EOS for SharePoint в Правительстве Республики Хакасия

Системы электронного документооборота в региональных органах власти превращаются в полноценный инструмент государственного управления. При этом, особенно значимыми становятся возможность документационной поддержки принятия решений и удаленный web-доступ.

Внедрение СЭД в российском региональном госсекторе изначально было мотивировано стремлением к автоматизации делопроизводственных процессов при сохранении бумажного документооборота. Однако благодаря изменениям в законодательстве функционал систем существенно расширился. В частности, в российских регионах СЭД позволяют осуществлять поддержку процессов управления электронными документами на протяжении всего жизненного цикла — от создания и утверждения до хранения и последующего уничтожения. СЭД также должны способствовать автоматизации таких бизнес-процессов как оказание госуслуг в электронном виде, обеспечивать электронное межведомственное взаимодействие.

Правительство Республики Хакасия начало активно перестраивать свою ИТ-инфраструктуру в 2001 году. Тогда был объявлен конкурс на реализацию первого этапа построения единой корпоративной сети в здании Правительства и Верховного совета. Требовались построение локальной сети, поставка и инсталляция серверов, СУБД и системы автоматизации документооборота на 20 рабочих мест.

«Перед нами стояла задача построения единого информационного пространства для работы исполнительных органов государственной власти республики. Для этого было необходимо создать условия для полного перехода от традиционного бумажного документооборота к безбумажной электронной технологии, автоматизировать делопроизводственные процессы и работу ведомств, построить межведомственное электронное взаимодействие и так далее. Мы остановили свой выбор на системе электронного документооборота в компании «ЭОС». Немаловажную роль сыграл и тот факт, что разработчик системы предоставляет постоянную поддержку, в частности, отслеживает актуальность нормативно-методологической базы и при необходимости вносит изменения в систему», – комментирует ситуацию советник Отдела администрирования системных ресурсов Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия Евгений Янулевич.

В настоящее время в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия работают все сотрудники министерств и ведомств региона, а это более 700 рабочих мест. Для межведомственного взаимодействия при организации работы с документами дополнительно к СЭД подключены прокуратура республики и Управление министерства юстиции РФ по республике Хакасия, Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики и Территориальный фонд обязательного медицинского страхования. Взаимодействие административных центров муниципальных образований с СЭД осуществляется по открытым каналам связи посредством обмена документами в электронном виде с использованием ЭЦП.

«Движение бумажных документов удалось исключить полностью. В результате не только значительно увеличилась скорость работы специалистов, но и снизились издержки, которые неизбежно существовали при обмене бумажными документами, – рассказывает о преимуществах построенной СЭД Евгений Янулевич. – Поскольку в базе данных хранится не только учетная информация, но и электронные образы документов, сотрудники органов исполнительной власти и администраций муниципальных образований активно используют документационную поддержку в качестве инструмента принятия решений».

Для конвертации данных СЭД правительства республики с электронными системами федеральных органов власти создан адаптер, который после получения защищенного канала для обмена информацией, позволит организовать межведомственное взаимодействие с федеральными исполнительными органами государственной власти РФ, в части электронного документооборота.

В прошлом году стартовал пилотный проект для двух департаментов Администрации Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по внедрению новой СЭД. Система электронного документооборота функционирует в администрации округа с 2005 года: «Кодекс: Документооборот» позволил автоматизировать процессы делопроизводства, организации электронного документооборота и формирования банков данных входящих, исходящих и внутренних документов, предоставления оперативного доступа к информации с разграничением прав доступа, электронного опубликования официальных документов. Однако, по словам директора «Окружного центра информационно-телекоммуникационных технологий» Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Степана Перевертайло, для органов власти наиболее актуальной является сегодня задача распространения СЭД на всех сотрудников в рамках территориально распределенной структуры. «Важными условиями для электронного взаимодействия между ведомствами и администрациями муниципальных образований является возможность полноценной работы через Web, а также высокая технологичность при выполнении типовых документационных процедур. Кроме того, Web-технологии не потребуют установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения», – рассказывает Степан Перевертайло.Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

По мнению экспертов, к важным преимуществам EOS for SharePoint относится возможность работать с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Функционал, необходимый для организации межведомственного взаимодействия, может также успешно применяться при построении электронной системы оказания государственных услуг. Ярким примером тому служит опыт создания в органах государственной власти, госорганах и учреждениях Московской области единой системы электронного документооборота (ЕСЭД). В ходе этого проекта были реализованы доработки программного и аппаратного обеспечения центрального узла ЕСЭД на платформе Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) и организаций-участников единой системы электронного документооборота для обеспечения электронного взаимодействия посредством центрального узла.

В настоящее время обеспечена автоматизация внутреннего и внешнего документооборота ведомственных СЭД органов государственной власти Московской области. Центральный узел ЕСЭД обеспечивает эффективный и гарантированный информационный обмен между участниками межведомственного электронного взаимодействия.

В настоящее время продолжается реализация подсистемы «Единая система нормативно-справочной и документированной информации» (ЕСНСИ), обеспечивающей взаимодействие между информационными системами с сохранением всех атрибутов юридической значимости электронных документов и записей базы данных, и использованием возможностей электронной цифровой подписи (ЭЦП). Фактически ЕСНСИ – набор справочников и классификаторов, позволяющих внешним системам актуализировать нормативно-справочную информацию.

Таким образом, предусмотрительно начав работы по объединению СЭД органов власти, Правительство Московской области смогло подготовиться к изменению норм 210-ФЗ. Внедрение ЕСЭД расширило возможности граждан по реализации своих прав на получение государственных услуг, а интеграция со СМЭВ обеспечила возможность межведомственного электронного взаимодействия с прочими органами и организациями, участвующими в процессах предоставления государственных и муниципальных услуг.