«Водоканал Якутск» автоматизировал документооборот на базе СЭД «ДЕЛО»

1 ноября 2018 года компания ЭОС сообщила о завершении проекта по внедрению системы электронного документооборота в Акционерном обществе «Водоканал Якутск». Для автоматизации процессов управления документами заказчик выбрал СЭД «ДЕЛО». Проект реализован компанией Инфосистемы-КС.

До внедрения СЭД «ДЕЛО» в АО «Водоканал» использовался другой программный продукт, но он не полностью соответствовал задачам по управлению документами. При выборе системы документооборота наличие функциональной возможности для удаленного подключения к процессам работы стала одним из важных критериев.

Система запущена в промышленную эксплуатацию 13 июня 2018 года. В рамках проекта с помощью стандартных инструментов СЭД «ДЕЛО» автоматизированы следующие процессы:

1. Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов. Группа входящих подразделяется на несколько подгрупп – входящие из Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства, входящие из Министерства жилищного и коммунального хозяйства, входящие из других организаций. Часть поступающей корреспонденции регистрируется автоматически. Отдельная категория с собственным номерообразованием – обращения граждан и личный прием граждан. В СЭД фиксируются также служебные записки (относятся к внутренним документам) и договоры. В дальнейшем планируется охватить системой другие виды документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.
2. Выдача и контроль исполнения поручений руководства.
3. Удаленный доступ к СЭД (для сотрудников территориальных подразделений АО «Водоканал»).
4. Согласование и подписание проектов документов (в том числе договоров).
5. Документационное взаимодействие с органами власти и местного самоуправления (Правительством Республики, Администрацией города Якутска и др.) СЭД «ДЕЛО» АО «Водоконал» интегрирована с Системой межведомственного и межуровневого электронного документооборота органов государственной власти Республики Саха (Якутия) (МЭДО РС(Я)) в части автоматической доставки и получения документов от участников МЭДО РС(Я).

В системе электронного документооборота АО «Водоканал» на ноябрь 2018 года зарегистрировано 116 пользователей, включая сотрудников удаленных подразделений. Все они прошли курс обучения и работают в СЭД «ДЕЛО» через веб-интерфейс. Руководитель предприятия использует для доступа в СЭД планшетное устройство, которое позволяет ему искать документы, просматривать их, выдавать поручения, контролировать исполнение, а также согласовывать и утверждать проекты документов с использованием электронной подписи. Внедрение СЭД «ДЕЛО» в АО «Водоканал» завершено, все подразделения, участвующие в документообороте, подключены к системе. В дальнейшем планируется увеличить количество групп документов, регистрируемых в СЭД, и запускать новые процессы.

В АО «Водоканал» отметили, что переход на СЭД «ДЕЛО» позволил существенно ускорить работу с документами, сократить время доставки документов и поручений до адресатов, уменьшить общий объем бумажного документооборота. Также отметили удобство работы и интуитивно понятный интерфейс.