Заказчики: Красцветмет (Красноярский завод цветных металлов имени В.Н. Гулидова) Красноярск; Металлургическая промышленность Подрядчики: Синтеллект (Syntellect), ECMGroup.Pro (ЕСМ Групп Про) Продукт: Syntellect TessaВторой продукт: Syntellect Tessa Мобильное согласование Третий продукт: Syntellect Tessa Инфографика в отчетах (диаграммы) Дата проекта: 2017/08 — 2021/12
Количество лицензий: 1000
|
Технология: Офисные приложения
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
|
Содержание |
2021: Обучение специалистов заказчика в рамках проекта развития в компании системы TESSA
Обучение специалистов заказчика в рамках проекта развития в компании системы TESSA. Приобретение дополнительных лицензий СЭД TESSA и пакета обновлений. Оказание технической поддержки.
2019: Автоматизация внутреннего документооборота
С января по декабрь 2019 года компания ЕСМ Групп Про проводила автоматизацию внутреннего и внешнего документооборота, занималась созданием единого архива юридически значимых документов.
2018
Сроки проекта: с декабря 2017 года по декабрь 2018 года.
Предпосылки к внедрению системы электронного архива документов
- Отсутствует единое информационное хранилище документов
- Пакетная загрузка первичных документов в виде скан-образов и хранение по категориям в информационных системах предприятия не предусмотрена
- Низкая защита оригиналов документов от повреждения либо потери на различных стадиях жизненного цикла
- Процесс формирования пакета документов для предоставления в налоговые органы выполняется вручную и занимает длительное время
- В некоторых из информационных систем (ИС) Компании нет технической возможности для подписания документов электронной подписью
Цели проекта
- Перевод бумажного документооборота в электронный вид
- Подписание электронной подписью (ЭП) любых документов
- Создание единого электронного архива документов
- Оптимизация процесса оформления первичных и иных документов
- Автоматизация процесса обмена с контрагентами любыми документами
- Снижение издержек на хранение и перемещение документов, оргтехнику, расходные материалы
- Улучшение сервисов работы с клиентами
- Сокращение сроков и трудоемкости процесса подготовки документов по требованию проверяющих органов
Функциональный объем проекта
- 174 вида документов
- 23 500 документов в месяц требуют подписания
- Шесть информационных систем
- 200 подписантов документов
- 108 клиентов на ЭДО
- Один оператор электронного документооборота (ЭДО)
Схема интеграции
Подписание документов ЭП в Компании
Виды подписания документов
- Одна подпись (автор документа)
- Две подписи (сдал/принял)
- Комиссионное (3 и более подписи)
Виды используемых подписей:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
- Простая электронная подпись (ПЭП)
Форматы подписываемых документов: pdf, docx, xlsx, txt, xml
Особенности решения
- Массовая отправка разных видов документов из ИС в электронный архив
- Отслеживание актуальных статусов документов в ИС
- Открытие карточек документов в архиве из ИС
- Отправка отчетов (акты сверки, регистры бухгалтерского учета и другие)
- Визуализация ЭП в формате pdf для всех подписанных документов
- Поиск документов в архиве по различным критериям: виду, дате, номеру, контрагенту, договору, автору и др
Результаты работы за 9 месяцев
- 225 видов документов в электроном архиве
- 154 896 документов
- 465 300 печатных листов
- >700 сотрудников подписывают документы ЭП
- Экономия на расходных материалах
- В 3 раза сократилось время по подготовке документов для ответа на требования проверяющих органов
- Ускорение процесса подписания документов
- 340 клиентов Компании подключены к ЭДО
- Сокращение расходов на пересылку документов
Проблемы и сложности проекта
Получение ЭП
Сложности при получении ЭП во внешнем удостоверяющем центре (УЦ):
- Сроки (2-3 недели)
- Вовлеченность бизнес сотрудников
- Количество подаваемых документов (5 штук)
Полученный эффект от получения статуса партнера УЦ:
- Сокращение времени выдачи с 2-3 недель до 1-2 дней
- Исключение бизнес-сотрудников из процесса выдачи ЭП
- Уменьшение количества подаваемых документов
- Сокращение затрат на одну ЭП на 20%
Ограничения роуминга между операторами ЭДОГеннадий Попов, PathVision.ai: Как искусственный интеллект помогает медицине и бизнесу
Электронный архив юридически значимых документов в компании Красцветмет 17
- Ограничения при отправке документов подписанных более 1-ой подписью
- Аннулирование документов невозможно
- Длительные сроки по настройке роуминга (от 8 до 30 дней)
- Xml-форматы документов нерегламентированные ФНС могут отображаться некорректно
- Между некоторыми операторами ЭДО нет возможности настроить роуминг
Перспективы развития проекта
Формирование пакетов документов в электронном архиве
Пакет документов — совокупность документов, связанных на основании определенного набора атрибутов, который задается для каждого типа пакета отдельно
Преимущества работы с пакетами:
- Удобство проверки документов относящихся к отдельной хозяйственной операции
- Контроль полноты документов в архиве относящихся к одной сделке/операции в зависимости от типа пакета
- Увеличение производительности труда бухгалтера
По материалам презентации "Электронный архив юридически значимых документов в компании Красцветмет" Евгений Шуляковский 19.09.2018.