ТрансКонтейнер (OPTIMA-WorkFlow)

Цели проекта

• Организация эффективного делопроизводства ОАО «ТрансКонтейнер»
• Повышение исполнительской дисциплины, производительности труда вовлеченных в процесс документооборота сотрудников и качества выполнения заданий по обработке договорных документов

В рамках проекта были успешно решены следующие задачи:

• Автоматизация процессов обработки документов
• Своевременная и гарантированная доставка документов в рамках информационного обмена на рабочие места исполнителей, ответственных за их обработку
• Обеспечение гарантированной сохранности и целостности документов
• Исключение рисков потери или искажения документов, несанкционированного доступа к информации
• Централизованное управление процессом обработки документов, типизация и унификация методов работы с документами, использование единых правил классификации и кодирования данных
• Создание условий для работы по безбумажной технологии

Количество пользователей ― 250

Особенности проекта

• Система электронного документооборота на платформе OPTIMA-WorkFlow реализована в двух вариантах: Windows-приложения для сотрудников Центрального аппарата и «тонкий клиент» для удаленных пользователей из филиалов ОАО «ТрансКонтейнер»
• Помимо хорошо знакомых процессов автоматизации и обработки входящей корреспонденции, подготовки и согласования исходящей корреспонденции, нормативной документации, согласования договорных документов, автоматизирован учет судебных дел

Развитие проекта

Планируется создание территориально-распределенной системы управления документами на платформе OPTIMA-WorkFlow, охватывающей все подразделения компании.

Техническая платформа

• Платформа СЭД: OPTIMA-WorkFlow 1.19
• СУБД Microsoft SQL Server 2005
• СерверWeb-доступа на базе Microsoft Internet Information Services
• Модуль интеграции СЭД с корпоративным порталом ОАО«ТрансКонтейнер»

Отзыв о внедрении системы электронного документооборота в ОАО «ТрансКонтейнер»

Одной из приоритетных задач по повышению эффективности и конкурентоспособности ОАО «ТрансКонтейнер» является совершенствование методов документационного обеспечения управления. Для решения этой задачи мы выбрали систему электронного документооборота OPTIMA- Workflow разработку Группы компаний Optima.

Внедрение было начато с автоматизации Центрального аппарата ОАО «ТрансКонтейнер». В настоящее время система электронного документооборота находится в постоянной эксплуатации, работают более 250 пользователей. В OPTIMA-Workflow ведется регистрация и контроль исполнения входящей / исходящей корреспонденции, обработка внутренних нормативных документов (приказов, распоряжений), учет юридической службой судебных и административных дел, договорная работа. Михаил Садиров, SMART technologies: На тестирование мультивендорных решений есть спрос

Для сотрудников и руководителей предусмотрены различные формы отчетности, как статистические, так и связанные с контролем исполнительской дисциплины. Сотрудники удаленных филиалов компании своевременно получают всю необходимую информацию о документах аппарата управления при помощи веб-клиента системы.

Проект по внедрению OPTIMA- WorkFlow в Центральном аппарате, являющийся важным этапом создания единой корпоративной информационной системы ОАО «ТрансКонтейнер», был осуществлен специалистами ГК Optima профессионально и в заданный срок.

Очередной этап нашей совместной работы — создание территориально-распределенной системы управления документами, охватывающей все подразделения компании.