Заказчики: ИНТАЛЕВ Москва; Информационные технологии Подрядчики: WebSoft (ВебСофт Девелопмент) Продукт: Websoft HCM (ранее WebTutor)Дата проекта: 2006/12 — 2008/09
|
Технология: Корпоративные порталы
Технология: Системы дистанционного обучения
|
1. Описание компании
1.1. Отрасли в которых работает компания
Консалтинг (в т.ч. автоматизация управления и бизнес-обучение). Группа компаний «ИНТАЛЕВ» – международная консалтинговая компания, специализирующаяся на внедрении современных систем управления. Компания является одним из лидеров российского рынка консалтинга и автоматизации в области стратегического, процессного, финансового управления.
1.2. Территориальная распределенность
Офисы «Инталев» расположены во всех Федеральных округах России, а также на Украине и в Казахстане. В партнерскую сеть входят компании из России, стран СНГ, Азии, Восточной Европы, Южной Африки.TrafficSoft ADC: балансировщик нагрузки с высокой скоростью работы и минимальными аппаратными требованиями
1.3. Численность персонала
Около 250 сотрудников, работающих в центральном офисе. Пользователями системы являются более 1000 Компаний и десятки тысяч специалистов.
1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы
- Внутренние консультанты Компании
- Консультанты партнерской сети
- Внешние пользователи ПО Инталев (находящиеся в удаленных регионах и новые пользователи, которые только начинают знакомиться с программными продуктами)
2. Решаемые проблемы/поставленные задачи
2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система
Основная задача – удовлетворение образовательных потребностей пользователей программных продуктов ИНТАЛЕВ независимо от их пространственного и временного расположения по отношению к «месту дислокации» консультантов.
А также:
- популяризация программных продуктов ИНТАЛЕВ (передача пользователям знаний о функциональных возможностях программных продуктов, консультация по использованию ПО)
- формирование необходимых профессиональных навыков у консультантов и партнеров для настройки и использования ПО ГК ИНТАЛЕВ.
2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы (оценка, обучение, подбор персонала, учет расходов на обучение и т.п.)
- Обучение удаленных пользователей программного обеспечения навыкам работы в используемом программном продукте
- Контроль результатов обучения
- Информирование пользователей о новых решениях и методиках ведения управленческого учета компании
- Накопление и сохранение знаний (создание библиотеки примеров, видео-роликов, презентаций, статей и т.п.)
- Получение обратной связи от пользователей путем проведения опросов и голосований
- Проведение on-line семинаров и видеоконференций
2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования
- Доступность портала во всех компаниях партнерах
- Интуитивно-понятный интерфейс администрирования портала ДО
- Простота работы на портале
- Автоматизация рутинной работы, связанной с проведением тестирования, опросов, подготовкой отчетов и т.д.
2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)
Формирование проекта началось с определения целей, аудитории и задач, к решению которых должно привести открытие учебного портала. На основании этого было составлено техническое задание на проект. Учитывая большой объем информации, пришли к выводу, что без специальных инструментов не обойтись.
Начался поиск программного обеспечения, для создания системы ДО и корпоративного учебного портала по выделенным ранее критериям и характеристикам, а также поиск программного обеспечения для разработки курсов ДО. В результате были выбраны программные продукты компании WebSoft: WebTutor (СДО) и CourseLab (редактор курсов), которые кроме реализации основных задач, обеспечивали возможность быстрой разработки курсов благодаря наличию готовых шаблонов и библиотеки готовых объектов, а также возможность настройки корпоративного дизайна портала.
3. Параметры проекта
3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта
Написание ТЗ - декабрь 2006 Утверждение ТЗ и покупка софта для разработки курсов (CourseLab) - февраль-апрель 2007 Разработка курсов - с апреля 2007 Покупка ПО для организации учебного портала WebTutor - конец 2007 Оформление портала согласно корпоративным стандартам, наполнение его контентом, загрузка базы пользователей, настройка безопасности - с января 2008 Запуск и тестовая эксплуатация портала – с апреля 2008 Ввод системы в коммерческую эксплуатацию – с 1 сентября 2008
3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие
- Руководитель группы поддержки пользователей – администратор системы
- Внутренние консультанты (5 человек) – подготовка методических материалов курсов и тестов
- Разработчики электронных курсов – 3 человека
- IT специалист – частичная занятость при установке системы
3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта
- Превращение учебных материалов в контент электронных курсов. Были трудности при создании первых электронных курсов, т.к. не было раньше такого опыта по организации учебных материалов в формате слайдов дистанционных курсов.
