов.
- Выполнили настройку правил автоматической нумерации, автоматического именования, автоматического размещения документов при их регистрации в системе. Эти механизмы упрощают регистрацию документов за счет сведения к минимуму количества действий пользователя системы.
- Сформировали необходимый перечень шаблонов документов.
В результате внедрения системы «Этлас» колледж упростил и сделал прозрачной работу с документами. Теперь ответственные исполнители могут в режиме реального времени отслеживать состояние поставленных задач и оперативно вносить корректировки при необходимости.