ГК Интеко (Directum: Канцелярия)

Реализация бизнес-решения "Канцелярия" по проекту Внедрение DIRECTUM в ГК "ИНТЕКО", г. Москва

Период выполнения работ:

04.2013 - н.в.

Цели проекта:

• 1) Организация работы ГК ИНТЕКО в едином информационном пространстве. Работа всех юридических лиц ГК ИНТЕКО в единой базе данных.
• 2) Унификация процессов канцелярии в ГК ИНТЕКО.
• 3) Сокращение времени на создание и поиск документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым полям и тексту документов.
• 4) Упорядочивание работы с документами за счет использования типовых шаблонов, типовых маршрутов и введения в действие инструкций по работе с документами.
• 5) Оптимизация взаимодействия сотрудников за счет уменьшения личных обращений к секретарям, делопроизводителям и др. сотрудникам (для поиска нужных документов, для контроля работы с документом, для снятия дополнительных копий, для согласования документов).
• 6) Сокращение потерь документов за счет:
• a. хранения документов в едином электронном архиве;
• b. минимизации передачи бумажных документов;
• c. ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы.
• 7) Упрощение контроля над исполнением поручений за счет возможности формирования отчетов и поисков в системе, а также использования задач, в которых фиксируются действия по работе с документом.
• 8) Ускорение документооборота за счет:
• a. автоматического перемещения документов между сотрудниками;
• b. отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов;
• c. возможности параллельной рассылки документа;
• d. • возможности задания маршрута и контроля перемещений бумажного документа в системе без дополнительной регистрации и без передачи бумажных документов курьерами.
• 9) Сокращение бумажного документооборота за счет:
• a. перевода внутренних управляющих документов в электронный вид и использования электронной подписи;
• b. рассылки документов исполнителям в электронном виде вместо копирования документов с резолюциями и печати РКК;
• c. единого общедоступного хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками.
• 10) Повышение безопасности данных за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа.
• 11) Получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ.

Описание работ: В данном проекте компания КСЕОН выступила субподрядчиком, генподрядчиком выступала компания ДИРЕКТУМ. Компанией КСЕОН был разработан программный пакет автоматизирующий работу канцелярии. Автоматизированы следующие процессы:

• 1) Работа с входящими документами;
• 2) Работа с исходящими документами;
• 3) Работа с приказами и распоряжениями по ОД, ЛНА;
• 4) Работа со служебными записками;
• 5) Работа с внутренними протоколами совещаний;
• 6) Работа с кадровыми приказами;
• 7) Работа с доверенностями;
• 8) Работа с сопроводительными официальными документами;
• 9) Работа с поручениями.

Доработаны механизмы интеграции с Active Directory по синхронизации пользователей. Разработаны механизмы интеграции с 1C по синхронизации организационной структуры и контрагентов.Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.5 т

Достигнутые результаты: Разработка была выполнена в намеченные сроки, в данный момент идет ее опытная эксплуатация.