«Хабаровский краевой институт развития системы профессионального образования» внедрил систему управления проектами Advanta

27 мая 2019 года компания «Адванта Консалтинг» сообщила, что «Хабаровский краевой институт развития системы профессионального образования» внедрил систему управления образовательными проектами.

Проектный подход – это вид управления, в котором руководство Института видит большой потенциал для развития. Институт стремится сделать проекты более эффективными и прибыльными. Для этого в структуре организации был организован проектный офис, разработана методология проектного управления и внедрена автоматизированная система управления проектами на базе платформы ADVANTA.

Цель:

• Переход на качественно иной уровень управления проектами
• Соответствие тенденции применения проектного подхода в госорганах

Задачи:

• Внедрить подход к работе на результат
• Обеспечить контроль отклонений по срокам выполнения проектов и влияния изменений на проекты
• Разграничить проектную и операционную деятельности Института
• Определить четкие зоны ответственности исполнителей за содержание и сроки реализации проектов
• Обеспечить руководству возможность принимать своевременные и точные решения по проектам

Результаты:

• Проекты организованы по структуре портфелей, определен универсальный профиль проектов.
• Применена методика управления по контрольным точкам. Введены 2 уровня КТ.
• Настроена автоматическая рассылка единой формы сбора фактических данных.
• Настроены процессы согласования данных.
• Разработаны шаблоны типовых фрагментов сетевого графика проекта.
• Настроены 6 видов отчетов: дорожные карты, отчет по портфелям проектов, отчет с индикацией отклонений по срокам, отчеты по исполнительской дисциплине, финансам, проблемам проектов.
• Реализован механизм эскалации проблем в проектах от исполнителей.
• Выделена зона для операционной деятельности (на примере проектного офиса).
• Проводятся регулярные совещания по статусу проектов и портфеля на основе данных из системы ADVANTA.
• Проведено обучение участников проектной деятельности работе в системе.
• Проведено обучение целеполаганию по SMART, методике управления по КТ, основам сетевого планирования для сотрудников проектного офиса.

«Автоматизация проектного управления поставила перед нашей организацией следующие задачи – внедрить проектное мышление и систему управления проектами, чтобы инициировать и реализовывать проекты в соответствии с международными и российскими стандартами проектного управления. До внедрения системы ADVANTA не было единой оперативной координации проектов Института в части единообразия инициации проектов и оперативности контроля – ресурсов сотрудников проектного офиса для этого не хватало. По итогам проекта ПО работает не только для нужд Института, но и в целом для системы профессионального образования Хабаровского края, кроме этого, на его базе реализуется 5 собственных проектов. Система автоматизировала процесс сбора контрольной информации по проектам: это касается сроков, внесения изменений, единой формы устава проекта и механизма инициации. Мы внедрили единую форму устава проекта, стали отсмартовывать цели, результаты проектов, отслеживать, сколько ресурсов затратили на реализацию и что получили в итоге. До этого подобные показатели считали очень укрупненно, без учета внесения изменений в ходе реализации проектов. С внедрением системы сотрудникам проектного офиса и коллективу Института стало проще и удобнее работать. Автоматизирована система сбора отчетности и постановки задач по крупным проектам, реализуемым не одним структурным подразделением». Ася Ефимова, руководитель отдела организации и координации проектной деятельности в системе профессионального образования КГАОУ ДПО «Хабаровский краевой институт развития системы профессионального образования»

Факты о системе по данным на май 2019 года:

• 34 проекта заведено в систему
• 721 задача
• 534 контрольные точки
• 60 пользователей.