RusPetro внедрила СЭД

В июне 2016 года компания Аппиус сообщила о проекте внедрения электронного документооборота посредством универсальной EDMS-системы (Electronic Document Management System) на платформе «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией» (далее «Appius-PLM УПСД»)в АО "РусПетро".

Задачи проекта

Компания планировала внедрение системы электронного документооборота с помощью универсальной EDMS-системы (Electronic Document Management System), обеспечивая этим функционал:

• контроль поступления и движения проектно-технической документации по проектам разработки месторождений;
• прозрачный процесс согласования документации между различными подразделениями компании;
• удобное хранение документации в электронном виде;
• связь с твердой копией архивных данных.

Скриншот окна ПО, (2016)

При выборе EDMS-системы "РусПетро" рассматривала множество систем. На финальной стадии сравнивался функционал двух^[1]:

• система «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией» (далее «Appius-PLM УПСД») компании Аппиус.
• EDMS-система американского вендора.

Как сообщили разработчики, система «Appius-PLM УПСД» на момент выбора отвечала предъявленным требованиям на 70%, но обладала гибкими возможностями настройки для заказчика, поэтому представлялось возможным провести модификацию и довести систему до 95%-го функционала, необходимого заказчику.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 59.8 т

Еще одним фактором в выборе ПО оказалась стоимость EDMS-системы. В этом вопросе отечественная программа вышла в лидеры.

Производственные мощности "Руспетро", (2014)

В результате для дальнейшей работы и внедрения, руководство компании «РУСПЕТРО» выбрало систему «Appius-PLM УПСД» с учетом доработки ее функционала в соответствии с требованиями заказчика.

Ход проекта

На основе выявленных данных о необходимости доработок в системе «Appius-PLM УПСД», руководитель проекта внедрения EDMS-системы со стороны заказчика разработал подробное техническое задание на доработку функционала. На основе этого документа специалисты подрядчика начали работу по усовершенствованию программы и расширению ее функциональных возможностей, учитывая все пожелания и требования заказчика.

Основные направления оптимизации и доработки программы:

• настройка свойств, представления, проверки уникальности и связей элементов дерева проектов;
• автоматическая загрузка документации из накладных (сопроводительных ведомостей) с отслеживанием ошибок в названиях файлов и составе документации;
• настройка бизнес-процесса рассмотрения документации и формирование листа замечаний на каждый документ после завершения БП;
• формирование отчета по проекту в виде главного реестра документации (MDR - master document register) - графика выпуска документов;
• настройка печатной формы накладной на передачу документации;
• автоматическая выгрузка на FTP файлов документов и накладной.

Систему внедрили, опираясь на предпосылки:

• быстрый ввод системы в опытную и промышленную эксплуатацию за счет отказа в значительной степени от программирования в пользу настройки системы.
• способность организовать обучение, консультации (в том числе через удаленные подключения) и предоставление проверенных методик.
• возможность расширения на уровне платформы в функциональном (конечный пользователь) и нефункциональном (техническая архитектура) смысле.

Обучение сотрудников заказчика работе в системе провели на подготовленном ранее примере, на основании предоставленных данных. Специалисты Аппиус проанализировали структуру проекта заказчика, на основании которой настроили свойства и подчинение элементов, ввели состав проекта.

Часть специалистов заказчика присутствовала на обучении, для территориально удаленных сотрудников была организована дистанционная демонстрация экрана и подключено устройство громкой связи. На примере демонстрационной версии программы специалисты Аппиус показали основные функции.

В процессе опытной эксплуатации проведены уточнения по настройке свойств проекта, комплектов и его листов, скорректирована настройка проверки уникальности элементов. Настроена связь рабочей конструкторской документацией с оборудованием, опросными листами и составом проекта без каких-либо программных доработок.

Итог проекта

Система «Appius-PLM УПСД» помогла автоматизировать процесс рассмотрения документации.

Документация на рассмотрение рассылается в соответствии с ролью участия: «Куратор», «Рецензент» и «Руководитель».

В начале процесса активного использования программы со стороны пользователей возникали вопросы, связанные с вводом данных, работой бизнес-процессов и панелью задач пользователя, выгрузкой файлов документов, работой с аннулированными документами и др. Все проблемные ситуации оперативно разрешены.

В соответствии с техническим заданием, полученным от заказчика, в процессе опытной эксплуатации «Appius-PLM УПСД» разработаны плагины, которые расширили функциональные возможности системы.

Со стороны исполнителя в реализации проекта участвовали 4 человека: руководитель проекта, инженер отдела технической поддержки, 2 ведущих программиста.

Со стороны заказчика в реализации проекта принимал участие ведущий специалист по документообороту, ответственный за внедрение EDMS-системы для контроля проектно-технической документации на всем предприятии.

На 22 сентября 2016 года система сдана в промышленную эксплуатацию и с ней работают 25 пользователей.

В результате внедрения:

• качественная организация труда специалистов компании.
• оптимизация бизнес-процессов по рассмотрению и согласованию проектно-технической документации.
• исключение возможных ошибок вследствие человеческого фактора при формировании отчетов (в том числе отчета ГРД);
• экономия временных и финансовых ресурсов.
• эффективная организация электронного документооборота в части проектно-технической документации.

Примечания