Пример автоматизации диспетчерского подразделения и финансово-экономических служб города

Казанский офис «1С-Рарус» и МУП «Городское благоустройство» завершили в сентябре 2015 года проект по внедрению «1С:Управление автотранспортом». Использование системы позволило повысить качество и объем выполняемых работ по благоустройству Казани без увеличения штата сотрудников. Улучшились мониторинг текущей работы и контроль загрузки персонала, сократились очереди и временные задержки перед выездом автотранспорта на задания. Автопарк увеличен с 90 до 100 транспортных единиц, а объем оказываемых работ вырос на 20%. Оптимизация работы позволила МУП «Городское благоустройство» продемонстрировать уровень качества оказания услуг при проведении в Казани Чемпионата мира по водным видам спорта.

Муниципальное унитарное предприятие города Казани «Городское благоустройство» основано в начале 2011 года. Предприятие выполняет важную миссию по поддержанию городской инфраструктуры в надлежащем состоянии. Ежедневно на уборку Казани выезжают десятки автотранспортных средств, которые вывозят бытовой, строительный мусор. МУП «Городское благоустройство» оказывает услуги по ремонту дорог, очистке придорожных территорий, благоустройству лесопарковых зон, занимается сносом зданий и сооружений, производством земляных работ, озеленением парков и улиц города Казани, удалением сточных вод и отходов, очисткой строительных участков, подготовкой территории спортивных сооружений к проведению соревновательных мероприятий.

Готовясь к проведению в Казани Чемпионата мира по водным видам спорта (FINA), руководство МУП «Городское благоустройство» приняло решение об автоматизации диспетчерского подразделения и финансово-экономических служб. Руководство предприятия планировало повысить скорость и качество работы, уменьшить нагрузку на персонал, сделать работу служб более прозрачной, подготовить подразделения к оказанию большего объема работ.

Марина Михайловна Усенкова, главный бухгалтер МУП «Городское благоустройство»: «В связи с новыми масштабными проектами по обслуживанию городской инфраструктуры и подготовки к проведению чемпионата по водным видам спорта МУП «Городское благоустройство» требовалось расширить автопарк для выполнения возросшего объема работ, что привело бы к увеличению нагрузки на штат диспетчеров и финансово-экономические службы. Мы выбрали программный продукт «1С:Управление автотранспортом» для автоматизации рутинных задач работников. В сотрудничестве с казанским офисом компании «1С-Рарус» мы смогли оперативно решить текущие вопросы автоматизации, организовать работу 10 сотрудников в новой системе».

Сотрудничество с «1С-Рарус» позволило автоматизировать трудоемкий процесс работы диспетчеров. Ведется оперативный и прозрачный учет по всему автомобильному парку. Автоматически – за несколько секунд – в системе отслеживается срок годности узлов и агрегатов ТС, огнетушителей, страховых полисов, диагностических карт. А ранее на выявление просроченных документов тратилось до 10% рабочего времени диспетчерского подразделения.

В электронный вид переведены путевые листы, что привело к сокращению объема работы с бумагами, уменьшению риска потери информации и документов. В настоящий момент система позволяет в 5 раз быстрее сформировать и распечатать путевые листы при минимальном участии диспетчера. При формировании нового путевого листа из предыдущей путевки автоматически переносятся остатки топлива в баках и показания спидометра автомобилей. На основе данных путевых листов программа позволяет сформировать для руководства различные аналитические отчеты:

• отчет по выработке транспортных средств;
• отчет по пробегу;
• отчет по наработке оборудования;

Отчеты позволили установить в организации равномерное расходование ресурсов транспортных средств и оборудования, устранив повышенную выработку по некоторым из них. Руководство предприятия смогло прозрачно контролировать расход ГСМ. Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2 т

Автоматизировано формирование табеля учета рабочего времени всех водителей предприятия, теперь расчета оплаты труда и составление статистической отчетности ведутся в разы быстрее.

Сотрудники предприятия получили удобную и современную систему, которая позволила оптимизировать нагрузку на персонал и распределить рабочие ресурсы для расширения автопарка с 90 до 100 единиц. В результате автоматизации уменьшились временные задержки перед выездом автотранспорта к своему участку. Основные результаты внедрения:

• Улучшение мониторинга текущей работы сотрудников.
• Повышение контроля загрузки водителей.
• Сокращение очередей на получение техники.
• Увеличение объема оказываемых услуг на 20%.

Марина Михайловна Усенкова резюмирует: «Контроль за деятельностью диспетчеров и водителей стал более прозрачным, уменьшился объем бумажной работы. В планах - поэтапная автоматизация остальных подразделений предприятия. Запланирован постепенный перевод всей документации в «1С:Управление автотранспортом». В рамках развития системы планируется автоматическая выгрузка табеля в программу «1С:Зарплата и управление персоналом», которая также используется нашим предприятием. Приоритетной задачей является автоматизация учета затрат и доходов по основным видам деятельности предприятия. Мы уверены, что реализация данного проекта в конечном итоге позволит добиться роста основных показателей».