ТрансТелеКом (CompanyMedia)

Внутренний документооборот

По словам ИТ-директора компании ТТК Леонида Иванова в компании используется следующая схема. Для поддержки классического документооборота используется тиражируемый продукт — Company Media (разработка компании «ИнтерТраст», в промышленной эксплуатации с 2001 года). Система построена по ГОСТам в области организации документооборота, но она не предназначена для автоматизации процессного подхода, так что эти задачи решаются в своей собственной workflow‑системе на IBM Lotus. Для хаотичного общения, опять же по словам руководителя департамента информационных технология, используется электронную почту, видеоконференцсвязь и традиционные телефоны.

СЭД для ПБД

Не так давно ТТК приступила к внедрению электронного оборота первичных бухгалтерских документов (ПБД). Разработкой механизма и реализацией проекта, основанного на электронной цифровой подписи, занимается дочернее предприятие ТТК-Бизнес. Переход на безбумажную технологию будет осуществляться поэтапно. На первом этапе началось его внедрение в подразделениях эксплуатации в головном офисе и региональных предприятиях. Сегодня в электронном виде оформляется одна форма ПБД – акт выполненных работ. Ко второму полугодию 2009 г. в сферу безбумажного оборота будут вовлечены все службы группы компаний и все виды ПБД.

Ядром системы, на базе которой осуществляется электронный документооборот, является портал Telecomtrans.com, реализованный на основе программного обеспечения Microsoft Office SharePoint Server 2007. Подписав договор с компанией ТТК-Бизнес, можно будет размещать и хранить на портале различные бухгалтерские документы, совместно работать с ними и подписывать их с помощью ЭЦП. Система обеспечит моментальное уведомление заинтересованных служб о доступности документов для ознакомления, подписи или дальнейшей обработки, а также их проверку аудиторами. Возможные конфликтные ситуации разбираются с помощью удостоверяющего центра ТТК.

Внедрение электронного оборота ПБД позволит оптимизировать бизнес-процессы в основных подразделениях группы компаний ТТК, существенно снизить финансовые и временные затраты на пересылку документов между ними. Безбумажный оборот будет способствовать также достижению высокой прозрачности корпоративной отчетности.

Отработка всех вопросов электронного оборота бухгалтерских документов внутри группы компаний ТТК позволит в последующем предложить сторонним клиентам электронный оборот любых документов произвольного содержания - договоров, дополнительных соглашений, гарантийных писем, счетов, актов, согласовательных листов и т.д. В первую очередь услуга рассчитана на участников рынка транспортных услуг, но может быть использована и в других отраслях экономики. Компания ТТК-Бизнес активно продвигает реализацию проекта по организации единого информационного пространства для транспортной отрасли. В его рамках ТТК-Бизнес занимается разработкой информационных систем, призванных повысить экономическую эффективность предприятий, работающих на транспорте.

Предлагаемые компанией ТТК-Бизнес технологии позволяют существенно улучшить существующий порядок документооборота в компаниях транспортной отрасли, значительно повысив его эффективность и снизив издержки.