Ассорти Групп (Ассорти ресторантс) (Клеверенс: Магазин 15 и Клеверенс: Склад 15)

2021: От учёта вручную до результата, или «Клеверенс» в 28 заведениях «Ассорти групп»

Подробное описание

Интерьер — то, на что обращаешь внимание в первую очередь, когда попадаешь в заведение общепита. Далее уже можно оценивать кухню, сервис, атмосферу. Вот только с места посетителя сложно понять, какой объём работы выполняют сотрудники кафе или ресторана там — в подсобных помещениях.

Ресторанный холдинг «Ассорти групп» берёт своё начало с 2004 года и на сегодняшний день включает в себя уже 28 проектов, в том числе собственное производство и магазины-бары. А также занимается созданием и управлением кафе и ресторанов, число которых продолжает расти с каждым годом.

«С учётом размеров холдинга и того, что ревизии мы проводили `на листочке`, масштабы работы были просто колоссальными: всё пересчитать, внести данные вручную в «1С: УТ 11.4» и «1С: КА 2.4» — в зависимости от того, где проводили инвентаризацию, перепроверить расхождения. У нас было 2 варианта: либо полностью закрывать для посетителей рестораны и кафе на время сведения остатков, либо отвлекать от непосредственных обязанностей часть персонала, чтобы они помогали с подсчётом товарных остатков и оборудования. Но ни первый, ни второй нам не подходил», — рассказал ведущий системный администратор «Ассорти групп» Висталин Сергей Павлович.

Задачи

Товарно-материальные ценности для собственных нужд — отдельная графа бюджета каждой компании. Сюда относятся офисная техника, запчасти, комплектующие, техническое оборудование, транспортные средства, мебель, спецодежда и другие. И от решения бухгалтера учитывать конкретную единицу как основные средства, малоценное оборудование или запасы зависит итоговый результат финансовой деятельности организации.

Вести учёт и проводить инвентаризации по бумажным носителям почти в 30 заведениях различного формата — в пивоварне, в кондитерском цехе, на складе, в курьерской службе и других — крайне неудобно и трудозатратно. Потому что инвентарные объекты — столы, стулья, скатерти, приборы — также имеют свою степень износа и нуждаются в замене. И когда встал вопрос поиска альтернативного решения, представители ресторанного холдинга «Ассорти групп» обратились к специалистам «Клеверенса» в поисках готового решения, которое позволило бы проводить учёт основных средств и инвентаризаций не на бумажных носителях и быстро.

Решение

Выстроить грамотную систему учёта для бизнеса любого формата сегодня помогает мобильное оборудование и специализированный софт. За счёт того, что программное обеспечение легко интегрируется с различными конфигурациями учётных систем, оно позволяет:

• идентифицировать товар, ТМЦ и их местораположение по штрихкодам,
• просматривать информацию на экране терминала сбора данных, а не на ПК,
• формировать любые виды учётных документов «по факту» и работать с ними на ТСД,
• указывать материально-ответственных лиц (МОЛ),
• добавлять фотографии товара и ОС в систему учёта.

«Мы пошли не по привычному всем пути — сначала нашли оборудование. А после я приступил к поискам программы для терминалов сбора данных и попыткам `подружить` её с 1С. «Клеверенс» стал нашей палочкой-выручалочкой. `Магазин 15` мы выбрали для учёта основных средств, а `Склад 15` — неплохое подспорье кладовщикам ресторанного холдинга. Моей задачей было установить, настроить и передать ПО в работу другим сотрудникам», — скромно комментировал свой вклад Сергей Павлович.

Ведущий системный администратор «Ассорти групп» оценил удобство коллективной работы в программных продуктах «Клеверенс» — когда инвентаризацию могут одновременно выполнять 2 сотрудника с разных устройств. В то же время, каждый кладовщик может видеть на экране своего мобильного устройства, сколько человек работает с конкретным документом, какой товар и кем был отсканирован. А чтобы обезопасить коллективный документ от сканирования ненужных штрихкодов, можно включить функцию «Контроль количества».

«Мы настроили обмен между 1С и ТСД по Wi-Fi. В зоне покрытия кладовщик сразу после пересчёта всех основных средств завершает документ, и он автоматически уходит в 1С. В противном случае выгрузку в «1С:УТ 11.4» или в «1С:КА 2.4» — в зависимости от того, что инвентаризировали — производят позднее. `Клеверенс` максимально прост в установке: первое — принять лицензионное соглашение, второе — выбрать тип системы учёта, пакет лицензии и способ обмена данными. Если 1С типовая, установка проходит по принципу `далее-далее`. `Магазин 15` мне понравился тем, что требует минимума настроек. Кладовщики смогли приступить к работе в тот же день, как получили лицензию», — поделился впечатлениями Сергей Павлович.

Результаты

Основной минус бумажного документооборота — постоянные ошибки и часто неактуальные остатки. А уж необходимость совершить много лишних действий, если накладная, например, порвалась, делает из автоматизации бизнес-процессов просто «мастхэв» для любой компании. Чтобы добиться успеха, нужно только 2 компонента: производительный софт и современное оборудование.

«С терминалами кладовщики пока проводят только инвентаризации на складе. Но мы планируем расширить используемый функционал. «Клеверенс» позволил нам: уйти от учёта по `бумажкам`, проводить инвентаризации силами всего двух сотрудников, сократить время выполнения операций», — подвёл итог ведущий системный администратор «Ассорти групп», Висталин Сергей Павлович.