«Бриджстоун СНГ» внедрила СЭД Directum для оптимизации процессов согласования договоров

23 августа 2018 года компания DIRECTUM сообщила о проведении проекта по оптимизации процессов согласования договоров и поставщиков в «Бриджстоун СНГ».

Предпосылки проекта

До внедрения DIRECTUM документооборот в компании был частично автоматизирован с помощью электронной почты. Функциональные возможности Microsoft Outlook, с одной стороны, способствовали решению ряда задач, а с другой – создавали дополнительные. Например, при согласовании участники могли утвердить устаревшую версию документа. Было сложно контролировать сроки окончания договорных обязательств с контрагентами и отслеживать возврат оригиналов. Из-за большого количества сопроводительной документации возникали трудности при согласовании контрагента.

Цели и задачи проекта

Чтобы повысить эффективность работы и сделать договорные процессы более прозрачными и контролируемыми, руководство «Бриджстоун СНГ» приняло решение о переходе на электронный документооборот.

В рабочую группу проекта вошли специалисты финансового, юридического и ИТ-отделов. При выборе ECM-системы они ориентировались на функциональность решения, удобство работы и репутацию вендора. Системе предстояло обеспечить:

• прозрачность рабочих процессов с возможностью контроля на любом этапе согласования;
• сохранность договорных документов и минимальные сроки их согласования;
• удобство хранения и поиска требуемой информации;
• гибкие настройки пользовательских прав при работе с контентом;
• удобство локального администрирования процессов согласования;
• возможность интеграции с корпоративным каталогом пользователей.

Ход проекта

Выбор был сделан в пользу DIRECTUM. Продемонстрированные возможности соответствовали требованиям компании. Свою роль сыграла и цена – требуемые затраты на внедрение и поддержку были ниже, чем у других рассматриваемых решений.

С помощью DIRECTUM планировалось автоматизировать два ключевых бизнес-процесса: согласование новых контрагентов и согласование договорных документов.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.2 т

Проект внедрения был поделен на 2 этапа. В марте 2016 стартовал первый этап: были развернуты базовые модули для управления документами и процессами, а также бизнес-решение «DIRECTUM: Управление договорами». Специалисты внедрения разработали типовые маршруты согласования. Благодаря чему документ поочередно приходит к каждому участнику процесса, все они рассматривают одну и ту же версию. На первом этапе проекта к работе в DIRECTUM подключили 30 сотрудников. В течение первых месяцев они тестировали систему в рабочем режиме и давали обратную связь в виде пожеланий и замечаний. Результаты первой итерации показали, что система готова к полномасштабному внедрению.

В апреле 2017 года специалисты DIRECTUM перешли к опытно-промышленной эксплуатации. На этом этапе также был автоматизирован процесс согласования нового контрагента по типовому маршруту. Прежде чем отправлять на согласование договор с поставщиком, контрагент должен пройти проверку внутренним департаментом компании. Для создания и согласования договорных документов вне офиса для пользователей был организован веб-доступ.

Итоги проекта

Автоматизация документооборота сделала согласование прозрачным и контролируемым, значительно сократив время подготовки договоров. Организован структурированный электронный архив, все документы можно быстро найти. Сотрудники «Бриджстоун СНГ» оценили удобство работы вне офиса – через веб-клиент.

С 2017 года система активно используется в московском офисе. Руководство «Бриджстоун СНГ» планирует автоматизировать такие процессы, как управление командировками. Также в планах – тиражировать систему на удаленные подразделения, в т.ч. завод в Ульяновске.

На август 2018 года в DIRECTUM работают 120 пользователей, в том числе 15 топ-менеджеров. ECM-система поддерживает не только русский язык, но и английский, так как большая часть руководителей использует его в качестве основного.