Копейка (GESTORI Pro)

Особенности автоматизации мультиформатной сети "КОПЕЙКА"

В сети "Копейка" представлены три формата:

"экономичный супермаркет": 700-1.000 кв.м, ассортимент 2500 товаров, 7-9 POS в каждом магазине;

"экономичный гипермаркет": 2000-3500 кв.м, ассортимент 10.000 товаров, 18-25 POS в каждом магазине;

"магазин у дома": 300-400 кв.м, ассортимент 1000 товаров, 2-3 POS в каждом магазине.

В настоящий момент управление товародвижением осуществляется интегрированным программным комплексом, включающим в себя корпоративную информационную систему SAP R/3 и специальную версию информационной системы GESTORI Pro от компании FIT.Метавселенная ВДНХ 3.2 т

Оба взаимодействующих программных комплекса имеют централизованную архитектуру, что обеспечивает наиболее эффективную для распределенной сети систему управления.

Необходимо также отметить, что система GESTORI Pro выступает и в качестве централизованного кассового сервера, управляя всеми функциями торгового зала: обеспечением различных дисконтных программ, формированием актов переоценки, управлением специализированным оборудованием, сбором и обработкой данных, включая базу чеков с более чем 850 POS-терминалов.

Интеграция SAP R/3 и GESTORI проходила в два этапа.

1. Интеграция с финансовой составляющей SAP R/3.

2. Углубленная интеграция SAP R/3 и GESTORI на товарном уровне.

На первом этапе система GESTORI автоматизировала управление товародвижением в сфере внутренней логистики компании. На втором этапе система GESTORI исполняет роль ИС по управлению розничными продажами.

ПЕРВЫЙ ЭТАП ИНТЕГРАЦИИ

Зарубежный опыт показывает, что внедрение в торговых компаниях системы ERP чаще всего ограничено сферами финансов и бухгалтрии. В таких компаниях как Wal-Mart и METRO ERP-системы взаимодействуют со специализированными Retail-пакетами, которые решают задачи управления логистикой торговых залов. Тем не менее, опыт компании "Копейка" показал, что для форматов магазинов, которые они избрали, а это экономичные супермаркеты, возможна более глубокая интеграция.

На первом этапе интеграции SAP R/3 и GESTORI были решены стандартные задачи – те же, что и при интеграции с простыми бухгалтерскими пакетами, такими как 1С, БЭСТ и т.п.

О специфике создания информационной системы применительно к сети универсамов "Копейка"

рассказывает г-н Новиков В.Э., к. т. н., технический директор компании FIT.

Проект, начатый в 1998 г. одним из клиентов FIT, компанией "Фелма", которая приняла решение об организации дискаунтной сети универсамов "Копейка" (г. Москва), выделяется качественной новизной. Перед компанией FIT была поставлена многогранная задача – обеспечить:

* единое информационное пространство для принятия решений в реальном масштабе времени;

* возможность проведения консолидированной закупочной политики торгового предприятия (ТП) в любой момент времени на основе актуальной информации;

* максимальная автоматизация в решении задач пополнения запасов магазинов;

* возможность централизованного управления ценообразованием;

* "жесткое" управление ассортиментом;

* актуальный мониторинг функционирования ТП на любом рабочем месте, включая возможность эффективного удаленного доступа;

* обеспечение оптимальных предпосылок для концентрированного размещения управленческой инфраструктуры ТП;

* максимально возможное сокращение количества управленческого персонала в магазинах;

* оперативная консолидированная аналитика работы ТП.

Для обеспечения заданных условий функционирования, было принято решение об установке информационной системы GESTORI в конфигурации с единой, центральной БД. Для обеспечения удаленного доступа к БД были построены выделенные каналы связи, соединяющие центральный офис с распределительным центром и всеми магазинами.

О результатах внедрения

рассказывает г-н Дмитриев С.Ю., к. т. н., директор Департамента информационных технологий сети универсамов "Копейка".

Первый универсам "Копейка" был открыт 7 мая 1998 года. Опираясь на собственный опыт и опыт других российских предприятий по управлению сетевыми структурами, руководство Компании изначально ориентировалось на жесткое централизованное управление сетью универсамов. Данное обстоятельство предопределило и выбор централизованной схемы построения информационной системы с единой базой данных.

