Directum в «Атомпромресурсы»: внедрение ECM-системы за три недели

В компании «Атомпромресурсы» завершен проект внедрения ЕСМ-системы DIRECTUM. За три недели была автоматизирована работа со всей входящей, исходящей и организационно-распорядительной документацией, оптимизирован процесс согласования и регистрации договоров.

ООО «Атомпромресурсы» сотрудничает с крупнейшими предприятиями атомной отрасли России. Компания специализируется на инжиниринговой деятельности, выполняет комплексные поставки продукции товарно-материального назначения для предприятий атомной промышленности, а также предпроектную подготовку, проектирование, производство и пуск в эксплуатацию.

Компания имеет расширенную организационную структуру, что делает особенно важным постоянное поддержание эффективности внутренних процессов. Автоматизация документооборота, усиление контроля согласования и утверждения документов, внедрение системы мотивации персонала стали основными задачами в рамках стандартизации бизнес-процессов. В связи с этим, руководство компании приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Сотрудниками отдела организационного развития и службы персонала компании было проведено сравнение решений, представленных на рынке СЭД, по результатам которого выбрана система DIRECTUM.

«При выборе системы мы оценивали удобный интерфейс, возможности ввода документов из различных источников, использования шаблонов компании, хранения документов в единой базе и возможности использования ЭЦП, – комментирует Дмитрий Салихов, руководитель проектов ООО «Атомпромресурсы». – Также особое значение придавалось техническим возможностям системы, в частности, для нас было важным наличие функциональной автоматизации классического делопроизводства и договоров в стандартной поставке системы».

Проект внедрения стартовал в сентябре 2011 года и осуществлялся Авторизованным партнером DIRECTUM – компанией ФБК. В качестве основных задач проекта были выделены:

• автоматизация процессов работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• распределение ответственности между сотрудниками и контроль исполнения заданий;
• создание электронного архива финансовых документов;
• оптимизация работы с договорными документами.

Для реализации поставленных задач и создания эффективного механизма контроля исполнения решений был выбран функционал Базовых модулей DIRECTUM, модулей «Канцелярия» и «Управление договорами». В ходе внедрения рабочая группа проекта произвела модификацию карточек электронных документов и справочников системы под формы, устоявшиеся в компании, настроила типовые маршруты по согласованию договоров в соответствии с действующими бизнес-процессами.

Проект был выполнен в течение трех недель, и с октября 2011 года система DIRECTUM была запущена в промышленную эксплуатацию. «Проект внедрения ЕСМ-системы DIRECTUM имеет высокую значимость для ООО «Атомпромресурсы». Поэтому перед нами – компанией, занимающейся поставкой и внедрением системы, – стояла задача максимально эффективно выполнить свою работу, – комментирует проект Елена Юль, директор департамента корпоративных систем управления компании ФБК. – Еще до начала проекта, в процессе согласования договора нами был подготовлен информационный запрос о целях и задачах, которые ставит руководство «Атомпромресурсы» перед СЭД. Были заранее проведены подготовительные работы, что позволило быстро перейти непосредственно к настройкам системы. Вместе с этим, успех проекта был достигнут благодаря 100% вовлечению проектной команды со стороны компании «Атомпромресурсы», ее высоким профессиональным навыкам и мотивированностью на результат. Все это помогло выполнить проект внедрения максимально эффективно и в короткие сроки».