| Заказчики: Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Барнаула Барнаул; Государственные и социальные структуры Продукт: Дело (ЭОС)Дата проекта: 2017/09 — 2017/11
Количество лицензий: 3
|
13 декабря 2017 года компания ЭОС сообщила внедрении системы электронного документооборота в Управлении по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям г. Барнаула. Решением, выбранным для автоматизации, стала СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС (г. Москва). Проект реализован ООО «КС-Консалтинг».
Управление по делам ГО и ЧС г. Барнаула закупило рабочие места системы «ДЕЛО». Пользователями стали сотрудник приемной, начальник общего отдела и специалист IT-отдела. В процессе настройки системы были заведены все необходимые группы документов (входящие, исходящие, обращения граждан, распорядительная документация). В базу данных занесены справочник внешних организаций, номенклатура дел, внутренний справочник должностных лиц. Также специалисты «КС-Консалтинг» провели настройку правил СЭВ: согласование справочников СЭД участников взаимодействия, заполнение справочников СЭВ, тестирование обмена. При определении правил регистрации документов использованы дополнительные возможности системы: настроено автоматическое заполнение некоторых полей регистрационной карточки, позволяющие максимально облегчить работу по вводу данных.
Управление по делам ГО и ЧС г. Барнаула закупило 3 рабочих места системы «ДЕЛО».
Следующим этапом внедрения СЭД стала подготовка пользователей. В процессе обучения, рассматривая процедуру регистрации документов, приходящих по электронной почте, сотрудники Управления и специалисты «КС-Консалтинг» совместно решили, что целесообразно перейти на почтовый клиент MS Outlook. Преимущество этого клиента в данном случае в том, что он легко интегрируется с СЭД «ДЕЛО». Это позволяет облегчить и ускорить регистрацию поступающих по почте документов (настроить ее в автоматическом режиме), а отправку по e-mail можно делать прямо из системы документооборота.
Система «ДЕЛО» в Управлении по делам ГО и ЧС г. Барнаула запущена в эксплуатацию в ноябре 2017 года. Специалисты Управления отмечают удобство работы в системе, особенно отмечая тот функционал, которого не было в ранее используемой СЭД: возможность устанавливать связки между документами, автоматическое формирование отчетов по исполнительской дисциплине и объему документооборота по заданным параметрам, ведение информации о списании документов в дело, контроль сроков исполнения поручений и др.
