2019: Автоматизация документооборота на базе "1С:Документооборот 8 ПРОФ"
Предпосылки
ООО «Фарм Концепт» занимается производством и упаковкой лекарственных препаратов. С момента основания компании, а именно с 2015 года, всю документацию компания хранила в бумажном виде, согласовала договоры огромное количество времени. Кроме того, часть документов терялась.
В итоге в 2018 году в компании встал вопрос автоматизации и оптимизации работы с документами.
Выбор системы и подрядчика
В качестве партнера по автоматизации была выбрана компания Infosuite, с которой уже сотрудничали ранее. В качестве программного продукта, решающего задачи компании, был выбран «1С:Документооборот ПРОФ».
Итоги
С помощью данного программного продукта «Фарм Концепт» смогла решить задачи автоматизации учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, согласования документов и анализа документооборота, а именно:
- учет входящих, исходящих и внутренних документов;
- хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
- автоматизация ключевых бизнес-процессов — рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление;
- поддержка бумажного делопроизводства и документооборота.
Эффекты от внедрения:
- Быстрый поиск и оформление документов
- Уменьшение рутинной работы
- Высвобождение времени на более эффективную работу
По итогам проекта в компании «Фарм Концепт» выстроена работа с внутренними документами, создана структура папок для их хранения, настроены маршруты движения. Также разработан процесс согласования и подписания договоров: для большинства договоров созданы шаблоны согласования, сотрудники, ответственные за подготовку договоров, могут указать этапы согласования (на основании нескольких шаблонов), а также согласующих, которые должны участвовать в обработке, а затем отслеживать процесс выполнения поставленной задачи. Как «Полюс» отказывается от SAP. Опыт российского лидера золотодобычи представлен на TAdviser SummIT 3.3 т
По отзыву заказчика, компании практически удалось уйти от бумажного документооборота, время согласования документации уменьшилось в разы, а любой документ можно найти с помощью нескольких кликов компьютерной мыши.
Автоматизирован документооборот (ECM), а именно:
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Компанией Infosuite осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "
1С". Также оформлен платный договор
1С:ИТС.