"К-раута" внедряет СЭД

Компания Avis Expert завершила проект внедрения системы электронного документооборота в К-рауте, российском подразделении компании Rautakesko финского концерна Kesko. В результате работа с документами стала упорядоченной и более прозрачной, повышена защита информации от несанкционированного доступа.

Заказчик

Концерн Kesko основан в 1940 году, является ведущим торговым оператором стран Скандинавии. Деятельность Kesko включает торговлю продуктами питания, товарами для ремонта и строительства, автомобилями, а также торговлю в формате универмагов. К-раута – российское подразделение Rautakesko – одного из наиболее динамично развивающихся подразделений международного концерна Kesko. В настоящее время в России работает 13 гипермаркетов К-раута формата DIY.

Предпосылки проекта

Компании с расширенной торговой сетью необходимо поддерживать внутренние бизнес-процессы. Длительное согласование документов в бумажном виде, отсутствие централизованного хранения электронных копий утвержденных договоров, доверенностей, длительный поиск документов – эти причины стали основой для принятия решения об автоматизации документооборота.

«Ведение торговой деятельности связано с обработкой большого объема договорной документации, поэтому главная задача, которую мы хотели решить с помощью СЭД – упорядочить работу с договорами, – комментирует финансовый директор Анна Афонина.

Ход проекта

В марте 2013 года компания Avis Expert начала работы по внедрению ECM-системы в К-рауте.

На первом этапе внедрения специалисты Avis Expert автоматизировали работу с организационно-распорядительной документацией и служебными записками. Согласование, исполнение и контроль приказов, распоряжений, служебных записок – все эти процессы сейчас осуществляются в системе электронного документооборота DIRECTUM. Большинство документов проходит согласование по заранее настроенным стандартным маршрутам, что позволяет исключить потерю информации. Также система позволяет облегчить работу по ознакомлению сотрудников с принятыми решениями.Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.5 т

Благодаря использованию функционала бизнес-решения «Управление договорами» договорные документы своевременно согласуются и подписываются. Для автоматизации процесса управления договорами были реализованы три совершенно разных подпроцесса:

• договоры с поставщиками товара;
• общехозяйственные договоры и договоры с оптовыми покупателями;
• согласование заявок на выдачу товарного кредита для оптовых покупателей.

Кроме того, оценка и согласование поставщиков также ведется в системе, что упрощает доступ к тендерной и учредительной документации и делает процесс выбора поставщика более прозрачным.

Помимо этого, руководству К-раута было важно автоматизировать процесс управления доверенностями. В результате, все исходящие доверенности готовятся и согласовываются непосредственно в системе, и автоматически заносятся в реестр, контролируются сроки действия выданной доверенности.

Наряду с автоматизацией ключевых процессов были реализованы задачи по интеграции СЭД DIRECTUM и 1С: Зарплата и Управление персоналом 8.2, SAP R3, веб-сервисами Центробанка.

Отзывы

Анна Афонина, финансовый директор К-раута: «В результате проекта работа с документами стала упорядоченной и простой, в любое время можно понять на каком этапе находится документ, где он задержался, например, а также увидеть комментарии или замечания коллег, что упрощает и ускоряет принятие решений. Хочется также отметить появившиеся возможности для быстрого вариативного поиска и совместной работы над документами, и, конечно, создание электронного архива договоров. Кроме того, повышена внутренняя безопасность работы с документами за счет разграничения прав доступа. И хотя пока еще нельзя с уверенностью сказать, что длительность согласования документов существенно сокращена, компания ожидает достичь этого в ближайшее время. Профессионализм сотрудников Avis Expert помог достичь нам поставленных целей. Однако необходимо отметить, что после внедрения СЭД DIRECTUM в результате эксплуатации часть процессов все же пришлось доработать, так как понять, как именно процесс будет выглядеть в системе, изначально было достаточно сложно. Сейчас в системе работает порядка 400 сотрудников, ежедневно создается около 100 документов. В дальнейшем мы планируем расширять возможности использования СЭД».