KMG EP-Catering (1С:Предприятие 8)

Успешно завершен проект по автоматизации бухгалтерского, налогового, кадрового учета и расчета заработной платы всех подразделений ТОО «KMG EP-Catering». Автоматизация выполнена с мощью программных продуктов «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» и «1С:Зарплата и Управление персоналом 8 для Казахстана».

ТОО «KMG EP-Catering» является дочерней компанией АО «Разведка Добыча КазМунайГаз». Предприятие имеет четыре филиала по Казахстану в городах: Жанаозен, Атырау, Астана, Кызылорда. Основной вид деятельности компании - организация питания сотрудников подразделений на месторождениях АО «Разведка Добыча КазМунайГаз» и обслуживание объектов, находящихся в собственности АО «Разведка Добыча КазМунайГаз». Это - гостиничные комплексы в городах Жанаозен и Астана, курортная зона «Кендерли» на берегу Каспийского моря, офис «Разведка Добыча КазМунайГаз», жилой комплекс «Кульсай» в Астане и т.п.

Основными задачами проекта по автоматизации предприятия были:

• консолидация учетных данных между Центральным аппаратом ТОО KMG EP-Catering и Филиалами, ведущими учет в отдельных территориально удаленных системах;
• выработка единых правил внутренних взаиморасчетов между Центральным аппаратом и Филиалами для корректного отражения бухгалтерского баланса и иных форм финансовой отчетности в каждом филиале и по ТОО в целом;
• модернизация системы расчета заработной платы и кадрового учета, с помощью внедрения новых систем учета.

Основными требованиями при выборе системы стали:

• соответствие программы требованиям законодательства, с возможностью оперативного обновления;
• возможность адаптации к индивидуальным требованиям заказчика.

Для выполнения задач по автоматизации была выбрана компания 1С-Рейтинг. Данный выбор был обусловлен, в первую очередь, наличием специалистов высокого уровня квалификации и значительным опытом внедрения программных продуктов системы «1С:Предприятие 8», подтвержденным положительными отзывами клиентов, связанных с нефтегазодобывающей отраслью. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.4 т

Ранее для ведения бухгалтерского, налогового, кадрового учета и для расчета заработной платы в Астанинском и Атырауском филиалах использовалась система «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана». Обмен данными между Филиалом и Центральным аппаратом не выполнялся. Кадровый учет не был автоматизирован, и велся вручную в приложениях MS Office.

В Центральном аппарате, Жанаозенском и Кызылординском филиалах использовалась также «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» для ведения бухгалтерского и налогового учета, и доработанная программа на базе «1С:Предприятия 7.7» для расчета заработной платы и кадрового учета. Но многие задачи оставались не автоматизированными. Так как используемый программный продукт для расчета заработной платы частично не соответствовал налоговому законодательству Республики Казахстан, расчетчики заработной платы вручную формировали списки на перечисление заработной платы, пенсионных взносов и социальных отчислений. Не был автоматизирован обмен данными между бухгалтерской и зарплатной программами и между Филиалом и Центральным аппаратом. Кадровый учет в Астанинском и Атырауском филиалах велся вручную в приложениях MS Office.

Проанализировав сложившееся положение и проконсультировавшись со специалистами ТОО «1С-Рейтинг», уполномоченные лица Товарищества приняли решение о необходимости внедрения новых учетных систем на платформе «1С:Предприятие 8»:

• «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, с консолидацией данных Филиалов и Центрального аппарата путем автоматических обменов данными.
• «1С:Зарплата и Управление персоналом 8 для Казахстана» для автоматизации расчета заработной платы и кадрового учета, с выгрузкой данных в систему «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» для автоматического отражения данных в бухгалтерском учете.

Специалистами ТОО «1С-Рейтинг» было выполнено комплексное внедрение с обучением сотрудников, адаптацией системы и внесением индивидуальных доработок под специфические требования компании, выездными консультациями на места, и удаленным сопровождением и поддержкой. Был произведен перенос данных из прежних систем учета.

Внедрение позволило более глубоко и полноценно использовать функционал и возможности новых систем, что позволило автоматизировать кадровый учет и осуществлять специализированный, расширенный расчет заработной платы. В результате проекта по автоматизации настроен обмен данными между Центральным аппаратом и Филиалами, с консолидацией данных по всему предприятию (включая филиалы) в Центральном аппарате, который выполняется автоматически с высокой частотой - каждые 10 минут. Это позволило исключить человеческий фактор и дало возможность оперативного отслеживания учетных данных. Благодаря работе в едином информационном пространстве, Центральному аппарату стала возможна не только настройка, но и проверка, а также контроль ведения учета в филиалах предприятия.

Реализован механизм автоматических взаиморасчетов между Филиалами и Центральным аппаратом. При оплате поставщикам Центральным аппаратом за Филиал, происходит автоматическое отражение внутренних (межфилиальных) взаиморасчетов, как в базе Центрального аппарата, так и в базе Филиала. Аналогичное автоматическое отражение происходит при получении Центральным аппаратом оплаты от покупателей за Филиал. И если ранее отражение этих взаиморасчетов выполнялось вручную, данные вводились как в Центральном аппарате, так и в Филиале, один раз в неделю, или один раз в месяц, то после внедрения взаиморасчеты выполняются автоматически, сразу же при получении или отправке платежа в Центральном аппарате. Таким образом, сократились трудозатраты, и повысилась оперативность ввода информации - отражение взаиморасчетов происходит не раз в неделю, или в месяц, как раньше, а раз в 10-20 минут.

При внедрении реализован ряд специфических способов расчета заработной платы методом «от обратного», связанных с особенностями расчета зарплаты на предприятии, такие как: «Процентом от базы «на руки» от обратного», «По дневной тарифной ставке от обратного», «Процентом от базы «на руки» с компенсацией обязательных пенсионных взносов». До внедрения новых систем учета на ручной расчет заработной платы по Центральному аппарату ранее уходило до полудня, в настоящее время расчет выполняется за 1-2 часа.

На предприятии используется консолидированный сбор учетных данных Филиалов в единой информационной системе Центрального аппарата. В Центральном аппарате возможно формирование как консолидированной отчетности по всему предприятию в целом (с учетом филиалов), так и отдельно, по каждому филиалу. Благодаря этому подготовка консолидированного отчета по всем филиалам сократилась от 1 рабочего дня до 15 минут. Кроме сбора консолидированной отчетности, обмен данными между Центральным аппаратом и Филиалами позволил вести учет согласно единой утвержденной политики, включая план счетов и справочники-классификаторы (такие, как, например, статьи затрат, виды доходов).

После внедрения системы, в рамках сопровождения ведется поддержка пользователей и оперативная адаптация системы по возникающим в результате работы системы вопросам.

Генеральный директор Бердыбек Орынбаевич Ермеков:

«Благодаря квалифицированной помощи специалистов компании ТОО «1С-Рейтинг», процесс внедрения программных продуктов прошел успешно, в связи с чем, отмечаем, что профессиональная подготовка специалистов находится на высоком уровне. В настоящее время, кроме сопровождения систем бухгалтерского учета и расчета заработной платы, планируется внедрение системы специализированного учета для предприятий общественного питания («1С-Рейтинг: Общепит») и системы автоматизации бюджетирования («1С-Рейтинг: Управление финансами и бюджетирование»).