Заказчики: Groupe SEB Электротехника и микроэлектроника Подрядчики: Directum (Директум) Продукт: Directum RXНа базе: Directum (СЭД/ECM-система) Дата проекта: 2017/01 — 2017/03
Количество лицензий: 180
|
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
|
21 апреля 2017 года компания Directum (Директум) сообщила о внедрении DirectumRX во французской международной компании Groupe SEB.
Цели и задачи проекта
В 2016 году в Groupe SEB встал вопрос о замене действующей системы электронного документооборота: ее функциональности было уже недостаточно, внутри компании она никак не развивалась, а стоимость обновления была равна стоимости целого проекта.
При выборе СЭД основными критериями стали:
- возможность внедрения в сжатые сроки;
- широкий базовый функционал;
- легкость и удобство работы как для пользователя, так и для администратора;
- перспективы дальнейшего развития.
Функциональность «из коробки» и действительно интуитивно понятный пользовательский интерфейс DirectumRX позволили заказчику быстро определиться с выбором. А поскольку компания интернациональная, дополнительным плюсом стала поддержка работы на английскомязыке.Метавселенная ВДНХ
Главной задачей стояла автоматизация процесса согласования – в зависимости от вида договора и бюджетодержателя должен выбираться определенный типовой маршрут. Это требование удалось закрыть уже в базовой функциональности DirectumRX с минимальными настройками.
Дополнительные настройки
В связи со спецификой работы компании потребовалось настроить дополнительное условие согласования: если по договору отсрочка платежа возможна меньше, чем на 45 дней, то его необходимо согласовать с финансовым директором. Теперь в карточках договора и доп.соглашения есть обязательное поле «Дней отсрочки», а в настройках маршрута появилось условие «Дней отсрочки платежа».
Результаты проекта
Был реализован механизм вставки логотипа компании в договорные документы в виде водяного знака: после окончательного согласования договора и перед распечаткой на подпись в документ подставляется водяной знак «SEB». Так подписант понимает, что перед ним окончательный вариант документа с изменениями, согласованными со всеми ответственными лицами.
Внедрение включало в себя два этапа:
- Исследование и GAP-анализ.
- Модификации, консультации по настройке и поддержка тестовой эксплуатации.
Настройка системы проводилась с консультациями специалистов со стороны DirectumRX: был организован онлайн чат с рабочей группой заказчика и проектной командой DirectumRX. Это помогло оперативно реагировать на вопросы и контролировать настройку системы. А с помощью удаленного подключения к серверам через RDP (протокол удалённого рабочего стола) и Team Viewer проводился аудит настройки и давались рекомендации. Опытная эксплуатация прошла уже без участия специалистов DirectumRX.