- Контроль обучения пользователей. Обнаружилось, что при отсутствии контроля за ходом обучения пользователи нередко не проходили учебные курсы до конца. Оказалось, что их надо опекать, контролировать, напоминать им о незавершенных курсах – в этом случае они успешно завершают свое обучение.
3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным
Финансовые затраты соответствовали. А временные превысили ранее запланированные, по причине затянувшейся разработки курсов (ждали выхода нового программного продукта и не имело смысла писать курсы по старому продукту).
3.5. Какие ограничения ИТ-инфраструктуры сказались на проекте
Первые разработанные курсы слишком долго загружались, т.к. в них было очень много материалов + картинки + звук. Когда в последствии стали делить курсы на более мелкие части, эта проблема исчезла.
4. Развитие проекта
4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)
- Использование Учебного портала для проведения вэб-конференций и вебинаров с использованием технологии Виртуального класса
- Дальнейшая интенсивная разработка курсов и тестов
- Расширение базы знаний, пополнение ее новыми примерами, статьями и т.п.
- Сопровождение и дополнение очного обучения дистанционным
- Автоматический сбор отзывов о проводимых учебных мероприятиях, в т.ч.электронных курсах
- Организация обмена опытом между партнерами, проведение on-line конференций благодаря использованию механизма форумов и чатов
4.2. Наполнение контентом - как решается проблема
Разрабатываются электронные курсы по направлениям:
- По программным продуктам
- По методикам формализации бизнес-процессов
Все курсы разрабатываются собственными силами специалистов компании.
Разработка курсов происходит следующим образом:
- Написание сценария к курсу: теоретическая и практическая часть
- Реализация курса
- Проверка реализации
- Корректировка реализации
- Подготовка к публикации на портал
- Публикация
4.3. Команда для поддержки и развития системы
Всего в проекте задействовано около 12 человек
- Администратор портала – предоставляет доступ к учебному порталу, отправляет уведомления, публикует новости, поддерживает работоспособность системы
- Разработчики электронных курсов – 3 человека
- Специалист по созданию видеороликов с конкретными примерами
- Внутренние консультанты (эксперты) – подготовка методических материалов курсов и тестов
- Системный аналитик – частичная занятость при решении технических проблем
5. Результаты проекта
5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)
- Учебный портал введен в коммерческую эксплуатацию и открыт для внешних пользователей, в рамках сервиса тех.поддержки пользователей
- На портале уже опубликован 31 курс по программным продуктам компании
- Регулярно проводятся опросы и голосования, с целью получения обратной связи от пользователей
- За первые полгода работы портала пройдено 520 человеко-курсов (170 человеко-тестов)
- Повышается доступность программных продуктов компании, т.к. облегчается процесс освоения пользователями этих программ (благодаря электронным курсам, библиотеке видеороликов и базе знаний)
5.2. Экономическая эффективность
- Продвижение методики, расширение рынка - теперь любой человек имеющий выход в Интернет может проходить обучение по программным продуктам компании со своего компьютера не зависимо от его местонахождения
- Снизилась стоимость обучения пользователей (раньше приходилось куратору лично заниматься обучением новых пользователей)
- Контроль процесса обучения
- Информирование о проводимых очных платных мероприятиях получение дополнительного дохода
5.3. Наиболее значимые результаты - что-то наиболее запоминающееся
Популяризация продуктов компании Доступность учебного портала внешним пользователям в рамках тех.поддержки, т.к. опыт показывал, что пользователи программного обеспечения, которые раньше (до открытия портала) обучались работе с программой самостоятельно, часто не подозревали обо всех ее функциях и использовали их далеко не полностью
5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы
Очень положительная, никаких сложностей с использованием системы ни у сотрудников, ни у партнеров, ни у внешних пользователей не возникало, недовольных не было.
5.5. Обратная связь от руководителей (компании и подразделений) по итогам внедрения системы