Производственная компания Frontside перешла на российскую систему управления проектами Advanta

2023: Переход на российскую систему управления проектами Advanta

26 декабря 2023 года компания Advanta сообщила о том, что производственная компания Frontside перешла на российскую систему управления проектами Advanta.

По информации компании, в поиске системы импортозамещения оказалась производственная компания Frontside, которая производит фасадные системы для строительных объектов с особыми требованиями к их внешнему виду или процессу строительства. Frontside использовала американскую систему управления проектами Wrike. Изначально система использовалась для контроля работы IT-отдела и разработчиков. Затем к ней подключились и другие подразделения компании, работающие с проектами. Хоть Wrike официально и не заявлял об уходе с рынка, Frontside решили не рисковать и внедрить российскую альтернативу. Отказаться от использования подобных систем и вернуться к традиционным программам, Excel или таск-трекеру, уже не получится. Во-первых, система используется уже десятками сотрудников, и вести проекты вручную при таких масштабах неудобно. Во-вторых, IT-система управления проектами может:

• отслеживать текущий статус проектов компании, определять, на какой стадии они находятся и сроки завершения;
• обеспечивать прозрачность рабочих процессов — в системе видно, кто чем занимается и какую задачу возьмет следующую;
• определять общую нагрузку на компанию. Перед тем, как подписать контракт и озвучить сроки, достаточно посмотреть в систему, оценить загрузку, распределить ресурсы и понять, когда можно приступить к проекту.

Вести все это в таблице Excel или в карточках задач — тяжелая и долгая работа, поэтому Frontside начали поиски российского ПО. Компания Frontside заявила о желании создать полноценный проектный офис, и специалисты ADVANTA предложили свою помощь. Несмотря на то, что сотрудники ранее работали в одной системе, они вели проекты по-разному — единого подхода не было и процессы оставались непрозрачными. Это привело к тому, что сотрудники не всегда успевали выполнять задачи и упускали важные моменты.Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

ADVANTA предложила Frontside не только функциональное решение для управления проектами, но и методологию, где поддерживаются ключевые процессы проектного управления. Это облегчает внедрение проектного офиса и оптимизирует эффективность работы всей команды.

На декабрь 2023 года внедрение проектного офиса происходит постепенно, чтобы сотрудники плавно изучали систему и не испытывали трудностей при работе с ПО. В проектном офисе работает около 20 человек, в основном руководители. В планах увеличить количество сотрудников до 100.

Другим важным критерием для Frontside является то, что система управления должна быть разработана в России. Иностранные компании могут внезапно уйти, и тогда бизнес останется без работающей системы. Это потребует срочной замены и долгих настроек, что приведет к потере времени и нарушению рабочих процессов. Кроме того, использование российского ПО исключает риск блокировок, прекращения действия лицензий и оказания услуг технической поддержки.

Frontside выделила три основные причины, почему выбор пал на ADVANTA, как систему «импортозамещающую» Wrike:

• Скорость внедрения. Помимо риска ухода Wrike, у Frontside была другая причина не оставаться на сервисе. Длительное использование вызовет у сотрудников привыкание, а переход на другое ПО после этого всегда сложнее. ADVANTA предложила внедрить систему в короткие сроки, а именно за полтора месяца, что подходило компании Frontside.
• Автоматизация и гибкость. Frontside хотели минимизировать ручные настройки и не привлекать специально обученных разработчиков под программу. ADVANTA взяла внедрение на себя и предложила готовые решения для разных задач.
• Простая в работе диаграмма Ганта. Диаграмма Ганта — это визуализация проекта. На ней показано, кто и какие задачи должен выполнить, чтобы достичь цели.

Основная цель, которую компания ставит перед системой управления проектами, — это возможность контролировать ход выполнения задачи убедиться, что все идет по плану.

Специалисты ADVANTA настроили для Frontside решение «Реестр проектов». Инструмент помогает организовать все проекты в едином списке, где содержатся характеристики проекта, ответственное лицо, информация о статусе проекта и возникающие проблемы. Важные отклонения сразу видны, что позволяет оперативно принимать управленческие решения. Также были настроены дерево проектов и дорожная карта, которые помогают команде достигать поставленных целей, определяя контрольные точки и сроки их достижения. Они помогают определить, какие проекты продвигаются успешно, а какие требуют внимания. Если возникают проблемы, система позволяет быстро принять меры и скорректировать задачи.