«СофтЭксперт» внедряет «1С:Документооборот 8» в «Тулаавтодоре»

В конце 2014 г. специалисты группы компаний «СофтЭксперт» завершили первый этап внедрения системы «1С:Документооборот 8 Проф» в государственном учреждении Тульской области «Тулаавтодор».

«Тулаавтодор» отвечает за ремонт и благоустройство дорог тульского региона. В состав предприятия входит более 20 филиалов и участков, располагающихся в разных районах области. Территориальная удаленность подразделений усложняет взаимодействие сотрудников между собой: по многим вопросам необходимо оформлять письма, запросы и служебные записки в другие участки или управление. Нумерация документов в каждом удаленном подразделении использовалась своя, в результате чего один и тот же документ мог быть зарегистрирован дважды или трижды: как исходящий в одном участке и как входящий в другом. Эти и другие сложности при работе с документами стали предпосылками создания системы электронного документооборота, рассказали в компании.

Главными задачами внедрения системы электронного документооборота (СЭД) были: упрощение работы с документами из участков и филиалов; ускорение согласования проектов договоров и контрактов; возможность оперативного доступа к документам с учетом прав доступа; создание единого электронного архива документов.

На первом этапе проекта планировалась автоматизация учета служебных записок и писем из филиалов, договорной деятельности, входящей и исходящей корреспонденции. В процессе внедрения было решено также использовать «1С:Документооборот» для обмена финансовыми документами между управлением и участками. Ранее для этого использовалась электронная почта, но ряд технических вопросов (использование незашифрованного канала передачи данных, возможность взлома почтовых ящиков пользователей, возможность удаления письма и др.) заставили искать другой путь передачи документов. При помощи «1С:Документооборота» был ограничен круг лиц, имеющий доступ к данным документам, решены проблемы с возможностью случайного удаления письма и пр.

Среди первых результатов внедрения в «СофтЭксперте» выделили упрощение работы с документами из удаленных подразделений: теперь двойная нумерация одних и тех же документов исключена, сотрудники участков и филиалов в любой момент могут получить информацию о том, у кого находятся их служебные записки и письма, ознакомиться с резолюциями руководства. Секретарь управления, являющийся, по сути, основным связующим звеном между участками и управлением «Тулаавтодора», имеет оперативный доступ к информации о том, кем и когда были подготовлены ответы на письма и выполнены поручения. Удобный механизм связей позволяет секретарю из карточки документа перемещаться в связанные документы. Во многом упростила работу секретаря управления возможность быстрого поиска документов в единой базе, отметили в компании.

В процессе работы было решено обновить систему до «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Такое решение обусловлено более удобным функционалом в части работы с процессами и задачами. По отзыву заказчика, с мая 2015 г. «Тулаавтодор» использует для учета документов «1С:ДГУ», и за это время секретари по достоинству оценили удобство СЭД.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

На данный момент регистрация документов в управлении «Тулаавтодора» ведется только в электронном виде (раньше велась в бумажных журналах). Во многих удаленных подразделениях также сотрудники отказались от регистрации документов в журналах в пользу СЭД.

В целом, по оценкам заказчика, система позволила упростить работу с внутренними документами предприятия, ускорить взаимодействие между территориально удаленными подразделениями, исключить двойную регистрацию документов и оптимизировать исполнительскую дисциплину сотрудников.

В ближайших перспективах развития системы — окончательный отказ от ручной регистрации документов в территориально удаленных участках, учет в СЭД всех документов организации, увеличение числа сотрудников, работающих в программе.