«ГЭХ Благоустройство» применяет электронный архив «Этлас»

2021: Внедрение электронного архива «Этлас»

Общество с ограниченной ответственностью «ГЭХ Благоустройство», выполняющее общестроительные и специальные строительные работы, в своей деятельности теперь применяет электронный архив «ЭТЛАС» версии 6.6 с поддержкой юридически значимой ЭЦП. Об этом 26 ноября 2021 года сообщил Этлас-Софт (Atlas Soft).

Целью работы компании «ГЭХ Благоустройство» является надёжное функционирование инфраструктуры жизнеобеспечения города Москвы. Такая сложная инженерно-строительная деятельность, как обследование зданий, подземных сооружений, ремонт и реконструкция административных и промышленных объектов сопровождается оформлением множества документов. Договоры, акты обследований, технические задания, проектно-конструкторская документация, сметы, счета — вот далеко не полный перечень создаваемых документов.

Работа на объектах инфраструктуры большого города не заканчивается вместе с их строительством. Эксплуатационники также регулярно обращаются к документации, описывающей технические особенности эксплуатируемых объектов. Для удобной и эффективной работы с документами компания «ГЭХ Благоустройство» внедрила в свою работу электронный архив «Этлас».

Функционал программного обеспечения электронного архива не только обеспечивает надёжное централизованное хранение всех документов компании и регулируемый доступ к ним, то позволяет также:

• сократить время на поиск нужного документа, благодаря использованию поиска по атрибутам и содержимому;
• защитить документы от потери;
• просматривать документы удалённо через интернет;
• предоставлять один и тот же документ неограниченному количеству пользователей;
• по мере необходимости распечатывать документы в любом количестве экземпляров.

При этом электронный архив высвобождает офисные площади, занятые ранее под склад бумажных оригиналов.

Специалисты «ГЭХ Благоустройство» сравнили несколько программных продуктов, представленных на рынке, и остановили свой выбор на электронном архиве «Этлас», в числе достоинств которого были отмечены:

• нетребовательность к аппаратной части: с программой можно работать с компьютеров, уже имеющихся у пользователя;
• простая установка, которую можно выполнить силами пользователя;
• возможность начать работу с системой сразу после установки или после минимальной настройки;
• интуитивно понятный интерфейс, позволяющий работать с программой пользователям с различным уровнем владению компьютером;
• возможность использовать электронный архив для автоматизации всего электронного документооборота компании.

Для реализации последнего пункта электронный архив «Этлас» дополняется модулем, обеспечивающим работу с юридически значимой электронной цифровой подписью по стандарту ГОСТ Р 34.10-2001. Подписанные ЭЦП документы используются в переписке с контрагентами, муниципальными и государственными органами.Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.5 т

Развёртывание архива заказчик выполнил своими силами, при этом специалисты «Этлас» оказывали техническую поддержку как при установке системы, так и при её последующей настройке. Необходимо отметить, что техническая поддержка осуществляется разработчиком в течение всего времени эксплуатации системы. В частности, эффективность электронного архива и актуальность его функционала поддерживается регулярными обновлениями.

Руководство «ГЭХ Благоустройство» рассчитывает уже в ближайшее время увидеть результаты внедрения электронного архива: ожидается, что сотрудники компании будут тратить меньше времени на рутинную работу с документами и смогут сконцентрироваться на решении производственных задач.