Главные итоги внедрения централизованной информационной системы находятся в сфере основного бизнеса:

* интенсификация всех внутренних логистических процессов: например, длительность цикла "заказ-поставка" от начала формирования заказа в универсаме до поставки его с распределительного центра не превышает 12 часов при номенклатуре около 1000 наименований;

* упрощение ценообразования: цена назначается один раз на один товар, причем эту операцию делают в центральном офисе до 20 часов, и на следующее утро в 9 часов ценники уже стоят в универсамах;

* полное исключение двойного ввода и двойного контроля информации;

* наличие исчерпывающей информации о взаимоотношениях с поставщиком: заказах, поставках, ценах, возвратах и т. д. вне зависимости от точки поставки в сети универсамов;

* возможность производить по централизованной схеме и прямые поставки в универсамы отдельных видов товаров (в данном случае длительность цикла "заказ-поставка" не превышает 18 часов);

* экономия высококвалифицированных кадров занятых в маркетинге, логистике и бухгалтерии за счет высокой автоматизации основных процессов и разделения персонала на аналитиков и операционистов в соотношении 1 к 4 (общая экономия высококвалифицированных кадров составляет в настоящее время до 25 человек, и данная тенденция усиливается с ростом числа универсамов).

Эксплуатационные расходы снижаются для централизованной информационной системы главным образов за счет:

* резкого снижения затрат на содержание персонала IT-служб, администрирование и сопровождение осуществляется из центрального офиса с редкими выездами на место. Так отношение численности IT-персонала к числу универсамов составляет 0,75, тогда как в традиционном случае этот показатель составляет более 2-х, и эта тенденция усиливается с ростом числа универсамов;

* существенного повышения надежности всей системы за счет использования высокотехнологичных программных продуктов (используемый комплекс GESTORI производства компании FIT построен на базе СУБД Progress), высокопроизводительных Alpha-серверов производства фирмы Compaq, современного телекоммуникационного оборудования фирмы Motorola, а также высококачественных каналов передачи данных фирмы "Голден Лайн". Централизация позволяет консолидировать расходы и, однократно приобретая технические решения высокого класса, экономить;

* использования современных "пограничных" технологий, таких как, например, "голос поверх IP". Данная технология с использованием аппаратуры фирмы Motorola без существенных дополнительных издержек позволяет на централизованной сети передачи данных организовать корпоративную телефонную сеть, стоимость эксплуатации которой близка к нулю в противовес поминутной тарификации, принятой в МГТС. Телефон МГТС используется только для переговоров с территориальными органами власти и со специальными службами города. Экономия от применение такой технологии позволяет покрыть от 40 до 70% затрат на аренду канала передачи данных до универсама.

Кроме перечисленных прямых выгод имеются также преимущества, которые трудно оценить в денежном выражении. Например, возможность содержания одного-двух IT-специалистов высокого класса на каждом из основных направлений работы.

Опираясь на опыт последних двух лет, можно сказать, что все преимущества централизованного построения управления сетью универсамов одновременно становятся заметными, начиная с 5-го…6-го универсама. И чтобы их получить, необходимо принять сложное управленческое решение – изначально строить систему управления сетью по централизованной схеме.

IT-персонал "Копейки" отвечает за бесперебойное функционирование всего спектра IT-оборудования, начиная с кассового оборудования, весов, сканеров, ЛВС и заканчивая офисной техникой (принтеры, ксероксы и т.п.), а также всего спектра программных решений.

ВТОРОЙ ЭТАП ИНТЕГРАЦИИ

На втором этапе интеграции SAP R/3 и GESTORI были найдены эффективные способы решения ряда сложных задач:

1. Синхронизация справочников, необходимых для управления розничными продажами, таких как товарные, структурных подразделений и т.д.

2. Организация импорта документов установления розничных цен на товары.

3. Усиление аудита розничных продаж с более чем 460 POS-терминалов перед экспортом в систему SAP R/3. 4. Организация экспорта розничных продаж в систему SAP R/3.

5. Реализация регламентного псевдо-on-line режима доставки продаж с касс в систему GESTORI.

Использование системы GESTORI в торговой компании "Копейка" на протяжении более чем 12 лет позволило менеджерам ритейлера отладить бизнес-модель, что существенно сократило объем работ по внедрению системы SAP R/3.

В результате реализации проекта глубокой интеграции систем GESTORI и SAP R/3 получено решение, сочетающее мощные функциональные возможности одной из самых эффективных ERP-систем и специализированные функции наиболее популярной в автоматизации российского сетевого ритейла системы GESTORI.