Согласование договоров в федеральном казенном предприятии "Завод имени Я.М.Свердлова"

Действующая на предприятии процедура согласования договоров стала со временем негативно сказываться на качестве и оперативности работы. Для согласования одного договора, например, требовалось от нескольких часов до нескольких дней. При этом добавление дополнительного должностного лица в таблицу необходимых виз существенно удлиняло процедуру согласования, поскольку ее участники визировали договор последовательно в порядке очереди. Отсутствие архивных электронных копий зачастую могло привести к утере договора, а значит, к необходимости инициирования повторного согласования.

В целях оптимизации системы документооборота на предприятии было принято решение о внедрении системы "1С:Документооборот 8 КОРП". Приоритетной задачей проекта являлась автоматизация учета и согласования договоров. В пилотном проекте внедрения СЭД участвовали четыре подразделения, на которые приходится практически 50% договоров "Завода имени Я.М. Свердлова".

В решении "1С:Документооборот 8 КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договоров и сопутствующих им документов, включая этапы создания проекта договора, внутреннего и внешнего согласования, а также исполнения.

Менеджер создает в системе электронный экземпляр договора на основании типового шаблона. Если договор получен от контрагента, то он сканируется юридическим управлением и вводится в систему.

На следующем этапе договорной отдел инициирует процесс согласования договора в СЭД, при этом у всех участников процедуры одновременно появляется задание с прикрепленным электронным договором. Каждый из участников в процессе согласования может ввести свои комментарии. По завершении согласования всеми участниками сотрудник договорного отдела печатает договор, заполненный "Лист согласования", готовит сопроводительное письмо и передает весь комплект документов на подпись к директору.

Договор, подписанный директором, поступает в договорной отдел, сотрудники которого ставят на нем печать, регистрируют в СЭД и отправляют контрагенту. Менеджер при этом получает задание проконтролировать возврат договора от контрагента. При возврате договора от контрагента договорной отдел производит его сканирование и вводит в СЭД.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Таким образом, при внедрении СЭД была исключена вероятность потери рабочих документов. Возможность отследить стадию, на которой находится договор, и проконтролировать срок его согласования позволила повысить качество работы.

Результаты проекта

В результате внедрения СЭД в четырех подразделениях завода автоматизирована процедура согласования договоров. Создана база для получения единой библиотеки договоров предприятия, регламентированы процедуры их визирования и утверждения, разграничены права пользователей при работе с ними. Количество пользователей системы насчитывает 50 человек.

Следующий этап проекта предусматривает автоматизацию работы с документами в остальных подразделениях предприятия, включение в СЭД приказов и служебных записок, ведение технической документации завода.