Центргазпромстрой внедряет СЭД

ЗАО «Центргазпромстрой» в июне 2013 года начало проект создания системы электронного документооборота «ДЕЛО», сообщила пресс-служба вендора 19 августа 2013 года.

Основа проекта

Решение о внедрении единой для всех филиалов системы электронного документооборота принято для эффективного взаимодействия в рамках холдинга, повышения исполнительской дисциплины и сокращения временных затрат на принятие совместных решений.

На момент принятия решения о внедрении платформы электронного документооборота в ЗАО «Центргазпромстрой» специализированное программное обеспечение, автоматизирующее работу с документами, не использовалось.

Ход проекта

Проект внедрения СЭД занял больше месяца. Все работы выполнила компания «СофтЭксперт».

Проведены работы:

• обследование текущего состояния документооборота;
• разработка, с учетом специфики деятельности предприятия, специальных схем движения документов (от создания проекта и его согласования до исполнения поручений и списания в дело);
• установка программного обеспечения и автоматизация процессов документооборота на следующих участках: входящая и исходящая корреспонденция; приказы; распоряжения; протоколы; служебные записки;
• индивидуальная настройка интерфейса системы в соответствии с желаниями пользователей, разграничение прав доступа сотрудников к системе в соответствии с их полномочиями;
• групповое и индивидуальное обучение всех пользователей.

Специфика работы предприятия – большой процент времени, которое сотрудники проводят в командировках на удаленных объектах. В связи с этим заказчик выдвинул требование – обеспечить возможность удаленного доступа через Интернет в базу документов центрального офиса. Задача решена внедрением подсистемы «ДЕЛО-WEB».Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Итог проекта

В июле 2013 года произведён запуск системы в эксплуатацию: начали свою работу в СЭД руководители предприятия, группа делопроизводства, 24 структурных подразделения, постоянно действующее удаленное подразделение в Республике Коми.

В ходе работ решены задачи:

• создано единое информационное пространство с доступом всех структурных подразделений, в том числе территориально удаленного;
• обеспечена возможность ведения общей база данных электронных документов путем сканирования всей входящей и исходящей корреспонденции;
• усилен контроль выполнения поручений;
• сокращены затраты времени на обработку информации;
• появилась возможность отследить движение документа внутри организации на всех этапах его жизненного цикла;
• оперативное формирование получение сводных отчетов по документообороту;
• обеспечена сохранность документов, возможность в кратчайшие сроки найти любой документ;
• процедура согласования документов стала оперативной и наглядной.