John Deere внедряет ЭДО

5 декабря 2013 года компания «СКБ Контур» сообщила о переводе в электронный вид 40 тыс. документов о продаже запасных частей компании John Deere с внедрением системы обмена электронными юридически значимыми документами «Диадок».

Задачи проекта

Российское представительство John Deere насчитывает несколько филиалов, в том числе продающее подразделение «Джон Дир Агрикалчерэл Холдингз» с головным офисом в Москве и «Джон Дир Русь», объединяющее в себе центральный склад в Домодедово и заводы по производству в Домодедово и Оренбурге. На территории России компания работает с более чем 30 дилерами, поставляя запчасти и технику более чем в 120 дилерских центров.

Процесс оформления продажи дилерам в John Deere состоит из двух этапов: сначала оформляются документы (счета-фактуры и товарные накладные ТОРГ-12) между «Джон Дир Русь» и продающим подразделением компании «Джон Дир Агрикалчерэл Холдингз». Это более 40 тыс. документов в год, которые в конце каждого месяца печатались и заносились в архив, что отнимало значительное время у бухгалтерского отдела компании. Вторым этапом происходит выставление счетов-фактур и ТОРГ-12 дилерам компании. Это удваивает количество документов до 80 тыс. в год и значительно увеличивает затраты на обслуживание бумажного документооборота: печать, обработку и доставку документов.

Ход проекта

В конце 2011 года в российском представительстве John Deere началась работа по внедрению системы электронного юридически значимого документооборота (ЭДО) «Диадок».

«Юридическая значимость электронных документов обеспечивается электронными подписями, документы не требуют распечатки и передаются через интернет. Бухгалтерия сразу же проявила интерес к системе ЭДО, — отметил Максим Вдовин, менеджер проекта «Диадок». — Это естественно, так как ЭДО — это способ не только сократить неизбежные и никому не нужные издержки на бумажный документооборот, но и оптимизировать работу внутренних отделов компании».

Учет продаж запасных частей в John Deere ведется в системе «1С: Предприятие 8.2», а по продаже техники - SAP, согласно информации «СКБ Контур». Весной 2012 года в систему 1С встроили внешний интеграционный модуль, разработанный «СКБ Контур», с помощью которого разрешается обмен документами из учетной системы. При этом не потребовалось никаких доработок конфигурации 1С, поскольку модуль подключен как внешняя обработка. Возникла необходимость в настройке терминального сервера системы к работе с интеграционным модулем - пользователи работают посредством удаленного рабочего стола.

По состоянию на 6 декабря 2013 года John Deere полноценно реализовала ЭДО в учетной системе 1С и начато подключение дилеров к «Диадоку».

«Теперь, когда у бухгалтерии нет необходимости тратить время на печать, подписание и архивирование внутренних документов по папкам, процесс закрытия финансового месяца стал быстрее и эффективнее. Если ранее в конце каждого месяца приходилось нанимать стажеров, то сегодня бухгалтерия не только самостоятельно справляется с объемом документооборота, но и решает дополнительные задачи по оптимизации работы. Система ЭДО является дополнительным фильтром своевременного распознавания всех ошибок в реализациях, таких, например, как отсутствие и длина обязательных реквизитов, соответствие единиц измерения и других, — поведал Антон Шиманов, менеджер проектов в сфере информационных технологий компании John Deere. — До перевода документооборота со всеми дилерами в электронный вид о значительной выгоде в финансовом плане говорить не приходится (несмотря на то, что она все же есть и складывается из экономии на хранении и рабочего времени), но большой вклад в эффективность работы ощутим во многих спектрах, указанных выше».